Email follow-up prospecting: berapa banyak, seberapa sering, dan apa yang ditulis

Saat menjalankan kampanye pertama, kita sering menunggu balasan email pertama dengan cemas. Balasannya sedikit. Kita pun menyimpulkan bahwa pesannya tidak berhasil, atau targetnya salah. Padahal dalam banyak kasus, waktunya saja yang terlalu cepat: sebagian besar balasan baru datang pada kontak kedua, ketiga, atau keempat.

Bukannya prospek berubah pikiran di antara dua email. Dia sedang rapat, cuti, atau tengah menangani urusan mendesak. Pesan pertama Anda terpendam di tumpukan. Follow-up mengangkatnya kembali, di saat dia mungkin punya dua menit luang.

Berapa banyak follow-up yang perlu dikirim?

Tiga sampai empat email secara total, termasuk email pertama, memberi keseimbangan yang baik. Kurang dari itu, Anda membiarkan peluang balasan terlewat. Lebih dari itu, hasilnya cepat menurun dan rasa kesal meningkat: email kelima atau keenam yang tidak dibalas lebih sering berakhir di folder spam daripada menghasilkan meeting, dan setiap kali masuk spam, reputasi alamat pengirim Anda ikut rusak.

Sekuens pendek yang ditulis dengan baik untuk daftar kontak yang tepat jauh lebih baik daripada sekuens panjang tak berujung yang memaksa masuk.

Berapa jeda antar email?

Beri ruang. Follow-up sehari setelah email pertama terkesan terlalu memaksa. Berikut ritme yang berhasil untuk sebagian besar target B2B:

• email 1: hari ke-0;
• follow-up 1: tiga sampai empat hari kemudian;
• follow-up 2: lima sampai tujuh hari setelah follow-up sebelumnya;
• follow-up 3, jika Anda membuatnya: satu sampai dua minggu kemudian.

Totalnya tersebar dalam dua sampai empat minggu. Kirim pada jam kerja prospek, hindari akhir pekan: email yang masuk Sabtu malam akan tenggelam di antara email-email Senin pagi.

Balas di thread yang sama

Follow-up yang efektif dikirim sebagai balasan email pertama, dengan subjek "Re:" dan pesan sebelumnya dikutip di bawahnya. Prospek bisa langsung melihat seluruh percakapan tanpa harus mengingat siapa Anda. Cara ini juga lebih natural: persis seperti yang dilakukan orang saat melakukan follow-up secara manual.

SmartOutbound mengirim follow-up dengan cara ini, dari alamat email yang sama dengan email pertama, dan menghentikan sekuens secara otomatis begitu prospek membalas, apa pun isi balasannya.

Setiap follow-up harus membawa sesuatu yang baru

Inilah aturan yang membuat perbedaan besar. "Saya izin menghubungi Anda lagi terkait pesan saya sebelumnya" bukanlah follow-up. Itu hanya pengingat, yang tidak memberi prospek alasan baru untuk membalas.

Setiap email dalam sekuens sebaiknya bisa dibaca sendiri dan menawarkan sudut pandang berbeda. Misalnya:

• follow-up 1, pelengkap: informasi konkret yang belum ada di email pertama, contoh klien, atau angka yang spesifik;
• follow-up 2, sudut lain: masalah kedua yang Anda selesaikan, atau masalah yang sama dilihat dari sisi pengambil keputusan lain;
• follow-up 3, penutup yang elegan: Anda menawarkan untuk berhenti menulis, sambil tetap membuka kemungkinan.

Contoh

Follow-up pertama yang melengkapi:

Claire, satu detail yang belum saya sampaikan: nomor-nomornya diverifikasi setiap bulan, dan Anda hanya membayar untuk kontak yang Anda ekspor. Untuk agensi yang baru mulai, ini sering jadi pembeda dibandingkan langganan tahunan. Apakah menurut Anda layak untuk ngobrol lima belas menit?

Follow-up kedua yang mengganti sudut pandang:

Claire, saya juga memikirkan tim konsultan Anda: ketika klien meminta tiga profil untuk minggu depan, waktu yang dihabiskan untuk mencari orang yang tepat untuk dihubungi langsung berdampak pada tenggat. Ini sering jadi titik yang membuat agensi yang bekerja sama dengan kami mulai bergerak. Jika bukan Anda yang menangani topik ini, sebaiknya saya bicara dengan siapa?

Follow-up terakhir yang menutup dengan rapi:

Claire, saya tidak akan memenuhi kotak masuk Anda lebih lama lagi. Jika topik ini muncul lagi saat pembukaan kantor Lyon, cukup balas pesan ini dan saya akan menghubungi Anda kembali. Selamat berakhir pekan.

Pesan terakhir ini sering mendapat balasan yang jujur dan cukup mengejutkan: "terima kasih, belum untuk sekarang, hubungi saya lagi bulan Maret". Itu informasi yang berharga.

Apa yang harus dilakukan tergantung balasannya?

Follow-up tidak pernah dikirim ke orang yang sudah membalas. Tapi tidak semua balasan ditangani dengan cara yang sama:

• prospek tertarik: balas secepatnya, idealnya dalam satu jam, dan tawarkan dua slot waktu yang spesifik;
• dia bukan orang yang tepat: ucapkan terima kasih dan tanyakan siapa yang sebaiknya dihubungi. Jika balasannya menyebut seorang rekan, kontak tersebut bisa masuk ke kampanye Anda dengan pembuka seperti "Rekan Anda menyarankan saya menghubungi Anda";
• dia sedang tidak di tempat: tunda sisa sekuens sampai dia kembali, jangan mengirim follow-up tanpa arah;
• dia menolak: hormati itu, jangan follow-up lagi. Reaktivasi yang halus, beberapa minggu kemudian, bisa dibenarkan jika situasinya mungkin sudah berubah, tapi tidak pernah jika dia meminta untuk tidak dihubungi lagi;
• dia meminta berhenti menerima email: hentikan segera, untuk semua kampanye Anda.

Kami bahas semua kasus ini secara rinci di artikel kami tentang mengelola balasan.

Kesalahan yang sering terjadi

• membuat prospek merasa bersalah: "Saya belum menerima kabar dari Anda...";
• memaksakan urgensi secara artifisial: "Penawaran berlaku sampai Jumat" untuk layanan yang tidak punya alasan untuk kedaluwarsa;
• mengganti subjek di setiap follow-up, yang memutus thread dan memberi kesan pengiriman massal baru;
• melakukan follow-up dari alamat email yang berbeda dari email pertama;
• tidak pernah berhenti.

Mengukur dampak follow-up

Perhatikan, untuk setiap tahap dalam sekuens, berapa banyak balasan yang dihasilkan. Jika follow-up ketiga tidak lagi menghasilkan hal positif dari beberapa ratus pengiriman, hapus saja. Jika follow-up pertama mendapat respons lebih baik daripada email pertama, sering kali sudut pandangnya layak dijadikan email pembuka. Artikel kami tentang indikator kampanye menjelaskan cara membaca angka-angka ini tanpa salah tafsir.

Untuk menulis sekuens Anda lebih cepat, SmartOutbound menyediakan penulisan lengkap (email pertama, follow-up, serta balasan otomatis untuk penolakan dan "bukan orang yang tepat") berdasarkan tujuan Anda, yang kemudian bisa Anda sesuaikan. Cobalah selama satu bulan, gratis.