Akquise-E-Mails mit KI personalisieren, ohne unecht zu klingen

Es gibt zwei Arten, die Personalisierung einer Akquise-E-Mail zu verpassen. Die erste besteht darin, gar nicht zu personalisieren und denselben Text an 2.000 Personen zu schicken. Die zweite, neuere besteht darin, die Personalisierung einer KI ohne Rahmen zu überlassen und 2.000 generische Komplimente zu verschicken, die jeder auf den ersten Blick erkennt: „Ich war beeindruckt von Ihrem bemerkenswerten Werdegang und Ihrem Engagement für Innovation."

Richtig eingesetzt ermöglicht die KI jedoch, was kein Vertriebsteam zeitlich schafft: die Website jedes Prospects zu lesen und daraus einen treffenden Satz zu ziehen. So gehen wir dabei vor.

Was die KI sehr gut kann

Aktuelle Sprachmodelle sind bei einer bestimmten Aufgabe hervorragend: einen Text lesen und daraus das relevanteste Element in Bezug auf eine gegebene Frage extrahieren. Auf der Startseite, der Seite „Über uns" oder den News eines Unternehmens erkennen sie schnell:

• die Eröffnung einer Niederlassung, eine Produkteinführung, eine angekündigte Finanzierungsrunde;
• eine laufende Stellenausschreibung für eine Position, die zu Ihrem Angebot passt;
• eine besondere Positionierung („Spezialist für Familienunternehmen", „nur im Bauwesen");
• eine bestimmte Kundschaft oder ein bestimmtes geografisches Gebiet.

Sie können anhand dieser Elemente auch einschätzen, ob das Unternehmen zu Ihrer Zielgruppe passt. Genau das macht die Lead-Bewertung in SmartOutbound: Jeder Kontakt erhält eine Relevanznote, sodass sich diejenigen aussortieren lassen, die nichts in der Kampagne zu suchen haben, noch bevor man schreibt.

Was die KI schlecht kann

Ohne Vorgaben neigt eine KI dazu,

• zu schmeicheln: Sie gratuliert, bewundert, lobt, was spätestens beim zweiten Mal unecht klingt;
• zu verallgemeinern: „Ihr innovatives Unternehmen", „Ihr kundenorientierter Ansatz", Formulierungen, die auf jeden zutreffen;
• zu erfinden: Wenn die Website nichts Interessantes hergibt, füllt sie die Lücke mit einem plausiblen, aber falschen Detail. Das ist der gefährlichste Fehler;
• zu lang zu schreiben: drei Sätze, wo einer reicht;
• einen erkennbaren Stil anzunehmen: bestimmte Wendungen, eine zu gleichmäßige Interpunktion, eine beständige Begeisterung verraten sofort einen generierten Text.

Die ganze Kunst besteht darin, ihr diese Gewohnheiten abzugewöhnen.

Den Aufhänger rahmen: ein einziger Satz, ein einziger Fakt

Die Vorgabe, die wir der KI geben, lässt sich in wenigen Regeln zusammenfassen:

1. ein einziger Satz mit 15 bis 25 Wörtern;
2. er stützt sich auf einen präzisen und überprüfbaren Fakt, der auf der Website des Prospects gefunden wurde;
3. dieser Fakt hat einen Bezug zum Angebot und zum Problem, das wir lösen;
4. kein Kompliment, kein lobendes Adjektiv;
5. wird nichts Relevantes gefunden, darf sie nichts erfinden: besser ein allgemeinerer Aufhänger zur Branche oder gar kein Aufhänger.

Vergleichen Sie:

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem tollen Wachstum und Ihrem bemerkenswerten Engagement für Ihre Kunden.

Ich habe gesehen, dass Sie im März eine Niederlassung in Bordeaux eröffnen und dort bereits drei Beraterstellen ausgeschrieben sind.

Der erste könnte jedes Unternehmen betreffen. Der zweite betrifft nur dieses und bereitet auf natürliche Weise den Rest der E-Mail vor.

Wo soll die KI suchen?

Die Website des Unternehmens ist die zuverlässigste und am leichtesten nutzbare Quelle: Sie ist öffentlich, sie wird vom Unternehmen selbst verfasst, und sie ist selten irreführend in Bezug auf seine Tätigkeit. Die nützlichsten Seiten sind die Startseite, „Über uns", die Stellenangebote und die News.

Persönliche Informationen über den Empfänger (sein Werdegang, seine Veröffentlichungen, sein Privatleben) sind mit deutlich mehr Vorsicht zu behandeln. Ein Aufhänger zum Unternehmen wird als seriöse Arbeit wahrgenommen. Ein Aufhänger zur Person kann schnell als übergriffig empfunden werden.

In großem Umfang Korrektur lesen

Die KI schreibt schnell. Sie irrt sich manchmal. Das einzige Gegenmittel ist die Korrektur, zumindest zu Beginn einer Kampagne. In SmartOutbound zeigt der Copilot-Modus jede erste E-Mail vor dem Versand mit ihrem Aufhänger an, und Sie können den Kontakt bestätigen, korrigieren oder aussortieren. In der Praxis hat man nach etwa fünfzig Bestätigungen ein sehr genaues Bild von der Qualität der Aufhänger in der Kampagne:

• ist fast alles stimmig, kann man in Blöcken bestätigen;
• sind mehrere Aufhänger ungeschickt, ist oft die Zielgruppe oder das Ziel schlecht beschrieben, und es ist besser, die Vorgabe zu korrigieren, als jede einzelne Nachricht zu prüfen.

Achten Sie besonders auf Namensfehler (eine KI kann den Namen eines Unternehmens, der in einem Logo oder einer Überschrift gelesen wurde, falsch schreiben), veraltete Informationen (ein Ereignis vom letzten Jahr, das als aktuell dargestellt wird) und Aufhänger, die einander zu ähnlich sind.

Die Merkmale, die eine maschinell geschriebene E-Mail verraten

Ihre Prospects erhalten immer mehr generierte E-Mails. Sie haben einen echten Riecher entwickelt. Vermeiden Sie:

• begeisterte Einstiege und Komplimente;
• Wörter, die kein Vertriebler mündlich benutzt: „unverzichtbar", „echter Hebel", „in ständiger Weiterentwicklung";
• systematische Aufzählungen in drei Punkten;
• lange Gedankenstriche, die in jedem Satz als Satzzeichen dienen;
• Fazits, die zusammenfassen, was gerade gesagt wurde;
• eine generische Signatur ohne Vornamen und echte Kontaktdaten.

Der beste Test bleibt, die E-Mail laut vorzulesen. Wenn Sie es einem Prospect am Telefon nicht so sagen würden, schreiben Sie es nicht.

Die KI im Dienst der gesamten Sequenz

Der Aufhänger ist nur ein Teil der Arbeit. Die KI kann auch eine erste Version der gesamten Sequenz auf Grundlage Ihrer Website und des Kampagnenziels vorschlagen, die Antworten sortieren (interessiert, nicht interessiert, abwesend, falscher Ansprechpartner, Abmeldung) und in einer automatischen Antwort den Namen eines Kollegen erkennen, den man kontaktieren sollte. Sie spart Ihnen Stunden, sofern Sie die endgültige Entscheidung behalten: Sie sind es, der Korrektur liest, bestätigt und versendet.

Für eine gute erste E-Mail zählt die Struktur mehr als das Tool: unser Leitfaden zur ersten E-Mail beschreibt sie im Detail. Um die Personalisierung an Ihren eigenen Prospects in Aktion zu sehen, erstellen Sie ein kostenloses Konto: Die Testphase umfasst 1.000 von der KI bearbeitete Prospects.