É preciso um domínio dedicado à prospecção? Como escolher, configurar e redirecionar seus domínios de envio

Muitas vezes é a primeira pergunta técnica de verdade de uma equipe que está começando na prospecção por email: enviamos a partir do nosso endereço de sempre ou compramos outro domínio? As duas opções têm seus argumentos. Mas elas não envolvem os mesmos riscos, e a escolha é melhor feita antes do primeiro envio do que depois de um incidente.

O risco que se busca evitar

A reputação do remetente está em grande parte ligada ao domínio. Se o seu domínio principal acumula sinais negativos (endereços inválidos, mensagens classificadas como spam, volume excessivo), não são apenas os seus emails de prospecção que sofrem. São também os seus orçamentos, as suas faturas, as suas respostas aos clientes e os emails de redefinição de senha da sua aplicação.

Um domínio dedicado funciona como um corta-fogo: se ele se desgasta, você o troca, e a sua operação do dia a dia não é afetada.

Quando o domínio principal continua sendo uma boa escolha

Se você envia pouco (algumas dezenas de emails personalizados por semana), para prospects bem selecionados, a partir de uma ou duas caixas nominais, o seu domínio principal dá conta do recado. Ele tem a vantagem da antiguidade e da coerência: o prospect que recebe um email de paul@suaempresa.com.br e digita suaempresa.com.br no navegador cai no seu site, sem nenhuma dúvida.

Essa escolha passa a ser arriscada assim que os volumes aumentam, as listas são menos qualificadas ou várias pessoas enviam em paralelo.

Escolher um domínio secundário

A prática mais comum consiste em comprar um ou mais domínios próximos do principal: suaempresa.com se você tem o .com.br, suaempresa-consultoria.com.br, getsuaempresa.com, etc. Algumas regras:

• continue reconhecível: o prospect precisa fazer a ligação com a sua marca sem esforço. Um domínio sem relação parece uma tentativa de disfarce;
• prefira as extensões clássicas: .com, .com.br, .io, .co, .eu. As extensões muito baratas como .shop, .online, .store, .fun, .space ou .cfd são usadas em massa por spammers, e os filtros as olham com mais desconfiança, mesmo que você faça tudo certo no resto;
• evite os hífens múltiplos e os números: "sua-empresa-pro-2.com.br" inspira pouca confiança;
• compre com antecedência: um domínio muito recente é suspeito por natureza. Algumas semanas de antiguidade, somadas ao aquecimento das caixas, fazem uma diferença real.

Se você já comprou domínios com extensões pouco recomendadas, não precisa jogar tudo fora. Meça a taxa de entrega na caixa de entrada durante o aquecimento e só confie volume àqueles que se mantêm acima de 80 a 90%.

Quantas caixas por domínio?

De duas a cinco caixas por domínio é uma faixa razoável. Acima disso, você concentra o risco novamente. Use caixas nominais, com nomes e sobrenomes de verdade, em vez de endereços do tipo comercial@ ou vendas@: elas inspiram mais confiança e recebem mais respostas. Cada caixa deve ter um nome de remetente completo, uma assinatura coerente e, se possível, uma foto de perfil.

Calcule o número de caixas a partir do seu objetivo. Uma caixa pronta envia de 25 a 30 emails de prospecção por dia. Para 600 emails por dia, follow-ups incluídos, você precisa de umas vinte caixas distribuídas em cinco a oito domínios.

Configurar cada domínio

Um domínio de envio precisa da mesma configuração que o seu domínio principal, sem exceção:

1. registros MX para receber as respostas (um domínio que não aceita respostas é um péssimo sinal);
2. um registro SPF que autorize o servidor de envio;
3. uma chave DKIM publicada e realmente usada para assinar;
4. uma política DMARC, no mínimo "p=none".

Se esses três últimos pontos parecem confusos, o nosso guia SPF, DKIM e DMARC os explica passo a passo. O SmartOutbound verifica esses registros todos os dias para todos os seus domínios e avisa você imediatamente se houver um problema.

Redirecionar o domínio para o seu site

É a etapa mais frequentemente esquecida, e no entanto ela importa. Um prospect curioso, ou um filtro antispam, às vezes vai visitar o domínio que enviou o email. Se ele cair numa página de espera do provedor de hospedagem, num erro ou numa página vazia, a confiança desmorona.

Configure um redirecionamento permanente (código 301) do domínio de envio para o seu site principal. A maioria dos provedores de hospedagem oferece isso em alguns cliques no gerenciamento do domínio. Verifique se funciona em HTTPS e em HTTP, com e sem "www".

O que não fazer

• usar um domínio para esconder a sua identidade: os seus emails devem dizer claramente quem você é, e a assinatura deve remeter à sua verdadeira empresa;
• multiplicar os domínios para contornar um problema de conteúdo: se as suas mensagens são percebidas como spam, novos domínios vão cair da mesma forma, só um pouco mais tarde;
• abandonar um domínio sem entender a causa: olhe os bounces, as reclamações e o conteúdo antes de passar para o próximo.

A nossa recomendação

Para uma equipe pequena que está começando, dois ou três domínios secundários em .com ou .com.br, próximos da marca, com duas a três caixas nominais cada, redirecionados para o site principal e aquecidos por três semanas antes da primeira campanha. Mantenha o domínio principal para as suas trocas do dia a dia e os seus clientes.

O SmartOutbound se conecta às caixas que você já possui, em qualquer provedor de hospedagem, e cuida do aquecimento, da verificação dos DNS e da distribuição dos envios entre os domínios. Comece pelo mês de teste gratuito para ver como os seus domínios se comportam.