Serve un dominio dedicato alla prospezione? Come scegliere, configurare e reindirizzare i domini di invio

È spesso la prima vera domanda tecnica di un team che si lancia nella prospezione via email: si invia dal nostro indirizzo abituale o si acquista un altro dominio? Entrambe le opzioni hanno senso. Ma non comportano gli stessi rischi, e la scelta si fa meglio prima del primo invio che dopo un incidente.

Il rischio che si cerca di evitare

La reputazione del mittente è in gran parte legata al dominio. Se il tuo dominio principale accumula segnali negativi (indirizzi non validi, messaggi classificati come spam, volume troppo elevato), non sono solo le tue email di prospezione a rimetterci. Lo sono anche i tuoi preventivi, le fatture, le risposte ai clienti e le email di reimpostazione della password della tua applicazione.

Un dominio dedicato funge da firewall: se si rovina, lo cambi, e la tua attività quotidiana non viene toccata.

Quando il dominio principale resta una buona scelta

Se invii poco (qualche decina di email personalizzate a settimana), a prospect ben selezionati, da una o due caselle nominali, il tuo dominio principale va benissimo. Ha il vantaggio dell'anzianità e della coerenza: il prospect che riceve un'email da paul@votromarco.it e che digita votromarco.it nel browser arriva sul tuo sito, senza alcun dubbio.

Questa scelta diventa rischiosa non appena i volumi aumentano, le liste sono meno qualificate, o più persone inviano in parallelo.

Scegliere un dominio secondario

La pratica più diffusa consiste nell'acquistare uno o più domini vicini a quello principale: votromarco.com se hai il .it, votromarco-consulenza.it, getvotromarco.com, ecc. Qualche regola:

• resta riconoscibile: il prospect deve collegarti al tuo marchio senza sforzo. Un dominio senza rapporto sembra un tentativo di nascondersi;
• preferisci le estensioni classiche: .com, .it, .io, .co, .eu. Le estensioni molto economiche come .shop, .online, .store, .fun, .space o .cfd sono usate massicciamente dagli spammer, e i filtri le guardano con maggiore diffidenza, anche se per il resto fai tutto bene;
• evita i trattini multipli e i numeri: "votromarco-pro-2.it" ispira poca fiducia;
• acquista in anticipo: un dominio molto recente è sospetto per natura. Qualche settimana di anzianità, aggiunta al warmup delle caselle, fa una vera differenza.

Se hai già acquistato domini con un'estensione poco raccomandata, inutile buttare tutto. Misura il loro tasso di consegna in posta in arrivo durante il warmup e affida volume solo a quelli che si mantengono sopra l'80-90%.

Quante caselle per dominio?

Da due a cinque caselle per dominio è un intervallo ragionevole. Oltre, concentri di nuovo il rischio. Usa caselle nominali, con nomi e cognomi reali, piuttosto che indirizzi del tipo commerciale@ o sales@: ispirano più fiducia e ottengono più risposte. Ogni casella deve avere un nome mittente completo, una firma coerente e, se possibile, una foto profilo.

Calcola il numero di caselle a partire dal tuo obiettivo. Una casella pronta invia 25-30 email di prospezione al giorno. Per 600 email al giorno, solleciti compresi, ti servono una ventina di caselle distribuite su cinque-otto domini.

Configurare ogni dominio

Un dominio di invio ha bisogno della stessa configurazione del tuo dominio principale, senza eccezioni:

1. record MX per ricevere le risposte (un dominio che non accetta risposte è un segnale molto negativo);
2. un record SPF che autorizza il server di invio;
3. una chiave DKIM pubblicata e realmente usata per firmare;
4. una policy DMARC, almeno "p=none".

Se questi ultimi tre punti ti sembrano poco chiari, la nostra guida SPF, DKIM e DMARC li spiega passo dopo passo. SmartOutbound verifica questi record ogni giorno per tutti i tuoi domini e ti segnala subito un problema.

Reindirizzare il dominio verso il tuo sito

È il passaggio più spesso dimenticato, eppure conta. Un prospect incuriosito, o un filtro antispam, a volte visiterà il dominio che ti ha scritto. Se finisce su una pagina di attesa dell'hosting, su un errore o su una pagina vuota, la fiducia crolla.

Configura un reindirizzamento permanente (codice 301) dal dominio di invio al tuo sito principale. La maggior parte degli hosting lo propone in pochi clic nella gestione del dominio. Verifica che funzioni sia in HTTPS che in HTTP, con e senza "www".

Cosa non fare

• usare un dominio per mascherare la tua identità: le tue email devono dire chiaramente chi sei, e la firma deve rimandare alla tua vera azienda;
• moltiplicare i domini per aggirare un problema di contenuto: se i tuoi messaggi sono percepiti come spam, i nuovi domini cadranno allo stesso modo, solo un po' più tardi;
• abbandonare un dominio senza capirne la causa: guarda i bounce, i reclami e il contenuto prima di passare al successivo.

Il nostro consiglio

Per un piccolo team che parte, due o tre domini secondari in .com o .it, vicini al marchio, con due o tre caselle nominali ciascuno, reindirizzati al sito principale e riscaldati tre settimane prima della prima campagna. Tieni il dominio principale per i tuoi scambi quotidiani e per i clienti.

SmartOutbound si collega alle caselle che possiedi già, presso qualsiasi hosting, e gestisce il warmup, il controllo dei DNS e la ripartizione degli invii tra i domini. Inizia con il mese di prova gratuita per vedere come si comportano i tuoi domini.