Nachfass-E-Mails in der E-Mail-Akquise: wie viele, in welchem Rhythmus und was schreiben

Wenn Sie Ihre erste Kampagne starten, blicken Sie fieberhaft auf die Antworten auf die erste E-Mail. Sie sind selten. Daraus schließen Sie, dass die Nachricht nicht funktioniert oder die Zielgruppe nicht die richtige ist. In vielen Fällen ist es einfach zu früh: Ein guter Teil der Antworten kommt erst beim zweiten, dritten oder vierten Kontakt.

Nicht, dass der Interessent zwischen zwei E-Mails seine Meinung ändert. Er war in einer Besprechung, im Urlaub oder mitten in einem dringenden Vorgang. Ihre erste Nachricht ist im Stapel untergegangen. Die Nachfass-E-Mail holt sie wieder nach oben, in einem Moment, in dem er vielleicht zwei Minuten Zeit hat.

Wie viele Nachfass-E-Mails senden?

Drei bis vier E-Mails insgesamt, die erste eingeschlossen, ergeben ein gutes Gleichgewicht. Darunter lassen Sie Antworten liegen. Darüber hinaus sinkt der Ertrag schnell und der Unmut wächst: Eine fünfte oder sechste E-Mail ohne Antwort landet häufiger im Spam als dass sie einen Termin bringt, und jede Spam-Einstufung schadet dem Ruf Ihres Postfachs.

Besser eine kurze, gut geschriebene Sequenz an eine gut ausgewählte Liste als eine endlose Sequenz, die den Kontakt erzwingen will.

Welche Abstände zwischen den E-Mails?

Lassen Sie etwas Luft. Eine Nachfass-E-Mail am Tag nach der ersten E-Mail wirkt aufdringlich. Dieser Rhythmus funktioniert für die meisten B2B-Zielgruppen:

• E-Mail 1: Tag 0;
• Nachfass-E-Mail 1: drei bis vier Tage später;
• Nachfass-E-Mail 2: fünf bis sieben Tage nach der vorherigen;
• Nachfass-E-Mail 3, falls Sie eine senden: ein bis zwei Wochen später.

Insgesamt erstreckt sich das über zwei bis vier Wochen. Senden Sie zu den Bürozeiten des Interessenten und vermeiden Sie das Wochenende: Eine am Samstagabend eingegangene E-Mail geht in den E-Mails vom Montagmorgen unter.

Im selben Thread antworten

Eine wirksame Nachfass-E-Mail senden Sie als Antwort auf die erste E-Mail, mit dem Betreff „AW:“ und der vorherigen Nachricht darunter. Der Interessent sieht den gesamten Austausch auf einen Blick, ohne sich daran erinnern zu müssen, wer Sie sind. Das ist auch natürlicher: Es ist genau das, was jemand tun würde, der manuell nachfasst.

SmartOutbound versendet Nachfass-E-Mails auf diese Weise, aus demselben Postfach wie die erste E-Mail, und stoppt die Sequenz automatisch, sobald der Interessent antwortet, unabhängig davon, wie seine Antwort ausfällt.

Jede Nachfass-E-Mail muss etwas bringen

Das ist die Regel, die den Unterschied macht. „Ich erlaube mir, mich bezüglich meiner vorherigen Nachricht noch einmal bei Ihnen zu melden“ ist keine Nachfass-E-Mail. Das ist eine Erinnerung, die dem Interessenten keinen neuen Grund zur Antwort gibt.

Jede E-Mail der Sequenz sollte für sich allein lesbar sein und einen anderen Blickwinkel bieten. Zum Beispiel:

• Nachfass-E-Mail 1, die Ergänzung: eine konkrete Information, die in der ersten E-Mail fehlte, ein Kundenbeispiel, eine präzise Zahl;
• Nachfass-E-Mail 2, der andere Blickwinkel: ein zweites Problem, das Sie lösen, oder dasselbe Problem aus Sicht eines anderen Ansprechpartners;
• Nachfass-E-Mail 3, der elegante Ausstieg: Sie bieten an, nicht mehr zu schreiben, und lassen die Tür offen.

