Il warmup di una casella email: quanto tempo, come funziona e se si può fare prospezione nel frattempo

Avete appena creato cinque nuovi indirizzi per la vostra prospezione. I DNS sono configurati, è tutto verde e avete una lista di 2.000 prospect che aspetta solo voi. La tentazione di premere il pulsante è forte. È il modo migliore per bruciare queste cinque caselle in una settimana.

Una casella email nuova non ha alcuna reputazione. Per Gmail o Outlook non è né buona né cattiva: è sconosciuta. E uno sconosciuto che comincia a inviare decine di messaggi al giorno a persone che non gli hanno mai scritto è il profilo tipo di uno spammer. Il warmup serve a costruire questa reputazione prima di chiedergli uno sforzo.

Cosa guardano davvero i filtri antispam

I provider di posta non pubblicano i loro algoritmi, ma le loro linee guida per i mittenti dicono l'essenziale. Osservano, per ogni dominio e ogni indirizzo:

• il volume inviato e soprattutto la sua variazione brusca;
• la percentuale di destinatari che aprono, rispondono, marcano il messaggio come spam o al contrario lo spostano fuori dallo spam;
• il tasso di indirizzi non validi;
• la coerenza tecnica: autenticazione SPF, DKIM e DMARC, indirizzo di invio, server di invio.

Una casella nuova non ha alcuno storico su questi punti. Il warmup gliene costruisce uno, positivo, in poche settimane.

Come funziona un warmup automatico

Il principio è semplice. La vostra casella entra in una rete di altre caselle che si scrivono tra loro. Invia qualche messaggio ordinario al giorno, ne riceve altri, e un programma si occupa di reagire come farebbe una persona vera:

• i messaggi ricevuti vengono aperti e marcati come letti;
• se sono finiti nella cartella spam, ne vengono estratti, il che invia un segnale forte al filtro: «questo messaggio era legittimo»;
• una parte riceve una risposta, dopo un ritardo umano, nello stesso thread, e alcune conversazioni proseguono su più messaggi;
• gli scambi vengono archiviati in una cartella separata per non intasare la vostra casella di posta in arrivo.

Il volume sale progressivamente. In SmartOutbound, una casella parte con due email di warmup al giorno, ne aggiunge due ogni giorno e si ferma intorno a quaranta. Gli invii avvengono negli orari d'ufficio, la metà nel fine settimana, come farebbe qualcuno che lavora.

Il warmup misura anche qualcosa di prezioso: la quota dei suoi messaggi che arriva nella casella di posta in arrivo anziché nello spam. È l'indicatore più diretto della salute di una casella, molto più significativo del tasso di apertura delle vostre campagne.

Quanto tempo ci vuole?

Non esiste una durata magica, ma l'esperienza offre riferimenti piuttosto stabili:

• dominio vecchio, casella nuova: spesso bastano due settimane;
• dominio e casella nuovi: calcolate dalle tre alle quattro settimane;
• casella che ha già avuto problemi (bounce, segnalazioni): diverse settimane di solo warmup, senza prospezione, prima di riprendere piano.

L'età del dominio conta quanto quella della casella. Un dominio acquistato il giorno prima viene guardato con sospetto, qualunque sia la cura dedicata al resto. È un motivo in più per acquistare i vostri domini di prospezione qualche settimana prima di averne bisogno.

Si può fare prospezione durante il warmup?

Sì, ed è persino consigliato, a condizione di restare prudenti. Aspettare un mese senza inviare nulla non porta molto di più che iniziare con poco. Ciò che rovina una casella è il salto brusco di volume, non il fatto di fare prospezione presto.

Ecco il ritmo che applichiamo, e che SmartOutbound applica automaticamente a ogni casella recente:

Nelle prime settimane, inviate di preferenza i vostri prospect migliori: quelli che hanno più probabilità di rispondere. Ogni risposta positiva conta doppio, per le vostre vendite e per la reputazione della casella.

Bisogna fermare il warmup quando la casella è pronta?

No. Lasciatelo girare finché la casella fa prospezione. Una campagna di prospezione genera meccanicamente messaggi senza risposta, qualche indirizzo non valido e talvolta una segnalazione come spam da parte di un destinatario infastidito. Gli scambi positivi del warmup compensano questi segnali negativi man mano.

Il costo è nullo per i vostri prospect, che non vedono mai questi messaggi, e la vostra casella mantiene uno storico di attività regolare, anche durante una settimana in cui mettete in pausa la prospezione.

I limiti onesti del warmup

Il warmup non è una bacchetta magica. Non recupererà:

• un dominio mal autenticato: verificate i vostri record SPF, DKIM e DMARC prima di ogni altra cosa;
• una lista piena di indirizzi morti, che farà esplodere il tasso di bounce;
• un messaggio che sembra una pubblicità, con tre link, un'immagine e parole in maiuscolo;
• un volume smisurato, anche su una casella vecchia.

Sappiate anche che la qualità di una rete di warmup dipende dalle caselle che la compongono. Una rete in cui tutte le caselle sono presso lo stesso provider convince soprattutto il filtro di quel provider. Se potete, collegate al warmup una o due caselle presso Gmail o Outlook: così diversificate gli scambi.

I segnali che una casella va male

Tenete sotto controllo la quota di messaggi di warmup che arriva nella casella di posta in arrivo. Sopra il 90 %, va tutto bene. Tra l'80 e il 90 %, restate prudenti e non aumentate il volume. Sotto l'80 % per più di una settimana, togliete la casella dalle vostre campagne, lasciatela in solo warmup e cercate la causa: autenticazione, reputazione del dominio, contenuto degli ultimi invii. Il nostro articolo sulla deliverability passa in rassegna le cause più frequenti.

In pratica

Il buon riflesso è trattare le vostre caselle come collaboratori da formare: qualche giorno di osservazione, una crescita progressiva, poi un ritmo di crociera che non si supera. Se volete evitare di gestire tutto questo a mano, SmartOutbound attiva il warmup appena una casella è collegata, limita d'ufficio il volume di prospezione delle caselle recenti e vi mostra la loro salute giorno dopo giorno. Provatelo gratis per un mese.