Miksi myyntisähköpostisi päätyvät roskapostiin (ja miten se korjataan)

Sähköpostisi lähtevät, eivät palaudu virheilmoituksina, eikä kukaan silti vastaa. Sitten eräs tuntemasi liidi kertoo löytäneensä viestisi roskapostikansiosta. Se on yksi sähköpostiprospentoinnin turhauttavimmista ongelmista, koska se on näkymätön: mikään työkalu ei kerro, että viesti on mennyt vastaanottajan roskapostiin.

Hyvä uutinen on, että syyt ovat lähes aina samoja ja ne voi tarkistaa loogisessa järjestyksessä.

Miten selvittää, päätyvätkö viestisi roskapostiin

Koska vastaanottaja ei kerro siitä, asiaa pitää mitata muilla keinoilla:

• warmupin mittaama saapuneiden viestien osuus: jos postilaatikkosi ovat mukana warmup-verkostossa, tiedät tarkalleen, kuinka suuri osa niiden viesteistä päätyy muiden saapuneisiin. Tämä on luotettavin indikaattori;
• testi omiin osoitteisiin: lähetä kampanjasähköposti henkilökohtaiseen Gmail- ja Outlook-osoitteeseen ja katso, mihin se päätyy;
• sisältötesti palvelussa kuten mail-tester, joka antaa pisteytyksen ja listaa tekniset ongelmat;
• vastausten määrän jyrkkä lasku kampanjassa, joka aiemmin toimi.

Äkillinen lasku johtuu harvoin itse viestistä. Se kertoo lähes aina maineeseen tai asetuksiin liittyvästä ongelmasta.

Syy 1: autentikointi

Se on ensimmäinen tarkistettava asia, koska se on helpoin korjata. Puuttuva tai kahteen kertaan määritetty SPF, väärin julkaistu DKIM-avain tai puuttuva DMARC riittää siihen, että Gmail, Yahoo ja Outlook suodattavat viestisi, sillä ne vaativat nykyään kaikki kolme. Tarkista myös alignointi: viestin allekirjoittavan verkkotunnuksen on oltava sama kuin lähettävän osoitteen verkkotunnus.

Kaikki on selitetty oppaassamme SPF:stä, DKIM:stä ja DMARC:sta. SmartOutboundissa nämä tietueet tarkistetaan joka päivä kaikille verkkotunnuksillesi.

Syy 2: liian uusi verkkotunnus tai postilaatikko

Kymmenen päivää sitten ostettu verkkotunnus, postilaatikko joka lähettää 50 sähköpostia heti ensimmäisellä viikollaan: suodattimet näkevät täsmälleen tämän profiilin roskapostittajilla. Ratkaisu on tunnettu, mutta se vaatii kärsivällisyyttä: kahdesta neljään viikon warmup ja lähetysmäärän asteittainen kasvattaminen.

Syy 3: lähetysmäärä ja tahti

Vanhakin ja hyvin määritetty postilaatikko päätyy lopulta suodatetuksi, jos se lähettää liikaa liian nopeasti. Hälytysmerkit:

• päivittäinen lähetysmäärä kaksinkertaistuu yhtäkkiä;
• rynnäkkölähetykset muutaman sekunnin välein;
• yö- tai viikonloppulähetykset, jotka ovat ristiriidassa lähettäjän normaalin toiminnan kanssa;
• postilaatikko, joka ei koskaan saa vastauksia mutta lähettää paljon.

Pysyttele noin 25–30 myyntisähköpostissa päivässä ja postilaatikkoa kohden, jätä viestien väliin useita minuutteja hieman epäsäännöllisesti ja jaa lähetysmäärä usealle postilaatikolle sen sijaan, että kuormittaisit yhtä.

Syy 4: virheelliset osoitteet

Jokainen sähköposti, joka lähetetään olematomaan osoitteeseen, palautuu virheenä. Kun bouncet ylittävät muutaman prosentin, palveluntarjoajat päättelevät, ettet tunne vastaanottajiasi, mikä on tyypillistä pyytämättömälle massalähetykselle.

Tarkista listasi ennen lähetystä (syntaksi, olemassa oleva verkkotunnus, vastaanottava palvelin), karsi kertakäyttöosoitteet äläkä käytä vanhaa tiedostoa uudelleen ilman tarkistusta. Virheelliset osoitteet on poistettava pysyvästi ensimmäisen bouncen jälkeen. SmartOutbound tekee nämä tarkistukset tuonnin yhteydessä ja juuri ennen jokaista ensimmäistä sähköpostia, ja keskeyttää kampanjan automaattisesti, jos sen bounceprosentti ylittää 5 %.

