Jak personalizować maile prospectingowe z AI, żeby nie brzmiały sztucznie

Są dwa sposoby, żeby zepsuć personalizację maila prospectingowego. Pierwszy to w ogóle nie personalizować i wysłać ten sam tekst do 2 000 osób. Drugi, nowszy, polega na oddaniu personalizacji AI bez żadnych ram i wysłaniu 2 000 generycznych komplementów, które każdy rozpozna na pierwszy rzut oka: „Byłem pod wrażeniem Państwa niezwykłej drogi i zaangażowania na rzecz innowacji”.

Odpowiednio użyta AI pozwala jednak robić to, na co żaden zespół sprzedażowy nie ma czasu: przeczytać stronę każdego prospekta i wyciągnąć z niej jedno trafne zdanie. Oto jak to robimy.

Co AI robi bardzo dobrze

Obecne modele językowe są świetne w jednym konkretnym zadaniu: czytaniu tekstu i wyciąganiu z niego elementu najbardziej istotnego w kontekście zadanego pytania. Na stronie głównej, podstronie „O nas” lub w aktualnościach firmy szybko wychwytują:

• otwarcie oddziału, premierę produktu, ogłoszoną rundę finansowania;
• trwającą rekrutację na stanowisko związane z Twoją ofertą;
• szczególne pozycjonowanie („specjalista od firm rodzinnych”, „tylko w budownictwie”);
• konkretną grupę klientów lub obszar geograficzny.

Potrafią też na tej podstawie ocenić, czy firma pasuje do Twojego targetu. To właśnie robi ocenianie prospektów w SmartOutbound: każdy kontakt otrzymuje ocenę trafności, co pozwala odsiać tych, którzy nie mają czego szukać w kampanii, jeszcze przed napisaniem pierwszego słowa.

Co AI robi źle

Pozostawiona bez wytycznych AI ma skłonność do:

• schlebiania: chwali, zachwyca się, pozdrawia, co brzmi fałszywie już za drugim razem;
• generalizowania: „Państwa innowacyjna firma”, „Państwa podejście skoncentrowane na kliencie”, sformułowania pasujące do każdego;
• wymyślania: jeśli strona nie mówi nic ciekawego, wypełnia pustkę wiarygodnie brzmiącym, ale fałszywym szczegółem. To najgroźniejsza wada;
• rozwlekłości: trzech zdań tam, gdzie wystarczy jedno;
• przyjmowania rozpoznawalnego stylu: pewne zwroty, zbyt regularna interpunkcja, stały entuzjazm natychmiast zdradzają wygenerowany tekst.

Cała sztuka polega na tym, żeby oduczyć ją tych nawyków.

Określić ramy wstępu: jedno zdanie, jeden fakt

Instrukcja, którą dajemy AI, sprowadza się do kilku zasad:

1. jedno zdanie, od 15 do 25 słów;
2. opiera się na konkretnym i weryfikowalnym fakcie znalezionym na stronie prospekta;
3. ten fakt ma związek z ofertą i problemem, który rozwiązujemy;
4. żadnych komplementów, żadnych pochlebczych przymiotników;
5. jeśli nic istotnego nie zostanie znalezione, nie może wymyślać: lepszy bardziej ogólny wstęp o branży albo żaden wstęp.

Porównaj:

Gratulacje z okazji świetnego wzrostu i niezwykłego zaangażowania wobec klientów.

Widziałem, że w marcu otwierają Państwo oddział w Bordeaux i że są już tam ogłoszenia na trzy stanowiska konsultantów.

Pierwszy mógłby dotyczyć dowolnej firmy. Drugi dotyczy tylko tej jednej i naturalnie przygotowuje grunt pod resztę maila.

Gdzie AI powinna szukać?

Strona internetowa firmy jest najwiarygodniejszym i najłatwiejszym do wykorzystania źródłem: jest publiczna, napisana przez samą firmę i rzadko wprowadza w błąd co do jej działalności. Najbardziej przydatne podstrony to strona główna, „O nas”, oferty pracy i aktualności.

Informacje osobiste o adresacie (jego kariera, publikacje, życie prywatne) trzeba traktować z dużo większą ostrożnością. Wstęp o firmie jest odbierany jako solidna robota. Wstęp o osobie może szybko zostać odebrany jako wtrącanie się.

Sprawdzanie na dużą skalę

AI pisze szybko. Czasem się myli. Jedynym sposobem jest sprawdzanie, przynajmniej na początku kampanii. W SmartOutbound tryb copilota przedstawia każdy pierwszy mail przed wysyłką, wraz z jego wstępem, a Ty możesz zatwierdzić, poprawić lub odrzucić kontakt. W praktyce po mniej więcej pięćdziesięciu zatwierdzeniach ma się bardzo dokładne pojęcie o jakości wstępów w kampanii:

• jeśli prawie wszystko jest trafne, można zatwierdzać partiami;
• jeśli kilka wstępów jest niezgrabnych, często źle opisany jest target lub cel, i lepiej poprawić instrukcję niż sprawdzać każdą wiadomość.

Zwróć szczególną uwagę na błędy w nazwach (AI może błędnie zapisać nazwę firmy odczytaną z logo lub nagłówka), nieaktualne informacje (wydarzenie z zeszłego roku przedstawione jako bieżące) i wstępy zbyt podobne do siebie.

Sygnały, które zdradzają maila napisanego przez maszynę

Twoi prospekci otrzymują coraz więcej generowanych maili. Wyrobili sobie prawdziwy węch. Unikaj:

• entuzjastycznych otwarć i komplementów;
• słów, których żaden handlowiec nie użyłby w mowie: „niezbędny”, „prawdziwa dźwignia”, „w ciągłym rozwoju”;
• systematycznych wyliczeń na trzy punkty;
• długich myślników używanych jako interpunkcja w każdym zdaniu;
• zakończeń, które podsumowują to, co dopiero zostało powiedziane;
• generycznej stopki bez imienia i prawdziwych danych kontaktowych.

Najlepszym testem pozostaje przeczytanie maila na głos. Jeśli nie powiedziałbyś tego prospektowi przez telefon, nie pisz tego.

AI w służbie całej sekwencji

Wstęp to tylko część pracy. AI może też zaproponować pierwszą wersję całej sekwencji na podstawie Twojej strony i celu kampanii, sortować odpowiedzi (zainteresowany, niezainteresowany, nieobecny, niewłaściwa osoba, wypisanie z listy) i w automatycznej odpowiedzi wychwycić nazwisko kolegi, z którym warto się skontaktować. Oszczędza Ci godziny, pod warunkiem że zachowasz decyzję końcową: to Ty sprawdzasz, zatwierdzasz i uruchamiasz.

Aby napisać dobry pierwszy mail, struktura liczy się bardziej niż narzędzie: nasz przewodnik po pierwszym mailu opisuje ją szczegółowo. Aby zobaczyć personalizację w działaniu na własnych prospektach, załóż darmowe konto: okres próbny obejmuje 1 000 prospektów przetworzonych przez AI.