Por que seus e-mails de prospecção caem no spam (e como corrigir)

Seus e-mails saem, não voltam com erro, e ainda assim ninguém responde. Até que um prospect que você conhece comenta que encontrou sua mensagem na pasta de spam. É um dos problemas mais frustrantes da prospecção por e-mail, porque é invisível: nenhuma ferramenta avisa quando um e-mail caiu no spam do destinatário.

A boa notícia é que as causas são quase sempre as mesmas e podem ser verificadas em uma ordem lógica.

Como saber se você está no spam

Como o destinatário não conta, é preciso medir de outra forma:

• a taxa de entrega na caixa de entrada do warmup: se suas caixas participam de uma rede de warmup, você sabe exatamente qual parte das mensagens delas chega à caixa de entrada dos outros. É o indicador mais confiável;
• um teste com seus próprios endereços: envie o e-mail da campanha para um endereço pessoal do Gmail e um do Outlook, e veja onde ele cai;
• um teste de conteúdo em um serviço como o mail-tester, que dá uma nota e lista os problemas técnicos;
• uma queda brusca na taxa de resposta em uma campanha que vinha funcionando.

Uma baixa repentina raramente se deve à mensagem em si. Quase sempre indica um problema de reputação ou de configuração.

Causa 1: a autenticação

É a primeira coisa a verificar, porque é a mais simples de corrigir. Um SPF ausente ou duplicado, uma chave DKIM mal publicada, um DMARC faltando já bastam para que suas mensagens sejam filtradas pelo Gmail, pelo Yahoo e pelo Outlook, que agora exigem os três. Verifique também o alinhamento: o domínio que assina a mensagem precisa ser o mesmo do endereço de envio.

Está tudo explicado em nosso guia de SPF, DKIM e DMARC. No SmartOutbound, esses registros são verificados todos os dias em todos os seus domínios.

Causa 2: um domínio ou uma caixa de e-mail muito recentes

Um domínio comprado há dez dias, uma caixa que envia 50 e-mails já na primeira semana: os filtros veem exatamente esse perfil nos spammers. A solução é conhecida, mas exige paciência: um warmup de duas a quatro semanas e um aumento gradual do volume.

Causa 3: o volume e o ritmo

Até uma caixa antiga e bem configurada acaba sendo filtrada se enviar demais, rápido demais. Os sinais de alerta:

• um volume diário que dobra de uma vez;
• envios em rajada, a cada poucos segundos;
• envios à noite ou nos fins de semana, em contradição com a atividade normal do remetente;
• uma caixa que nunca recebe respostas, mas envia muito.

Fique em torno de 25 a 30 e-mails de prospecção por dia por caixa, espaçando os envios em vários minutos com um pouco de irregularidade, e distribua o volume entre várias caixas em vez de forçar uma só.

Causa 4: endereços inválidos

Cada e-mail enviado para um endereço que não existe volta com erro. Acima de alguns por cento de bounces, os provedores entendem que você não conhece seus destinatários, o que é típico de um envio em massa não solicitado.

Verifique suas listas antes do envio (sintaxe, domínio existente, servidor de recebimento), descarte endereços descartáveis e não reaproveite um arquivo antigo sem revisar. Endereços inválidos devem ser removidos definitivamente após o primeiro bounce. O SmartOutbound faz essas verificações na importação e imediatamente antes de cada primeiro e-mail, e pausa automaticamente uma campanha se a taxa de bounces passar de 5%.

Causa 5: as reclamações

Quando um destinatário clica em "Marcar como spam", esse é o sinal mais grave que existe. O Gmail pede que os remetentes fiquem abaixo de 0,3% de reclamações e recomenda mirar em menos de 0,1%. Na prospecção, em que os destinatários não pediram nada a você, esses limites são atingidos rapidamente se o direcionamento for ruim.

Para limitar as reclamações:

• escreva apenas para pessoas para quem sua mensagem faz sentido;
• inclua um link de descadastro claro em cada e-mail e aplique o descadastro imediatamente. Um prospect que não encontra como se descadastrar clica em "spam";
• adicione o cabeçalho de descadastro em um clique, que faz aparecer um botão "Cancelar inscrição" no Gmail e em outros serviços de e-mail;
• interrompa a sequência ao primeiro sinal de irritação.

Causa 6: o conteúdo

O conteúdo importa menos do que se imagina, mas importa. Os elementos que mais pesam:

• vários links, principalmente encurtados ou apontando para domínios diferentes;
• imagens e, com mais razão ainda, um e-mail inteiro em imagem;
• anexos;
• uma formatação HTML carregada, que lembra uma newsletter;
• palavras em maiúsculas, pontos de exclamação repetidos, promessas numéricas exageradas.

Um e-mail de prospecção deveria parecer um e-mail escrito à mão por uma pessoa: texto simples, curto, sem link na primeira mensagem. Para a estrutura, consulte nosso guia do primeiro e-mail.

Causa 7: a reputação da extensão e do domínio

Algumas extensões de domínio (.shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd, entre outras) são tão usadas por spammers que os filtros as olham com desconfiança por padrão. Se suas caixas nesses domínios chegam bem menos à caixa de entrada do que as outras, não é impressão. Nosso artigo sobre domínios dedicados explica como escolher.

O plano de correção, na ordem

Se você acha que está no spam, siga esta ordem:

1. pause as campanhas das caixas afetadas, mas mantenha o warmup ativo;
2. verifique a autenticação SPF, DKIM e DMARC de cada domínio;
3. veja a taxa de bounces dos últimos envios e limpe as listas;
4. compare as caixas entre si: se apenas uma foi afetada, o problema está nela ou no domínio; se todas foram, é o conteúdo ou a lista;
5. simplifique a mensagem: tire links, imagens e formatação;
6. retome devagar, com 5 ou 10 e-mails por dia, e volte a subir só quando a taxa de entrega na caixa de entrada ficar acima de 90% de novo.

Conte de uma a três semanas para recuperar uma reputação adequada. Forçar durante esse período só piora a situação.

Prevenir em vez de remediar

A maioria dessas causas se evita com ajustes simples, aplicados desde o início e mantidos ao longo do tempo: autenticação verificada, warmup permanente, volume limitado, listas revisadas, descadastro imediato. Essa é a base que o SmartOutbound aplica por padrão a todas as suas caixas. Comece gratuitamente e acompanhe a saúde das suas caixas já na primeira semana.