Follow-up-uri în prospectarea prin email: câte, în ce ritm și ce să scrieți

Când lansați prima campanie, urmăriți cu nerăbdare răspunsurile la primul email. Sunt puține. Trageți concluzia că mesajul nu funcționează sau că ținta nu este cea potrivită. În multe cazuri, pur și simplu este prea devreme: o bună parte dintre răspunsuri apare abia la al doilea, al treilea sau al patrulea contact.

Nu este vorba că prospectul se răzgândește între două emailuri. Era într-o ședință, în concediu, în mijlocul unui dosar urgent. Primul dumneavoastră mesaj a ajuns sub teanc. Follow-up-ul îl readuce în față, într-un moment în care poate are două minute.

Câte follow-up-uri să trimiteți?

Trei-patru emailuri în total, inclusiv primul, reprezintă un echilibru bun. Sub acest număr, lăsați răspunsuri pe masă. Peste, randamentul scade repede și iritarea crește: un al cincilea sau al șaselea email fără răspuns ajunge mai des în spam decât să genereze o întâlnire, iar fiecare clasificare drept spam afectează reputația domeniului dumneavoastră.

Mai bine o secvență scurtă și bine scrisă, pe o listă bine aleasă, decât o secvență interminabilă care forțează ușa.

Ce intervale între emailuri?

Lăsați loc de respiro. Un follow-up a doua zi după primul email pare insistent. Iată un ritm care funcționează pentru majoritatea țintelor B2B:

• emailul 1: ziua 0;
• follow-up 1: trei-patru zile mai târziu;
• follow-up 2: cinci-șapte zile după cel anterior;
• follow-up 3, dacă îl faceți: una-două săptămâni mai târziu.

Întreaga secvență se întinde pe două până la patru săptămâni. Trimiteți în timpul programului de lucru al prospectului, evitând weekendul: un email primit sâmbătă seara se va pierde printre cele de luni dimineață.

Răspundeți în același fir de discuție

Un follow-up eficient se trimite ca răspuns la primul email, cu un subiect „Re:” și mesajul anterior citat dedesubt. Prospectul vede dintr-o privire toată conversația, fără să-și mai amintească cine sunteți. Este și mai natural: exact ce ar face cineva care trimite un follow-up manual.

SmartOutbound trimite follow-up-urile în acest mod, de pe aceeași adresă ca primul email, și oprește automat secvența imediat ce prospectul răspunde, indiferent de răspuns.

Fiecare follow-up trebuie să aducă ceva

Este regula care face toată diferența. „Îmi permit să revin în legătură cu mesajul meu anterior” nu este un follow-up. Este un memento, care nu îi oferă prospectului niciun motiv nou să răspundă.

Fiecare email din secvență ar trebui să poată fi citit de unul singur și să aducă un unghi diferit. De exemplu:

• follow-up 1, completarea: o informație concretă care lipsea din primul email, un exemplu de client, o cifră precisă;
• follow-up 2, alt unghi: o a doua problemă pe care o rezolvați sau aceeași problemă văzută de un alt interlocutor;
• follow-up 3, ieșirea elegantă: propuneți să nu mai scrieți, lăsând ușa deschisă.

Exemple

Un prim follow-up care completează:

Claire, un detaliu pe care nu l-am precizat: numerele sunt verificate lunar și plătiți doar contactele pe care le exportați. Pentru o agenție la început de drum, asta face adesea diferența față de un abonament anual. Ar merita o discuție de cincisprezece minute?

Un al doilea follow-up care schimbă unghiul:

Claire, mă gândesc și la consultanții dumneavoastră: când un client cere trei profiluri pentru săptămâna următoare, timpul petrecut găsind persoanele potrivite de sunat se răsfrânge direct asupra termenelor. Este adesea punctul care le face să se miște pe agențiile cu care lucrăm. Dacă nu dumneavoastră vă ocupați de acest subiect, cu cine ar trebui să discut?

Un ultim follow-up care încheie elegant:

Claire, nu vă mai încarc inboxul. Dacă subiectul revine pe tapet la deschiderea biroului din Lyon, răspundeți pur și simplu la acest mesaj și vă contactez. Un sfârșit de săptămână bun.

Acest ultim mesaj primește adesea răspunsuri surprinzător de sincere: „mulțumesc, nu deocamdată, reveniți în martie”. Este o informație prețioasă.

Ce faceți în funcție de răspuns?

Un follow-up nu pleacă niciodată către cineva care a răspuns. Dar nu toate răspunsurile se tratează la fel:

• prospectul este interesat: răspundeți repede, ideal în aceeași oră, și propuneți două intervale precise;
• nu este persoana potrivită: mulțumiți-i și întrebați la cine ar trebui să apelați. Dacă răspunsul menționează un coleg, acel contact poate intra în campanie cu o introducere de tipul „Cutare mi-a recomandat să vă scriu”;
• este absent: amânați restul secvenței după întoarcerea sa, în loc să trimiteți follow-up-uri în gol;
• spune nu: respectați-l, fără follow-up. O reactivare blândă, după câteva săptămâni, se poate justifica dacă situația s-ar fi putut schimba, niciodată dacă a cerut să nu mai fie contactat;
• cere să nu mai primească emailuri: opriți imediat, pentru toate campaniile dumneavoastră.

Detaliem toate aceste cazuri în articolul nostru despre gestionarea răspunsurilor.

Greșelile clasice

• să-i induceți vinovăție prospectului: „Nu am primit niciun răspuns de la dumneavoastră...”;
• să forțați artificial urgența: „Ofertă valabilă până vineri” pentru un serviciu care nu are niciun motiv să expire;
• să schimbați subiectul la fiecare follow-up, ceea ce rupe firul și dă impresia unui nou trimitere în masă;
• să trimiteți follow-up-ul de pe altă adresă decât primul email;
• să nu vă opriți niciodată.

Măsurarea efectului follow-up-urilor

Uitați-vă, pentru fiecare etapă a secvenței, câte răspunsuri generează. Dacă al treilea follow-up nu mai produce nimic pozitiv pe câteva sute de trimiteri, eliminați-l. Dacă primul follow-up aduce mai multe răspunsuri decât primul email, de multe ori unghiul lui ar merita să treacă în frunte. Articolul nostru despre indicatorii campaniei explică cum să citiți aceste cifre fără să vă înșelați.

Pentru a vă scrie secvențele mai repede, SmartOutbound propune o redactare completă (primul email, follow-up-urile și răspunsurile automate la refuzuri și la „interlocutorul greșit”) pornind de la obiectivul dumneavoastră, pe care îl ajustați apoi. Testați-l timp de o lună, gratuit.