E-posta ile takip: kaç kez, hangi sıklıkta ve ne yazmalı

İlk kampanyanızı başlattığınızda, ilk e-postaya gelen yanıtlara heyecanla bakarsınız. Yanıtlar azdır. Bundan mesajın işe yaramadığı ya da hedef kitlenin yanlış olduğu sonucunu çıkarırsınız. Oysa çoğu durumda mesele sadece çok erkendir: yanıtların önemli bir kısmı ancak ikinci, üçüncü veya dördüncü iletişimde gelir.

Bu, potansiyel müşterinin iki e-posta arasında fikir değiştirmesinden kaynaklanmaz. Toplantıdaydı, izindeydi, acil bir dosyanın ortasındaydı. İlk mesajınız yığının altında kaldı. Takip e-postası onu yeniden yüzeye çıkarır, belki iki dakikası olduğu bir anda.

Kaç takip e-postası göndermeli?

İlki dahil toplam üç ila dört e-posta iyi bir denge sunar. Bunun altında kalırsanız masada yanıt bırakırsınız. Üstüne çıktığınızda ise verim hızla düşer ve rahatsızlık artar: yanıt alamadığınız beşinci ya da altıncı e-posta, toplantı getirmekten çok spam olarak işaretlenir ve her spam işaretlemesi gönderen kutunuzun itibarına zarar verir.

Uzun ve kapıyı zorlayan bir dizi yerine, iyi seçilmiş bir listede iyi yazılmış kısa bir dizi her zaman daha iyidir.

E-postalar arasında ne kadar süre olmalı?

Nefes alacak alan bırakın. İlk e-postanın hemen ertesi günü gelen bir takip ısrarcı görünür. Çoğu B2B hedef için işleyen bir ritim şöyle:

• 1. e-posta: 0. gün;
• 1. takip: üç ila dört gün sonra;
• 2. takip: bir öncekinden beş ila yedi gün sonra;
• 3. takip, yapacaksanız: bir ila iki hafta sonra.

Toplamda iki ila dört haftaya yayılır. Potansiyel müşterinin çalışma saatlerinde gönderin, hafta sonundan kaçının: cumartesi akşamı gelen bir e-posta, pazartesi sabahı gelenlerin altında kaybolur.

Aynı zincirde yanıtlayın

Etkili bir takip, ilk e-postaya yanıt olarak, « Re: » konu başlığıyla ve önceki mesaj altta alıntılanmış halde gönderilir. Potansiyel müşteri tüm yazışmayı bir bakışta görür, sizin kim olduğunuzu hatırlamak zorunda kalmaz. Bu aynı zamanda daha doğaldır: elle takip yapan biri de tam olarak böyle yapardı.

SmartOutbound takipleri bu şekilde, ilk e-postayla aynı kutudan gönderir ve potansiyel müşteri yanıt verdiği anda, yanıtı ne olursa olsun diziyi otomatik olarak durdurur.

Her takip bir şey katmalı

Farkı yaratan kural budur. « Önceki mesajımla ilgili olarak tekrar rahatsız ediyorum » bir takip değildir. Bu bir hatırlatmadır ve potansiyel müşteriye yanıt vermek için yeni bir neden sunmaz.

Dizideki her e-posta tek başına okunabilmeli ve farklı bir açı getirmelidir. Örneğin:

• 1. takip, tamamlayıcı: ilk e-postada eksik olan somut bir bilgi, bir müşteri örneği, net bir rakam;
• 2. takip, diğer açı: çözdüğünüz ikinci bir sorun ya da aynı sorunun başka bir muhatabın gözünden görünümü;
• 3. takip, zarif çıkış: artık yazmayacağınızı belirtir, kapıyı açık bırakırsınız.

Örnekler

Tamamlayıcı nitelikte bir ilk takip:

Claire, belirtmediğim bir ayrıntı: numaralar her ay doğrulanıyor ve yalnızca dışa aktardığınız kişiler için ödeme yapıyorsunuz. Yeni başlayan bir ajans için yıllık aboneliğe kıyasla farkı genellikle bu yaratıyor. On beş dakikalık bir görüşmeye değer mi?

Açıyı değiştiren bir ikinci takip:

Claire, danışmanlarınızı da düşünüyorum: bir müşteri ertesi hafta için üç profil istediğinde, doğru kişileri bulmak için harcanan zaman doğrudan teslim sürelerine yansıyor. Birlikte çalıştığımız ajanslarda genellikle değişimi tetikleyen nokta bu oluyor. Bu konuyu siz yönetmiyorsanız, kiminle görüşmeliyim?

Nazikçe çekilen bir son takip:

Claire, kutunuzu daha fazla meşgul etmeyeceğim. Lyon açılışı sırasında konu yeniden gündeme gelirse, bu mesaja yanıt vermeniz yeterli, sizinle yeniden iletişime geçerim. İyi hafta sonları.

Bu son mesaj şaşırtıcı derecede açık yanıtlar getirir: « teşekkürler, şu an değil, mart ayında tekrar yazın ». Bu değerli bir bilgidir.

Yanıta göre ne yapmalı?

Yanıt vermiş birine asla takip e-postası gitmez. Ancak her yanıt aynı şekilde ele alınmaz:

• potansiyel müşteri ilgili: hızlı yanıt verin, tercihen bir saat içinde, ve iki net zaman aralığı önerin;
• doğru kişi değil: teşekkür edin ve kime ulaşmanız gerektiğini sorun. Yanıtında bir iş arkadaşından bahsediyorsa, bu kişi « falanca bana size yazmamı önerdi » gibi bir girişle kampanyanıza eklenebilir;
• izinli: dizinin devamını boşuna takip etmek yerine dönüşünden sonraya erteleyin;
• hayır diyor: buna saygı duyun, takip etmeyin. Birkaç hafta sonra yumuşak bir yeniden temas, durum değişmiş olabilecekse haklı görülebilir; ancak kendisiyle artık iletişime geçilmemesini istediyse asla;
• artık e-posta almak istemiyor: derhal durdurun ve tüm kampanyalarınız için geçerli olsun.

Tüm bu durumları yanıtları yönetme üzerine makalemizde ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

Sık yapılan hatalar

• potansiyel müşteriye suçluluk yüklemek: « Sizden bir geri dönüş alamadım... »;
• yapay bir aciliyet yaratmak: süresi dolması için hiçbir neden olmayan bir hizmette « Teklif cumaya kadar geçerli »;
• her takipte konuyu değiştirmek, bu da zinciri bozar ve yeni bir toplu gönderim izlenimi verir;
• ilk e-postadan farklı bir kutudan takip göndermek;
• hiç durmamak.

Takiplerin etkisini ölçmek

Dizinin her adımı için kaç yanıt ürettiğine bakın. Üçüncü takip yüzlerce gönderimde artık olumlu bir şey üretmiyorsa, onu kaldırın. İlk takip ilk e-postadan daha iyi yanıt veriyorsa, bu genellikle onun açısının başa geçmeyi hak ettiğini gösterir. Kampanya göstergeleri üzerine makalemiz bu rakamları yanılmadan nasıl okuyacağınızı anlatıyor.

Dizilerinizi daha hızlı yazmak için SmartOutbound, hedefinizden yola çıkarak eksiksiz bir metin (ilk e-posta, takipler ve ret ile « yanlış muhatap » yanıtlarına otomatik yanıtlar) sunar; ardından siz üzerinde ayarlama yaparsınız. Bir ay boyunca ücretsiz deneyin.