Dlaczego Twoje maile prospectingowe trafiają do spamu (i jak to naprawić)

Twoje maile wychodzą, nie wracają z błędem, a mimo to nikt nie odpowiada. A potem prospect, którego znasz, mówi Ci, że znalazł Twoją wiadomość w folderze spamu. To jeden z najbardziej frustrujących problemów w prospektowaniu mailowym, bo jest niewidoczny: żadne narzędzie nie informuje Cię, że mail trafił do spamu u odbiorcy.

Dobra wiadomość jest taka, że przyczyny są prawie zawsze te same i można je sprawdzić w logicznej kolejności.

Jak sprawdzić, czy trafiasz do spamu

Skoro odbiorca Ci tego nie powie, trzeba to zmierzyć inaczej:

• wskaźnik dostarczalności do skrzynki odbiorczej w warmupie: jeśli Twoje skrzynki biorą udział w sieci warmupowej, dokładnie wiesz, jaka część ich wiadomości trafia do skrzynek odbiorczych u innych. To najbardziej wiarygodny wskaźnik;
• test na własnych adresach: wyślij maila kampanijnego na prywatny adres Gmail i Outlook i sprawdź, gdzie trafi;
• test treści w serwisie takim jak mail-tester, który wystawia ocenę i wskazuje problemy techniczne;
• gwałtowny spadek współczynnika odpowiedzi w kampanii, która wcześniej działała.

Nagły spadek rzadko wynika z samej wiadomości. Prawie zawsze wskazuje na problem z reputacją lub konfiguracją.

Przyczyna 1: uwierzytelnianie

To pierwsza rzecz do sprawdzenia, bo najłatwiej ją naprawić. Brakujący lub zdublowany SPF, źle opublikowany klucz DKIM, brakujący DMARC wystarczą, żeby Gmail, Yahoo i Outlook zaczęły filtrować Twoje wiadomości, bo te trzy mechanizmy są już wymagane. Sprawdź też wyrównanie: domena podpisująca wiadomość musi być tą samą, z której pochodzi adres nadawcy.

Wszystko wyjaśniamy w naszym przewodniku po SPF, DKIM i DMARC. W SmartOutbound te rekordy są sprawdzane codziennie dla wszystkich Twoich domen.

Przyczyna 2: zbyt młoda domena lub skrzynka

Domena kupiona dziesięć dni temu, skrzynka, która w pierwszym tygodniu wysyła 50 maili: filtry widzą dokładnie taki profil u spamerów. Rozwiązanie jest znane, ale wymaga cierpliwości: warmup przez dwa do czterech tygodni i stopniowe zwiększanie wolumenu.

Przyczyna 3: wolumen i tempo

Nawet stara i dobrze skonfigurowana skrzynka w końcu zostanie odfiltrowana, jeśli wysyła za dużo i za szybko. Sygnały ostrzegawcze:

• dzienny wolumen, który nagle się podwaja;
• wysyłka seriami, co kilka sekund;
• wysyłki w nocy lub w weekendy, sprzeczne z normalną aktywnością nadawcy;
• skrzynka, która nigdy nie otrzymuje odpowiedzi, ale dużo wysyła.

Trzymaj się około 25 do 30 maili prospectingowych dziennie na skrzynkę, rozłóż je na kilka minut z lekką nieregularnością i rozdziel wolumen między kilka skrzynek, zamiast przeciążać jedną z nich.

Przyczyna 4: nieprawidłowe adresy

Każdy mail wysłany na nieistniejący adres wraca z błędem. Po przekroczeniu kilku procent odbić dostawcy uznają, że nie znasz swoich odbiorców, a to typowe dla masowej wysyłki bez zgody.

