De ce emailurile dumneavoastră de prospecție ajung în spam (și cum să remediați)

Emailurile dumneavoastră pleacă, nu se întorc cu eroare și totuși nimeni nu răspunde. Apoi un prospect pe care îl cunoașteți vă spune că a găsit mesajul dumneavoastră în folderul de spam. Este una dintre cele mai frustrante probleme ale prospecției prin email, pentru că este invizibilă: niciun instrument nu vă anunță că un email a ajuns în spam la destinatar.

Vestea bună este că cauzele sunt aproape întotdeauna aceleași și pot fi verificate într-o ordine logică.

Cum vă dați seama dacă sunteți în spam

Deoarece destinatarul nu vă spune acest lucru, trebuie să îl măsurați altfel:

• rata de livrare în inbox măsurată de warmup: dacă boîtele dumneavoastră fac parte dintr-o rețea de warmup, știți exact ce proporție din mesajele lor ajunge în inbox la ceilalți. Este cel mai fiabil indicator;
• un test pe propriile adrese: trimiteți emailul de campanie către o adresă Gmail și una Outlook personale și vedeți unde ajunge;
• un test de conținut pe un serviciu precum mail-tester, care oferă un punctaj și enumeră problemele tehnice;
• o scădere bruscă a ratei de răspuns la o campanie care funcționa.

O scădere bruscă este rareori cauzată de mesajul în sine. Semnalează aproape întotdeauna o problemă de reputație sau de configurare.

Cauza 1: autentificarea

Este primul lucru de verificat, pentru că este cel mai simplu de corectat. Un SPF lipsă sau duplicat, o cheie DKIM publicată greșit, un DMARC lipsă sunt suficiente pentru ca Gmail, Yahoo și Outlook să vă filtreze mesajele, mai ales că acestea cer acum toate trei. Verificați și alinierea: domeniul care semnează mesajul trebuie să fie cel al adresei de expediere.

Totul este explicat în ghidul nostru despre SPF, DKIM și DMARC. În SmartOutbound, aceste înregistrări sunt verificate zilnic pentru toate domeniile dumneavoastră.

Cauza 2: un domeniu sau o căsuță poștală prea noi

Un domeniu cumpărat acum zece zile, o căsuță poștală care trimite 50 de emailuri din prima săptămână: filtrele văd exact acest profil la spameri. Soluția este cunoscută, dar cere răbdare: un warmup de două până la patru săptămâni și o creștere treptată a volumului.

Cauza 3: volumul și ritmul

Chiar și o căsuță poștală veche și bine configurată ajunge în cele din urmă filtrată dacă trimite prea mult, prea repede. Semnalele care atrag atenția:

• un volum zilnic care se dublează dintr-odată;
• trimiteri în rafală, la câteva secunde;
• trimiteri noaptea sau în weekend, în contradicție cu activitatea normală a expeditorului;
• o căsuță poștală care nu primește niciodată răspunsuri, dar trimite mult.

Rămâneți în jurul valorii de 25-30 de emailuri de prospecție pe zi și pe căsuță poștală, spațiați-le cu câteva minute și cu o oarecare neregularitate, și distribuiți volumul între mai multe căsuțe, în loc să forțați una singură.

Cauza 4: adresele invalide

Fiecare email trimis către o adresă inexistentă se întoarce cu eroare. Peste câteva procente de bounces, furnizorii consideră că nu vă cunoașteți destinatarii, ceea ce este tipic pentru o trimitere nesolicitată în masă.

Verificați listele înainte de trimitere (sintaxă, domeniu existent, server de recepție), eliminați adresele de unică folosință și nu reutilizați un fișier vechi fără verificare. Adresele invalide trebuie eliminate definitiv după primul bounce. SmartOutbound face aceste verificări la import și chiar înainte de fiecare prim email și pune automat o campanie pe pauză dacă rata ei de bounces depășește 5 %.

Cauza 5: plângerile

Când un destinatar face clic pe „Raportează ca spam”, este cel mai grav semnal posibil. Gmail le cere expeditorilor să rămână sub 0,3 % plângeri și recomandă să vizați mai puțin de 0,1 %. În prospecție, unde destinatarii nu v-au cerut nimic, aceste praguri sunt atinse repede dacă țintirea este slabă.

Pentru a limita plângerile:

• nu scrieți decât persoanelor pentru care mesajul dumneavoastră are sens;
• oferiți un link clar de dezabonare în fiecare email și aplicați dezabonarea imediat. Un prospect care nu găsește cum să se dezaboneze face clic pe „spam”;
• adăugați antetul de dezabonare cu un singur clic, care face să apară un buton „Dezabonare” în Gmail și în alte servicii de mesagerie;
• opriți secvența la primul semn de iritare.

Cauza 6: conținutul

Conținutul contează mai puțin decât s-ar crede, dar contează. Elementele care cântăresc cel mai mult:

• mai multe linkuri, mai ales scurtate sau către domenii diferite;
• imagini și cu atât mai mult un email integral din imagini;
• atașamente;
• o formatare HTML încărcată, care seamănă cu un newsletter;
• cuvinte scrise cu majuscule, semne de exclamare repetate, promisiuni cifrate exagerate.

Un email de prospecție ar trebui să semene cu un email scris de mână de o persoană: text simplu, scurt, fără link în primul mesaj. Pentru structură, vedeți ghidul nostru despre primul email.

Cauza 7: reputația extensiei și a domeniului

Unele extensii de domeniu (.shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd, printre altele) sunt atât de folosite de spameri încât filtrele le privesc cu neîncredere în mod implicit. Dacă boîtele dumneavoastră pe aceste domenii ajung vizibil mai rar în inbox decât celelalte, nu este o impresie. Articolul nostru despre domeniile dedicate explică cum să alegeți.

Planul de remediere, în ordine

Dacă credeți că sunteți în spam, procedați astfel:

1. puneți pe pauză campaniile căsuțelor afectate, dar păstrați warmupul activ;
2. verificați autentificarea SPF, DKIM și DMARC pentru fiecare domeniu;
3. uitați-vă la rata de bounces a trimiterilor recente și curățați listele;
4. comparați căsuțele între ele: dacă este afectată doar una, problema este la ea sau la domeniul ei; dacă sunt afectate toate, problema este conținutul sau lista;
5. simplificați mesajul: eliminați linkurile, imaginile și formatarea;
6. reluați treptat, cu 5 sau 10 emailuri pe zi, și creșteți doar când rata de livrare în inbox a revenit peste 90 %.

Numărați una până la trei săptămâni pentru a reveni la o reputație corectă. Dacă forțați între timp, nu faceți decât să agravați situația.

Mai bine să previi decât să vindeci

Majoritatea acestor cauze se evită cu setări simple, aplicate de la început și menținute în timp: autentificare verificată, warmup permanent, volum plafonat, liste verificate, dezabonare imediată. Aceasta este baza pe care SmartOutbound o aplică implicit tuturor căsuțelor dumneavoastră. Începeți gratuit și urmăriți sănătatea căsuțelor dumneavoastră încă din prima săptămână.