Hvorfor prospekterings-e-postene dine havner i spam (og hvordan du retter det)

E-postene dine sendes ut, kommer ikke i retur med feilmelding, og likevel svarer ingen. Så forteller en potensiell kunde du kjenner, at han fant meldingen din i søppelpostmappen. Det er et av de mest frustrerende problemene med e-postprospektering, fordi det er usynlig: ingen verktøy varsler deg om at en e-post havnet i spam hos mottakeren.

Den gode nyheten er at årsakene nesten alltid er de samme, og at de kan sjekkes i en logisk rekkefølge.

Slik finner du ut om du havner i spam

Siden mottakeren ikke sier det til deg, må du måle det på andre måter:

• andelen som havner i innboksen, målt gjennom warmup: hvis kontoene dine deltar i et warmup-nettverk, vet du nøyaktig hvor stor andel av meldingene deres som havner i innboksen hos de andre. Det er den mest pålitelige indikatoren;
• en test mot dine egne adresser: send kampanje-e-posten til en privat Gmail-adresse og en privat Outlook-adresse, og se hvor den havner;
• en innholdstest hos en tjeneste som mail-tester, som gir en poengsum og lister opp de tekniske problemene;
• et brått fall i svarprosenten på en kampanje som fungerte.

Et plutselig fall skyldes sjelden selve meldingen. Det varsler nesten alltid om et problem med omdømme eller oppsett.

Årsak 1: autentiseringen

Dette er det første du bør sjekke, fordi det er det enkleste å rette. En SPF som mangler eller er dobbelt, en DKIM-nøkkel som er publisert feil, eller en manglende DMARC er nok til at Gmail, Yahoo og Outlook filtrerer meldingene dine. De krever nå alle tre.

Sjekk også at domenene stemmer overens: domenet som signerer meldingen, må være det samme som i avsenderadressen.

Alt er forklart i vår guide til SPF, DKIM og DMARC. I SmartOutbound kontrolleres disse oppføringene hver dag for alle domenene dine.

Årsak 2: et domene eller en konto som er for ny

Et domene kjøpt for ti dager siden, en konto som sender 50 e-poster allerede den første uken: filtrene ser akkurat denne profilen hos spammerne. Løsningen er kjent, men den krever tålmodighet: warmup i to til fire uker og en gradvis opptrapping.

Årsak 3: volum og tempo

Selv en gammel og godt konfigurert konto blir til slutt filtrert hvis den sender for mye, for raskt. Signalene som bør varsle deg:

• et daglig volum som plutselig dobles;
• utsendinger i raske serier, hvert par sekunder;
• utsendinger om natten eller i helgen, i strid med avsenderens normale aktivitet;
• en konto som aldri mottar svar, men sender mye.

Hold deg rundt 25 til 30 prospekterings-e-poster per dag per konto, la det gå flere minutter mellom hver med litt uregelmessighet, og fordel volumet på flere kontoer i stedet for å presse én av dem.

Årsak 4: ugyldige adresser

Hver e-post som sendes til en adresse som ikke finnes, kommer i retur med feil. Over noen få prosent bounces mener leverandørene at du ikke kjenner mottakerne dine, noe som er typisk for uønsket masseutsendelse.

Sjekk listene dine før utsending (syntaks, at domenet finnes, mottaksserver), luk ut engangsadresser, og ikke gjenbruk en gammel fil uten kontroll. Ugyldige adresser må fjernes permanent etter første bounce. SmartOutbound gjør disse kontrollene ved import og rett før hver første e-post, og setter en kampanje automatisk på pause hvis bounceraten overstiger 5 %.

Årsak 5: klagene

Når en mottaker klikker på «Rapporter som spam», er det det alvorligste signalet som finnes. Gmail ber avsendere holde seg under 0,3 % klager, og anbefaler å sikte på under 0,1 %. I prospektering, der mottakerne ikke har bedt om noe fra deg, nås disse grensene raskt hvis målrettingen er dårlig.

For å begrense klagene:

• skriv bare til personer som meldingen din er relevant for;
• ha en tydelig lenke for avmelding i hver e-post, og gjennomfør avmeldingen umiddelbart. En mottaker som ikke finner ut hvordan de melder seg av, klikker på «spam»;
• legg til headeren for avmelding med ett klikk, som gjør at en «Meld deg av»-knapp vises i Gmail og andre e-posttjenester;
• stopp sekvensen ved første tegn til irritasjon.

Årsak 6: innholdet

Innholdet betyr mindre enn man skulle tro, men det betyr noe. Elementene som veier tyngst:

• flere lenker, spesielt forkortede lenker eller lenker til ulike domener;
• bilder, og i enda større grad en e-post som bare består av et bilde;
• vedlegg;
• tung HTML-formatering som ligner et nyhetsbrev;
• ord i store bokstaver, gjentatte utropstegn, overdrevne tallfestede løfter.

En prospekterings-e-post bør se ut som en e-post skrevet for hånd av et menneske: enkel, kort tekst, uten lenker i den første meldingen. For strukturen, se vår guide til den første e-posten.

Årsak 7: omdømmet til toppdomenet og domenet

Enkelte toppdomener (.shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd blant annet) brukes så mye av spamnere at filtrene ser på dem med mistenksomhet som standard. Hvis kontoene dine på slike domener havner klart sjeldnere i innboksen enn de andre, er det ikke innbilning. Artikkelen vår om dedikerte domener forklarer hvordan du velger.

Retteplanen, i riktig rekkefølge

Hvis du tror du havner i spam, gjør du slik:

1. sett på pause kampanjene for de berørte kontoene, men hold warmupen aktiv;
2. sjekk autentiseringen SPF, DKIM og DMARC for hvert domene;
3. se på bounceraten for de siste utsendingene og rydd i listene;
4. sammenlign kontoene med hverandre: hvis bare én er rammet, er det den eller domenet; hvis alle er det, er det innholdet eller listen;
5. forenkle meldingen: fjern lenker, bilder og formatering;
6. start forsiktig igjen, med 5 eller 10 e-poster per dag, og trapp bare opp når andelen som havner i innboksen, er tilbake over 90 %.

Regn med én til tre uker for å få et greit omdømme tilbake. Å presse på i mellomtiden gjør bare situasjonen verre.

Forebygge i stedet for å reparere

De fleste av disse årsakene unngås med enkle innstillinger som brukes fra starten og holdes ved like over tid: verifisert autentisering, permanent warmup, begrenset volum, kontrollerte lister, umiddelbar avmelding. Det er dette fundamentet SmartOutbound bruker som standard på alle kontoene dine. Kom i gang gratis og følg med på helsetilstanden til kontoene dine allerede første uke.