Sprawdzaj listy przed wysyłką (składnia, istniejąca domena, serwer odbiorczy), odrzucaj adresy jednorazowe i nie używaj ponownie starego pliku bez kontroli. Nieprawidłowe adresy trzeba usuwać na stałe już po pierwszym odbiciu. SmartOutbound wykonuje te kontrole przy imporcie i tuż przed każdym pierwszym mailem, a kampanię wstrzymuje automatycznie, jeśli jej współczynnik odbić przekroczy 5%.

Przyczyna 5: skargi

Kiedy odbiorca klika „Zgłoś spam”, to najpoważniejszy możliwy sygnał. Gmail wymaga od nadawców utrzymania skarg poniżej 0,3% i zaleca dążyć do mniej niż 0,1%. W prospektowaniu, gdzie odbiorcy niczego od Ciebie nie oczekiwali, te progi łatwo przekroczyć przy złym targetowaniu.

Aby ograniczyć skargi:

• pisz tylko do osób, dla których Twoja wiadomość ma sens;
• dodaj w każdym mailu wyraźny link do rezygnacji z subskrypcji i realizuj ją natychmiast. Prospect, który nie widzi, jak się wypisać, klika „spam”;
• dodaj nagłówek rezygnacji jednym kliknięciem, który powoduje pojawienie się przycisku „Anuluj subskrypcję” w Gmailu i innych programach pocztowych;
• przerwij sekwencję przy pierwszym sygnale zirytowania.

Przyczyna 6: treść

Treść ma mniejsze znaczenie, niż się wydaje, ale jednak ma. Najbardziej szkodzą:

• wiele linków, zwłaszcza skróconych lub prowadzących do różnych domen;
• obrazy, a tym bardziej mail w całości będący obrazem;
• załączniki;
• rozbudowane formatowanie HTML, które wygląda jak newsletter;
• słowa pisane wielkimi literami, powtarzające się wykrzykniki, przesadne obietnice z liczbami.

Mail prospectingowy powinien wyglądać jak wiadomość napisana ręcznie przez człowieka: prosty, krótki tekst, bez linku w pierwszej wiadomości. O strukturze przeczytasz w naszym przewodniku po pierwszym mailu.

Przyczyna 7: reputacja rozszerzenia i domeny

Niektóre rozszerzenia domen (m.in. .shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd) są tak często używane przez spamerów, że filtry domyślnie patrzą na nie nieufnie. Jeśli Twoje skrzynki na takich domenach trafiają do skrzynek odbiorczych znacznie rzadziej niż inne, to nie wrażenie. Nasz artykuł o domenach dedykowanych wyjaśnia, jak je wybierać.

Plan naprawy krok po kroku

Jeśli podejrzewasz, że trafiasz do spamu, postępuj tak:

1. wstrzymaj kampanie prowadzone ze skrzynek, których to dotyczy, ale zostaw aktywny warmup;
2. sprawdź uwierzytelnianie SPF, DKIM i DMARC dla każdej domeny;
3. sprawdź współczynnik odbić w ostatnich wysyłkach i oczyść listy;
4. porównaj skrzynki między sobą: jeśli problem dotyczy jednej, to ona lub jej domena; jeśli wszystkich, to treść lub lista;
5. uprość wiadomość: usuń linki, obrazy i formatowanie;
6. zacznij powoli, od 5 lub 10 maili dziennie, i zwiększaj dopiero wtedy, gdy dostarczalność do skrzynki odbiorczej wróci powyżej 90%.

Licz się z jednym do trzech tygodni na odbudowanie prawidłowej reputacji. Forsowanie wysyłki w tym czasie tylko pogorszy sytuację.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Większości z tych przyczyn można uniknąć dzięki prostym ustawieniom, zastosowanym od początku i utrzymywanym na dłuższą metę: sprawdzone uwierzytelnianie, stały warmup, ograniczony wolumen, skontrolowane listy, natychmiastowa rezygnacja z subskrypcji. Ten fundament SmartOutbound stosuje domyślnie do wszystkich Twoich skrzynek. Zacznij bezpłatnie i sprawdź kondycję swoich skrzynek już w pierwszym tygodniu.