Jak napisać pierwszy e-mail prospectingowy, który przynosi odpowiedzi

Pierwszy e-mail prospectingowy to dziwny twór. Przychodzi niezaproszony, do kogoś, kto i tak dostaje za dużo wiadomości, i ma około trzech sekund, żeby uzasadnić swoją obecność. Ci, którzy dostają odpowiedzi, nie są najbłyskotliwsi. To ci, których lektura sprawia wrażenie, że zostali napisani dla jednej osoby, przez kogoś, kto rozumie jej pracę.

Oto struktura, z której korzystamy, element po elemencie, z tym, co działa, i tym, co odstrasza.

Ustal jeden cel: odpowiedź

Zanim napiszesz choćby linijkę, ustal ze sobą, czego oczekujesz. Nie sprzedaży, nie 45-minutowego spotkania, nie przeczytania Twojej broszury. Odpowiedzi. „Tak, pogadajmy o tym", „nie teraz", „zajmij się tym z Julią" – wszystko jest na wagę złota.

Ten cel zmienia wszystko. Wyklucza e-maile na dziesięć akapitów, linki do trzech stron, załączniki. Skłania do zadania pytania, na które można odpowiedzieć jednym zdaniem.

Temat: krótki, zwyczajny, intrygujący

Tematy, które wyglądają jak reklama („Zwiększ sprzedaż o 300 %!"), są ignorowane lub filtrowane. Te, które działają, przypominają e-mail między współpracownikami: trzy do sześciu słów, małymi literami, bez dramatycznej interpunkcji.

Kilka przykładów, które dobrze się sprawdzają:

• „wasze rekrutacje handlowców"
• „pytanie o wasz sourcing"
• „agencje Alpha i Beta"

Testuj kilka tematów w tej samej kampanii. SmartOutbound automatycznie rozdziela wysyłki między kilka wariantów i stopniowo faworyzuje ten, który przynosi najwięcej odpowiedzi, co pozwala uniknąć wyciągania wniosków na podstawie trzech wysłanych wiadomości.

Pierwsze zdanie: udowodnij, że to nie masowa wysyłka

To najważniejsze zdanie. Wyświetla się w podglądzie skrzynki, obok tematu, i decyduje o otwarciu. Musi pokazać w jednej linijce, że wiesz, do kogo piszesz.

Co nie działa:

Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku. Pozwalam sobie napisać, ponieważ wspieramy firmy takie jak Wasza.

Nic w tym zdaniu nie dotyczy odbiorcy. Można je wysłać do kogokolwiek, a czytelnik natychmiast to wyczuwa.

Co działa lepiej:

Zauważyłem, że w styczniu otwieracie drugie biuro w Lyonie i rekrutujecie trzech specjalistów ds. rekrutacji, którzy mają je uruchomić.

To zdanie opiera się na sprawdzalnym fakcie, charakterystycznym dla firmy i bezpośrednio związanym z tym, co oferujesz. To tak zwany spersonalizowany wstęp. Wymaga przeczytania strony internetowej, zakładki kariery lub aktualności prospekta. Jeśli masz setki prospektów, AI może wykonać tę pracę czytania, pod warunkiem że dobrze ją ukierunkujesz.

Problem: słowami prospekta

Po wstępie jedno lub dwa zdania o problemie, który rozwiązujesz, sformułowanym tak, jak ująłby go sam prospekt, a nie jak w Twojej karcie produktu.

Twoja karta produktu mówi: „wielokanałowe rozwiązanie do sourcingu zasilane sztuczną inteligencją". Szef agencji myśli: „moi rekruterzy spędzają całe popołudnia na szukaniu numerów, zamiast dzwonić do kandydatów". To drugie zdanie trzeba napisać.

Jeśli trudno Ci je znaleźć, przeczytaj ponownie ostatnie wymiany z obecnymi klientami. Słowa, których używają do opisania swojego problemu przed rozpoczęciem współpracy z Tobą, to dokładnie te, które trzeba powtórzyć.

