Perché le vostre email di prospecting finiscono nello spam (e come rimediare)

Le vostre email partono, non tornano indietro come errore, eppure nessuno risponde. Poi un prospect che conoscete vi dice di aver trovato il vostro messaggio nella posta indesiderata. È uno dei problemi più frustranti del prospecting via email, perché è invisibile: nessuno strumento vi avvisa che un'email è finita nello spam del destinatario.

La buona notizia è che le cause sono quasi sempre le stesse e si possono verificare in un ordine logico.

Come capire se siete nello spam

Dato che il destinatario non ve lo dice, bisogna misurarlo in un altro modo:

• il tasso di consegna in inbox del warmup: se le vostre caselle partecipano a una rete di warmup, sapete esattamente quale percentuale dei loro messaggi arriva in inbox presso gli altri. È l'indicatore più affidabile;
• un test sui vostri indirizzi: inviate la vostra email di campagna a un indirizzo Gmail e a un indirizzo Outlook personali, e guardate dove arriva;
• un test del contenuto su un servizio come mail-tester, che assegna un punteggio ed elenca i problemi tecnici;
• un calo improvviso del tasso di risposta su una campagna che funzionava.

Un calo improvviso raramente dipende dal messaggio in sé. Quasi sempre segnala un problema di reputazione o di configurazione.

Causa 1: l'autenticazione

È la prima cosa da verificare, perché è la più semplice da correggere. Un SPF assente o duplicato, una chiave DKIM pubblicata male, un DMARC mancante bastano a far filtrare i vostri messaggi da Gmail, Yahoo e Outlook, che ormai li richiedono tutti e tre. Verificate anche l'allineamento: il dominio che firma il messaggio deve essere quello dell'indirizzo di invio.

Tutto è spiegato nella nostra guida a SPF, DKIM e DMARC. In SmartOutbound, questi record vengono controllati ogni giorno per tutti i vostri domini.

Causa 2: un dominio o una casella troppo giovani

Un dominio acquistato dieci giorni fa, una casella che invia 50 email già dalla prima settimana: i filtri vedono esattamente questo profilo negli spammer. La soluzione è nota, ma richiede pazienza: un warmup di due-quattro settimane e un aumento graduale del volume.

Causa 3: il volume e il ritmo

Anche una casella vecchia e ben configurata finisce per essere filtrata se invia troppo e troppo in fretta. I segnali d'allarme:

• un volume giornaliero che raddoppia di colpo;
• invii a raffica, ogni pochi secondi;
• invii di notte o nel fine settimana, in contraddizione con l'attività normale del mittente;
• una casella che non riceve mai risposte ma invia molto.

Mantenetevi tra 25 e 30 email di prospecting al giorno per casella, distanziateli di qualche minuto con un po' di irregolarità e distribuite il volume su più caselle invece di spingere sempre la stessa.

Causa 4: indirizzi non validi

Ogni email inviata a un indirizzo che non esiste torna indietro come errore. Oltre qualche punto percentuale di bounce, i provider considerano che non conosciate i vostri destinatari, cosa tipica di un invio massivo non richiesto.

Verificate le vostre liste prima dell'invio (sintassi, dominio esistente, server di ricezione), scartate gli indirizzi usa e getta e non riutilizzate un vecchio file senza controllo. Gli indirizzi non validi vanno rimossi definitivamente dopo il primo bounce. SmartOutbound esegue questi controlli all'importazione e subito prima di ogni primo invio, e mette automaticamente in pausa una campagna se il suo tasso di bounce supera il 5%.

Causa 5: i reclami

Quando un destinatario clicca su «Segnala come spam», è il segnale più grave in assoluto. Gmail chiede ai mittenti di restare sotto lo 0,3% di reclami e raccomanda di puntare a meno dello 0,1%. Nel prospecting, dove i destinatari non vi hanno chiesto nulla, queste soglie si superano in fretta se il targeting è sbagliato.

Per limitare i reclami:

• scrivete solo a persone per cui il vostro messaggio ha senso;
• inserite un link di disiscrizione chiaro in ogni email e applicate la disiscrizione immediatamente. Un prospect che non trova come disiscriversi clicca su «spam»;
• aggiungete l'header di disiscrizione con un clic, che fa comparire un pulsante «Annulla iscrizione» in Gmail e in altri client di posta;
• interrompete la sequenza al primo segnale di insofferenza.

Causa 6: il contenuto

Il contenuto conta meno di quanto si creda, ma conta. Gli elementi che pesano di più:

• più link, soprattutto abbreviati o verso domini diversi;
• immagini, e a maggior ragione un'email interamente composta da un'immagine;
• allegati;
• una formattazione HTML pesante, che somiglia a una newsletter;
• parole in maiuscolo, punti esclamativi a ripetizione, promesse numeriche esagerate.

Un'email di prospecting dovrebbe somigliare a un'email scritta a mano da una persona: testo semplice, breve, senza link nel primo messaggio. Per la struttura, vedete la nostra guida alla prima email.

Causa 7: la reputazione dell'estensione e del dominio

Alcune estensioni di dominio (.shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd in particolare) sono così usate dagli spammer che i filtri le guardano con diffidenza per impostazione predefinita. Se le vostre caselle su questi domini arrivano in inbox molto meno bene delle altre, non è una sensazione. Il nostro articolo sui domini dedicati spiega come scegliere.

Il piano di correzione, in ordine

Se pensate di essere nello spam, procedete così:

1. mettete in pausa le campagne delle caselle interessate, ma lasciate attivo il warmup;
2. verificate l'autenticazione SPF, DKIM e DMARC di ogni dominio;
3. controllate il tasso di bounce degli ultimi invii e ripulite le liste;
4. confrontate le caselle tra loro: se ne è colpita una sola, è quella o il suo dominio; se lo sono tutte, è il contenuto o la lista;
5. semplificate il messaggio: eliminate link, immagini e formattazione;
6. ripartite piano, a 5 o 10 email al giorno, e aumentate solo quando il tasso di consegna in inbox è tornato sopra il 90%.

Calcolate da una a tre settimane per ritrovare una reputazione accettabile. Forzare durante questo periodo non fa che peggiorare la situazione.

Prevenire invece di curare

La maggior parte di queste cause si evita con impostazioni semplici, applicate fin dall'inizio e mantenute nel tempo: autenticazione verificata, warmup permanente, volume limitato, liste controllate, disiscrizione immediata. È questa la base che SmartOutbound applica di default a tutte le vostre caselle. Iniziate gratuitamente e controllate la salute delle vostre caselle già dalla prima settimana.