Syy 5: valitukset

Kun vastaanottaja klikkaa ”Ilmoita roskapostiksi”, se on vakavin mahdollinen signaali. Gmail pyytää lähettäjiä pitämään valitusten osuuden alle 0,3 %:n ja suosittelee tavoittelemaan alle 0,1 %:a. Prospentoinnissa, jossa vastaanottajat eivät ole pyytäneet sinulta mitään, nämä rajat saavutetaan nopeasti, jos kohdentaminen on huonoa.

Valitusten vähentämiseksi:

• kirjoita vain henkilöille, joille viestilläsi on merkitystä;
• tarjoa selkeä peruutuslinkki jokaisessa sähköpostissa ja toteuta peruutus välittömästi. Liidi, joka ei löydä tapaa peruuttaa tilaustaan, klikkaa ”roskapostia”;
• lisää yhden klikkauksen peruutusotsake, joka tuo ”Peruuta tilaus” -painikkeen näkyviin Gmailissa ja muissa sähköpostipalveluissa;
• keskeytä sarja ensimmäisestä ärtymyksen merkistä.

Syy 6: sisältö

Sisältö merkitsee vähemmän kuin luullaan, mutta sillä on merkitystä. Eniten painavat tekijät:

• useat linkit, erityisesti lyhennetyt tai eri verkkotunnuksiin johtavat;
• kuvat ja vielä enemmän kokonaan kuvaksi tehty sähköposti;
• liitetiedostot;
• raskas HTML-muotoilu, joka muistuttaa uutiskirjettä;
• isot kirjaimet, toistuvat huutomerkit, liioitellut lukemiin perustuvat lupaukset.

Myyntisähköpostin pitäisi näyttää siltä kuin ihminen olisi kirjoittanut sen käsin: yksinkertainen, lyhyt teksti ilman linkkiä ensimmäisessä viestissä. Rakenteesta kerrotaan ensimmäisen sähköpostin oppaassamme.

Syy 7: päätteen ja verkkotunnuksen maine

Jotkin verkkotunnuspäätteet (.shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd muun muassa) ovat niin roskapostittajien suosiossa, että suodattimet suhtautuvat niihin lähtökohtaisesti epäluuloisesti. Jos näillä verkkotunnuksilla olevat postilaatikkosi päätyvät selvästi harvemmin saapuneisiin kuin muut, se ei ole pelkkä vaikutelma. Artikkelimme omistetuista verkkotunnuksista kertoo, miten valinta tehdään.

Korjaussuunnitelma järjestyksessä

Jos epäilet päätyväsi roskapostiin, toimi näin:

1. keskeytä kyseisten postilaatikoiden kampanjat mutta pidä warmup käynnissä;
2. tarkista autentikointi: jokaisen verkkotunnuksen SPF, DKIM ja DMARC;
3. tarkastele bounceprosenttia viimeisimmissä lähetyksissä ja puhdista listat;
4. vertaa postilaatikoita keskenään: jos vain yksi on ongelmissa, vika on siinä tai sen verkkotunnuksessa; jos kaikki ovat, vika on sisällössä tai listassa;
5. yksinkertaista viesti: poista linkit, kuvat ja muotoilu;
6. aloita varovasti uudelleen 5–10 sähköpostilla päivässä ja lisää lähetystä vasta, kun saapuneisiin päätyvien viestien osuus on jälleen yli 90 %.

Varaa yhdestä kolmeen viikkoa kunnollisen maineen palauttamiseen. Pakkottaminen tänä aikana vain pahentaa tilannetta.

Ennaltaehkäisy on parempi kuin korjaaminen

Suurin osa näistä syistä vältetään yksinkertaisilla asetuksilla, jotka otetaan käyttöön heti alussa ja joista pidetään kiinni pitkällä aikavälillä: tarkistettu autentikointi, pysyvä warmup, rajattu lähetysmäärä, valvotut listat, välitön peruutus. Tämän perustan SmartOutbound ottaa oletuksena käyttöön kaikissa postilaatikoissasi. Aloita ilmaiseksi ja seuraa postilaatikoidesi kuntoa heti ensimmäisellä viikolla.