Dowód: jeden, konkretny

Wystarczy jedno zdanie, ale musi być precyzyjne i sprawdzalne: porównywalny klient, wymierny wynik, który możesz uzasadnić, konkretna metoda. „Jesteśmy liderem na naszym rynku" to nie dowód. „Kancelaria Martin z Nantes skróciła o połowę czas poświęcany na szukanie danych kontaktowych" jest dowodem, pod warunkiem że to prawda.

Nigdy nie wymyślaj liczb. Prospekt, który drąży temat i znajdzie fałszywe twierdzenie, nigdy więcej Ci nie odpowie, a do tego o tym opowie.

Prośba: łatwa do przyjęcia

Zakończ prostym pytaniem, które wymaga niewielkiego wysiłku. Porównaj:

• „Czy byłby Pan dostępny na 45-minutową demonstrację w przyszłym tygodniu?"
• „Czy to temat aktualny u Państwa w tej chwili?"

Pierwsze wymaga zablokowania terminu w kalendarzu dla kogoś, kogo się nie zna. Na drugie odpowiada się trzema słowami. Spotkanie zaproponujesz w kolejnej wiadomości, kiedy osoba powie już „tak" raz.

Kompletny przykład

Temat: wasza agencja w Lyonie

Dzień dobry, Claire,

Zauważyłem, że w styczniu otwieracie biuro w Lyonie i rekrutujecie trzech specjalistów ds. rekrutacji, którzy mają je uruchomić.

Agencje, z którymi współpracujemy, często mówią nam to samo na starcie: zespoły spędzają więcej czasu na szukaniu danych kontaktowych niż na dzwonieniu do kandydatów. Dostarczamy aktualne numery bezpośrednie do właścicieli i menedżerów HR, filtrowane według branży i regionu.

Kancelaria Martin z Nantes korzysta z nich od otwarcia drugiego biura.

Czy to temat dla Waszego zespołu w Lyonie?

Paul

Mniej niż 100 słów. Bez linku, bez obrazka, bez załącznika. Wstęp, którego nikt inny by nie otrzymał, rozpoznawalny problem, dowód, pytanie.

Błędy, które odstraszają

• najpierw mówić o sobie: „Jesteśmy młodą innowacyjną firmą założoną w 2019 roku...";
• puste frazesy: „Mam nadzieję, że wszystko w porządku", „Pozwalam sobie", „Nie wahaj się do mnie wrócić";
• linki i obrazki w pierwszym e-mailu: nic nie wnoszą, a obciążają dostarczalność;
• fałszywa zażyłość: „Re: nasza rozmowa", podczas gdy żadnej rozmowy nigdy nie było. To nieuczciwe i ludzie to widzą;
• długość: powyżej 150 słów już się nie czyta, tylko przegląda;
• stopka na całą stronę, z logo, bannerem i inspirującym cytatem.

Przeczytaj jak prospekt

Przed wysłaniem przeczytaj swój e-mail, stawiając się w sytuacji odbiorcy w poniedziałek rano, z 80 nieprzeczytanymi wiadomościami. Zadaj sobie trzy pytania: czy rozumiem, dlaczego pisze się właśnie do mnie? Czy rozumiem, co mi się proponuje? Czy mogę odpowiedzieć w dziesięć sekund? Jeśli brakuje choć jednego „tak", przepisz.

Pierwszy e-mail to dopiero początek: większość odpowiedzi przychodzi często po przypomnieniu. Przeczytaj ciąg dalszy w naszym poradniku o przypomnieniach. A jeśli chcesz zaoszczędzić czas, SmartOutbound pisze pierwszą wersję całej sekwencji na podstawie Twojej strony i celu, którą przeglądasz i dostosowujesz przed uruchomieniem. Wypróbuj bezpłatnie.