Satış kampanyasındaki yanıtları yönetmek: ilgi, ret, otomatik yanıtlar ve yanlış muhataplar

Satış e-postası nasıl yazılır konusunda çok şey söyleniyor, ama biri yanıt verdiğinde ne yapılacağı çok daha az konuşuluyor. Oysa toplantılar tam da bu noktada kazanılıyor ya da kaybediliyor. Olumlu bir yanıta iki gün sonra dönmek, çoğu zaman ilgiyi soğutur. Göz ardı edilen bir otomatik izin yanıtı, bazen iletişime geçilmesi gereken doğru kişinin adını saklar. Ve yanlış uygulanan bir listeden çıkma talebi, itibar açısından pahalıya mal olabilir.

İşte her yanıt türünü nasıl ele alacağınız.

Her şeyi tek yerde toplamak

Birden fazla gönderim kutusu kullandığınızda yanıtlar dağınık bir şekilde gelir. İlk iş, bunları tek bir görünümde, türe göre sıralanmış ve yazışma geçmişiyle birlikte toplamaktır. SmartOutbound'un birleşik gelen kutusu tam da bunu yapıyor: tüm kutularınızdan gelen tüm yanıtlar otomatik olarak sınıflandırılıyor ve aracı değiştirmeden doğru kutudan yanıt verebiliyorsunuz.

Otomatik sınıflandırma ciddi zaman kazandırır, ancak düzenli olarak kontrol etmeyi ihmal etmeyin: ironik ya da belirsiz bir yanıt yanlış anlaşılabilir.

« Evet, ilgimi çekiyor »

Beklediğiniz yanıt bu. En yüksek öncelikle, mümkünse bir saat içinde ele alın. Bir potansiyel müşterinin ilgisi kırılgandır: size iki toplantı arasında yanıt vermiştir ve konu kısa sürede acil işlerinin arkasına düşer.

Kısa yanıt verin ve devamını kolaylaştırın:

Teşekkürler Claire. Perşembe 10.00 veya cuma 14.00'te 15 dakikalık bir görüşme öneriyorum. İkisi de size uymazsa, hangisinin uygun olduğunu söyleyin, ben ayarlarım.

İki net zaman dilimi önermek, hiçbir açıklama olmadan gönderilen bir takvim bağlantısından ya da potansiyel müşteriyi sizin yerinize düşünmeye zorlayan bir « ne zaman müsaitsiniz? » sorusundan çok daha iyi sonuç verir.

« Ben değilim, şununla görüşün... »

Değerli ama çoğu zaman hafife alınan bir yanıt. Potansiyel müşteri size doğru kişinin adını, bazen de adresini verir. Teşekkür edin, ardından bu yeni kişiye tavsiyeyi belirterek yazın:

Merhaba Marc, Claire Dubois satış temsilcilerinizin işe alımı konusunda size yazmamı önerdi.

Şirket içinden gelen, en küçük bir tavsiye bile mesajın nasıl karşılandığını tamamen değiştirir. SmartOutbound yanıtlardaki bu ad ve adresleri otomatik olarak algılar ve sizin onayınızı almak üzere bu açılış cümlesiyle kampanyaya ekler.

Potansiyel müşteri bir isim vermeden « ben değilim » derse, konuyla kimin ilgilendiğini soran kibar bir yanıt çoğu zaman bu bilgiyi getirir.

Otomatik izin yanıtları

Özellikle okul tatillerinde bu yanıtlar çok sayıda gelir. Yapılması gereken iki şey var:

• diziyi erteleyin: belirtilen dönüş tarihinden sonraya alın; okumayacak birine tekrar yazmak yerine;
• mesajı okuyun: mesajda çoğu zaman acil bir durumda iletişime geçilecek bir iş arkadaşının adı ve adresi bulunur. Bu kişi bazen başta hedeflenen kişiden daha iyi bir muhataptır.

