Antworten auf eine Akquise-Kampagne richtig bearbeiten: Interesse, Absagen, Abwesenheiten und falsche Ansprechpartner

Über die Frage, wie man eine Akquise-E-Mail schreibt, wird viel gesprochen, weitaus weniger darüber, was man tut, wenn jemand antwortet. Genau dort werden Termine gewonnen oder verloren. Bei einer positiven Antwort, die erst zwei Tage später bearbeitet wird, ist das Interesse oft schon abgekühlt. Eine ignorierte automatische Abwesenheitsantwort verbirgt manchmal den Namen der richtigen Ansprechperson. Und eine schlecht umgesetzte Abmeldung kann den Ruf teuer zu stehen kommen.

So gehen Sie mit jedem Antworttyp um.

Alles an einem Ort bündeln

Bei mehreren Versandpostfächern treffen die Antworten überall verstreut ein. Der erste Schritt besteht darin, sie in einer einzigen Ansicht zu bündeln, nach Typ sortiert, mit dem Verlauf des Austauschs. Genau das leistet der einheitliche Posteingang von SmartOutbound: alle Antworten aus all Ihren Postfächern, automatisch sortiert, mit der Möglichkeit, direkt aus dem richtigen Postfach zu antworten, ohne das Tool zu wechseln.

Die automatische Sortierung spart viel Zeit, aber prüfen Sie sie regelmäßig: Eine ironische oder mehrdeutige Antwort kann leicht falsch verstanden werden.

„Ja, das interessiert mich"

Das ist die Antwort, auf die Sie gewartet haben. Behandeln Sie sie mit absoluter Priorität, wenn möglich innerhalb einer Stunde. Das Interesse eines Prospects ist fragil: Er hat Ihnen zwischen zwei Meetings geantwortet, und das Thema wird schnell wieder hinter seinen dringenden Aufgaben zurückstehen.

Antworten Sie kurz und machen Sie den nächsten Schritt einfach:

Danke, Claire. Ich schlage Ihnen einen kurzen Austausch von 15 Minuten vor, am Donnerstag um 10 Uhr oder am Freitag um 14 Uhr. Wenn Ihnen keiner der beiden Termine passt, sagen Sie mir einfach, was Ihnen lieber ist, und ich richte mich danach.

Zwei konkrete Zeitfenster anzubieten funktioniert besser als ein wortlos verschickter Kalenderlink oder ein „Wann passt es Ihnen?", bei dem der Prospect für Sie mitdenken muss.

„Ich bin nicht zuständig, wenden Sie sich an ..."

Eine wertvolle Antwort, die oft unterschätzt wird. Der Prospect nennt Ihnen den Namen der richtigen Person, manchmal auch deren Adresse. Bedanken Sie sich und schreiben Sie dann an diesen neuen Kontakt, wobei Sie die Empfehlung erwähnen:

Hallo Marc, Claire Dubois hat mir empfohlen, Ihnen wegen der Einstellung Ihrer Vertriebsmitarbeiter zu schreiben.

Eine interne Empfehlung, selbst eine knappe, verändert die Art, wie die Nachricht ankommt, vollständig. SmartOutbound erkennt diese Namen und Adressen automatisch in den Antworten und fügt sie mit diesem Einstieg zur Kampagne hinzu, bis Sie sie freigeben.

Wenn der Prospect „Ich bin nicht zuständig" sagt, ohne einen Namen zu nennen, bringt eine höfliche Rückfrage, wer sich um das Thema kümmert, oft die gewünschte Information.

Automatische Abwesenheitsantworten

Sie sind zahlreich, vor allem während der Schulferien. Zwei Dinge sind zu tun:

• die Sequenz verschieben auf einen Zeitpunkt nach dem angegebenen Rückkehrdatum, statt jemandem nachzuhaken, der es ohnehin nicht lesen wird;
• die Nachricht lesen: Sie enthält oft den Namen und die Adresse eines Kollegen, den man im Notfall kontaktieren kann. Dieser Kollege ist manchmal ein besserer Ansprechpartner als die ursprünglich ins Auge gefasste Person.