Beispiele

Eine erste Nachfass-E-Mail, die ergänzt:

Claire, ein Detail, das ich nicht erwähnt hatte: Die Nummern werden jeden Monat geprüft, und Sie zahlen nur für die Kontakte, die Sie exportieren. Für eine Agentur, die gerade startet, ist das oft der Unterschied zu einem Jahresabonnement. Wäre das ein Gespräch von fünfzehn Minuten wert?

Eine zweite Nachfass-E-Mail mit einem anderen Blickwinkel:

Claire, ich denke auch an Ihre Berater: Wenn ein Kunde drei Profile für die folgende Woche anfragt, wirkt sich die Zeit, die Sie für die Suche nach den richtigen Personen zum Anrufen aufwenden, direkt auf die Fristen aus. Das ist oft der Punkt, der die Agenturen, mit denen wir arbeiten, ins Handeln bringt. Wenn Sie dieses Thema nicht betreuen, mit wem sollte ich dann darüber sprechen?

Eine letzte Nachfass-E-Mail mit einem sauberen Ausstieg:

Claire, ich werde Ihr Postfach nicht länger belasten. Wenn das Thema zur Eröffnung in Lyon wieder auf den Tisch kommt, antworten Sie einfach auf diese Nachricht, und ich melde mich bei Ihnen. Schönen Wochenausklang.

Diese letzte Nachricht führt oft zu überraschend ehrlichen Antworten: „Danke, im Moment nicht, melden Sie sich im März wieder.“ Das ist eine wertvolle Information.

Was je nach Antwort zu tun ist

Eine Nachfass-E-Mail geht nie an jemanden, der bereits geantwortet hat. Aber nicht alle Antworten werden gleich behandelt:

• der Interessent ist interessiert: Antworten Sie schnell, idealerweise innerhalb einer Stunde, und schlagen Sie zwei konkrete Termine vor;
• er ist nicht der richtige Ansprechpartner: Bedanken Sie sich und fragen Sie, an wen Sie sich wenden dürfen. Wenn seine Antwort einen Kollegen erwähnt, kann dieser Kontakt in Ihre Kampagne aufgenommen werden, mit einem Einstieg wie „XY hat mir empfohlen, Ihnen zu schreiben“;
• er ist abwesend: Verschieben Sie den weiteren Verlauf der Sequenz nach seiner Rückkehr, statt ins Leere nachzufassen;
• er sagt Nein: Respektieren Sie das, ohne nachzufassen. Eine sanfte Reaktivierung mehrere Wochen später kann gerechtfertigt sein, wenn sich die Situation geändert haben könnte, niemals wenn er darum gebeten hat, nicht mehr kontaktiert zu werden;
• er möchte keine E-Mails mehr erhalten: Hören Sie sofort auf, und zwar für alle Ihre Kampagnen.

Alle diese Fälle erläutern wir ausführlich in unserem Artikel zum Umgang mit Antworten.

Typische Fehler

• dem Interessenten ein schlechtes Gewissen machen: „Ich habe von Ihnen keine Rückmeldung erhalten …“;
• künstlich Dringlichkeit erzeugen: „Angebot gültig bis Freitag“ für eine Dienstleistung, die keinen Grund hat, abzulaufen;
• bei jeder Nachfass-E-Mail den Betreff ändern, was den Thread zerreißt und den Eindruck eines neuen Massenversands erweckt;
• aus einem anderen Postfach als dem der ersten E-Mail nachfassen;
• nie aufhören.

Die Wirkung von Nachfass-E-Mails messen

Schauen Sie sich für jede Stufe der Sequenz an, wie viele Antworten sie bringt. Wenn die dritte Nachfass-E-Mail bei mehreren Hundert Sendungen nichts Positives mehr bewirkt, streichen Sie sie. Wenn die erste Nachfass-E-Mail besser ankommt als die erste E-Mail, lohnt es sich oft, ihren Blickwinkel nach vorne zu holen. Unser Artikel zu den Kampagnenkennzahlen erklärt, wie Sie diese Zahlen richtig lesen.

Damit Sie Ihre Sequenzen schneller schreiben, bietet SmartOutbound einen kompletten Entwurf (erste E-Mail, Nachfass-E-Mails und automatische Antworten auf Absagen und „falsche Ansprechpartner“) auf Basis Ihres Ziels, den Sie anschließend anpassen. Testen Sie es einen Monat lang, kostenlos.