« Bu adres artık kullanılmıyor, bundan sonra şununla iletişime geçin... » türü yanıtlara dikkat edin. Bunlar şirketten bir ayrılmayı gösterir: eski adresi listelerinizden çıkarın ve yeni bir kişi belirtilmişse ona yazın.

« Hayır, teşekkürler » ve « şimdi değil »

Net bir ret cevabına saygı gösterilir. Kısaca teşekkür edin, tartışmaya girmeye çalışmayın ve diziyi durdurun:

Açık yanıtınız için teşekkürler Claire. Bu konuda size bir daha yazmayacağım. İyi çalışmalar.

« Şimdi değil » farklıdır: kapıyı açık bırakır. Belirtilen dönemi (« martta tekrar bana ulaşın ») not edin ve o tarihe bir mesaj planlayın. Birkaç hafta sonra yeni bir açıyla gönderilen hafif bir yeniden iletişim mesajı, « şimdi değil » diyen biri için kabul edilebilir. « Hayır » diyen ya da « bana bir daha yazmayın » diyen biri için değildir.

Listeden çıkma talepleri

« Beni listenizden çıkarın », « stop », « e-postalarınızı artık almak istemiyorum »: talep derhal ve yalnızca devam eden kampanya için değil, tüm kampanyalarınız için uygulanmalı. Adresi, her içe aktarma ve her gönderim öncesinde kontrol edilen bir ret listesine ekleyin.

Kişi bir soru sormadığı sürece onaylamak için yanıt vermeye gerek yok. Ve asla tartışmayın: « yazık oldu, ilginizi çekebilecek bir teklifimiz vardı » gibi bir mesaj, basit bir listeden çıkma talebini şikayete dönüştürür.

Öfkeli yanıtlar

İyi hedefleme yapsanız bile bunlar gelir. Biri size yazdığınız için sitem eder, bazen sert bir dille. Soğukkanlı olun: sade bir dille özür dileyin, bir daha yazmayacağınızı belirtin ve listeden çıkarma işlemini uygulayın. Sonra kendinize şunu sorun: bu yanıt, hedeflemenizdeki ya da mesajınızdaki daha geniş bir sorunu mu ortaya koyuyor? Aynı kampanyada birden fazla öfkeli yanıt, ciddiye alınması gereken bir işarettir.

Sorular

« Ne kadar tutuyor? », « Sektörümüzde kimlerle çalışıyorsunuz? », « Yazılımımızla uyumlu mu? »: bir soru, ilginin bir biçimidir. Potansiyel müşteriyi boğmadan net yanıt verin ve bir görüşme önerisiyle bitirin. Yanıt uzayacaksa, bu bir e-postadan çok bir telefon görüşmesinin daha faydalı olacağının işaretidir.

Uyulması gereken süreler

• olumlu yanıt: bir saat içinde, en geç aynı gün;
• soru: gün içinde;
• « yanlış muhatap »: tavsiye hâlâ tazeyken, 24-48 saat içinde önerilen kişiye yazın;
• listeden çıkma: derhal;
• ret: diziyi hemen durdurun, yanıt vermek isteğe bağlı.

Yanıtların kalitesini ölçmek

Genel yanıt oranı her şeyi birbirine karıştırır: listeden çıkmalar, izin yanıtları, retler ve ilgiler. Asıl olarak olumlu yanıtların payına ve alınan toplantı sayısına bakın. Yanıtlarının yarısı olumlu olan %3'lük bir kampanya, yanıtlarının çoğu öfkeli olan %8'lik bir kampanyadan daha iyidir. Göstergelerle ilgili yazımız bu rakamların nasıl okunacağını ayrıntılı olarak anlatıyor.

Sınıflandırmayı, önerilen iş arkadaşlarının tespitini ve potansiyel müşteri yanıt verir vermez dizilerin durdurulmasını otomatikleştirmek için SmartOutbound'u ücretsiz deneyin. Gönderilen her yanıtın kontrolü sizde kalır.