Seien Sie vorsichtig bei Antworten wie „Diese Adresse ist nicht mehr aktiv, wenden Sie sich künftig an ...". Sie deuten auf einen Austritt aus dem Unternehmen hin: Entfernen Sie die alte Adresse aus Ihren Listen und schreiben Sie, falls ein neuer Kontakt angegeben ist, an diesen.

„Nein, danke" und „nicht jetzt"

Eine klare Absage ist zu respektieren. Bedanken Sie sich kurz, ohne zu argumentieren, und beenden Sie die Sequenz:

Danke für Ihre offene Antwort, Claire. Ich werde Ihnen zu diesem Thema nicht mehr schreiben. Alles Gute.

Das „nicht jetzt" ist etwas anderes: Es lässt eine Tür offen. Notieren Sie sich den genannten Zeitraum („melden Sie sich im März bei mir") und planen Sie für diesen Zeitpunkt eine Nachricht ein. Eine leichte Reaktivierung mehrere Wochen später mit einem neuen Ansatz ist bei jemandem, der „nicht jetzt" gesagt hat, durchaus vertretbar. Bei jemandem, der „nein" gesagt oder „schreiben Sie mir nicht mehr" verlangt hat, ist sie es nicht.

Abmeldeanfragen

„Nehmen Sie mich von Ihrer Liste", „Stopp", „Ich möchte Ihre E-Mails nicht mehr erhalten": Die Anfrage muss sofort umgesetzt werden, und zwar für alle Ihre Kampagnen, nicht nur für die aktuelle. Fügen Sie die Adresse einer Sperrliste hinzu, die vor jedem Import und jedem Versand abgefragt wird.

Eine Bestätigung ist nicht nötig, es sei denn, die Person stellt eine Frage. Und diskutieren Sie niemals: Eine Nachricht wie „Schade, wir hatten ein Angebot, das Sie hätte interessieren können" macht aus einer einfachen Abmeldung eine Beschwerde.

Verärgerte Antworten

Sie kommen vor, selbst bei gutem Targeting. Jemand wirft Ihnen vor, ihm zu schreiben, manchmal in scharfem Ton. Bleiben Sie ruhig: Entschuldigen Sie sich knapp, bestätigen Sie, dass Sie nicht mehr schreiben werden, und setzen Sie die Abmeldung um. Fragen Sie sich anschließend, ob diese Antwort auf ein größeres Problem in Ihrem Targeting oder Ihrer Nachricht hinweist. Mehrere verärgerte Antworten in einer Kampagne sind ein Signal, das man ernst nehmen sollte.

Fragen

„Was kostet das?", „Mit wem arbeiten Sie in unserer Branche?", „Ist das mit unserer Software kompatibel?": Eine Frage ist eine Form von Interesse. Antworten Sie präzise, ohne den Prospect zu überfordern, und enden Sie mit einem Vorschlag für ein Gespräch. Wenn die Antwort lang wird, ist das ein Zeichen dafür, dass ein Telefonat sinnvoller wäre als eine E-Mail.

Einzuhaltende Fristen

• positive Antwort: innerhalb einer Stunde, spätestens am selben Tag;
• Frage: noch am selben Tag;
• „falscher Ansprechpartner": den empfohlenen Kontakt innerhalb von 24 bis 48 Stunden anschreiben, solange die Empfehlung noch frisch ist;
• Abmeldung: sofort;
• Absage: Sequenz sofort beenden, Antwort optional.

Die Qualität der Antworten messen

Die Gesamtantwortrate vermischt alles: Abmeldungen, Abwesenheiten, Absagen und Interesse. Achten Sie vor allem auf den Anteil positiver Antworten und die Zahl der vereinbarten Termine. Eine Kampagne mit 3 % Antworten, von denen die Hälfte positiv ist, ist besser als eine Kampagne mit 8 % Antworten, die überwiegend verärgert sind. Unser Artikel zu den Kennzahlen erklärt ausführlich, wie Sie diese Zahlen lesen.

Um die Sortierung, die Erkennung empfohlener Kollegen und das automatische Beenden der Sequenzen zu automatisieren, sobald ein Prospect antwortet, testen Sie SmartOutbound kostenlos. Sie behalten die Kontrolle über jede gesendete Antwort.