Mengelola respons kampanye prospeksi: minat, penolakan, ketidakhadiran, dan kontak yang salah

Banyak yang membahas cara menulis email prospeksi, tetapi jauh lebih sedikit yang membahas apa yang harus dilakukan saat seseorang membalas. Padahal, di sinilah pertemuan bisa didapatkan atau hilang. Respons positif yang baru ditangani dua hari kemudian sering kali sudah kehilangan momentumnya. Balasan otomatis ketidakhadiran yang diabaikan terkadang menyembunyikan nama orang yang tepat untuk dihubungi. Dan permintaan berhenti berlangganan yang salah diterapkan bisa merusak reputasi.

Berikut cara menangani setiap jenis respons.

Kumpulkan semua di satu tempat

Dengan beberapa kotak pengirim, respons berdatangan dari berbagai tempat. Langkah pertama adalah menggabungkannya dalam satu tampilan, diurutkan berdasarkan jenis, lengkap dengan riwayat percakapan. Inilah fungsi kotak masuk terpadu SmartOutbound: semua respons dari semua kotak Anda, diklasifikasikan secara otomatis, dengan kemampuan membalas dari kotak yang tepat tanpa berpindah alat.

Klasifikasi otomatis menghemat banyak waktu, tetapi periksa secara berkala: respons yang ironis atau ambigu bisa salah dipahami.

"Ya, saya tertarik"

Ini respons yang Anda tunggu-tunggu. Tangani sebagai prioritas utama, jika memungkinkan dalam waktu satu jam. Minat seorang prospek itu rapuh: ia membalas Anda di sela-sela rapat, dan topik ini akan cepat tergeser oleh urusan yang lebih mendesak.

Balas dengan singkat dan permudah langkah berikutnya:

Terima kasih, Claire. Saya ingin mengajak Anda berbincang 15 menit, Kamis pukul 10.00 atau Jumat pukul 14.00. Jika keduanya tidak cocok, beri tahu saya waktu yang lebih sesuai dan saya akan menyesuaikan.

Menawarkan dua pilihan waktu yang spesifik lebih efektif daripada tautan kalender yang dikirim tanpa penjelasan, atau pertanyaan "kapan Anda tersedia?" yang memaksa prospek berpikir untuk Anda.

"Bukan saya, silakan hubungi..."

Respons yang berharga, tetapi sering diremehkan. Prospek memberi Anda nama orang yang tepat, bahkan terkadang alamatnya. Ucapkan terima kasih, lalu tulis kepada kontak baru tersebut dengan menyebutkan rekomendasinya:

Halo Marc, Claire Dubois menyarankan saya menghubungi Anda terkait perekrutan tim sales Anda.

Rekomendasi internal, sekecil apa pun, sepenuhnya mengubah cara pesan Anda diterima. SmartOutbound secara otomatis mengenali nama dan alamat tersebut dalam respons, lalu menambahkannya ke kampanye dengan pembuka ini sambil menunggu persetujuan Anda.

Jika prospek berkata "bukan saya" tanpa menyebut nama, balasan sopan yang menanyakan siapa yang menangani topik tersebut sering kali berhasil mendapatkan informasinya.

Balasan otomatis ketidakhadiran

Jumlahnya banyak, terutama pada masa libur sekolah. Ada dua hal yang perlu dilakukan:

• tunda urutan pengiriman hingga setelah tanggal kembali yang disebutkan, alih-alih mengirim ulang kepada orang yang tidak akan membacanya;
• baca pesannya: sering kali berisi nama dan alamat rekan yang bisa dihubungi jika ada keadaan mendesak. Rekan ini terkadang merupakan kontak yang lebih tepat daripada orang yang dituju sejak awal.

Waspadai balasan seperti "alamat ini sudah tidak aktif, silakan hubungi...". Balasan seperti ini menandakan orang tersebut sudah keluar dari perusahaan: hapus alamat lama dari daftar Anda, dan jika ada kontak baru yang disebutkan, hubungi dia.

"Tidak, terima kasih" dan "bukan sekarang"

Penolakan yang jelas harus dihormati. Berterima kasihlah secara singkat, tanpa berusaha berdebat, dan hentikan urutannya:

Terima kasih atas jawaban jujur Anda, Claire. Saya tidak akan menulis lagi tentang hal ini. Semoga sukses ke depannya.

"Bukan sekarang" berbeda: ini meninggalkan pintu terbuka. Catat periode yang disebutkan ("hubungi saya lagi pada Maret") dan jadwalkan pesan pada waktu tersebut. Reaktivasi ringan beberapa minggu kemudian dengan sudut pandang baru dapat diterima untuk orang yang berkata "bukan sekarang". Namun hal itu tidak berlaku bagi orang yang berkata "tidak" atau "jangan kirimi saya email lagi".

Permintaan berhenti berlangganan

"Hapus saya dari daftar Anda", "stop", "saya tidak ingin menerima email Anda lagi": permintaan ini harus segera diterapkan, untuk semua kampanye Anda, bukan hanya kampanye yang sedang berjalan. Tambahkan alamat tersebut ke daftar penolakan yang diperiksa sebelum setiap impor dan setiap pengiriman.

Tidak perlu membalas untuk mengonfirmasi, kecuali orang tersebut mengajukan pertanyaan. Dan jangan pernah berdebat: pesan seperti "sayang sekali, kami punya penawaran yang mungkin menarik untuk Anda" mengubah permintaan berhenti berlangganan yang sederhana menjadi keluhan.

Balasan yang kesal

Balasan seperti ini tetap datang, bahkan dengan targeting yang baik. Ada yang menegur Anda karena mengiriminya email, terkadang dengan nada keras. Tetap tenang: minta maaf secara singkat, pastikan Anda tidak akan mengiriminya lagi, dan terapkan permintaan berhenti berlangganan. Lalu tanyakan pada diri sendiri apakah respons ini mengungkap masalah yang lebih besar dalam targeting atau pesan Anda. Beberapa balasan kesal dalam satu kampanye yang sama adalah sinyal yang perlu ditanggapi dengan serius.

Pertanyaan

"Berapa harganya?", "Anda bekerja dengan siapa saja di industri kami?", "Apakah ini kompatibel dengan perangkat lunak kami?": pertanyaan adalah salah satu bentuk minat. Jawab dengan tepat, tanpa membanjiri prospek dengan informasi, dan akhiri dengan tawaran untuk berbincang. Jika jawabannya panjang, itu pertanda bahwa panggilan telepon akan lebih bermanfaat daripada email.

Tenggat waktu yang harus dipatuhi

• respons positif: dalam waktu satu jam, paling lambat di hari yang sama;
• pertanyaan: di hari yang sama;
• "kontak yang salah": tulis kepada kontak yang direkomendasikan dalam 24 hingga 48 jam, selama rekomendasinya masih segar;
• berhenti berlangganan: segera;
• penolakan: hentikan urutan segera, balasan opsional.

Mengukur kualitas respons

Tingkat respons secara keseluruhan mencampuradukkan semuanya: berhenti berlangganan, ketidakhadiran, penolakan, dan minat. Yang paling penting, perhatikan proporsi respons positif dan jumlah pertemuan yang didapat. Kampanye dengan tingkat respons 3% yang separuhnya positif lebih baik daripada kampanye dengan tingkat respons 8% yang sebagian besar balasannya kesal. Artikel kami tentang indikator membahas secara rinci cara membaca angka-angka ini.

Untuk mengotomatiskan penyortiran, deteksi rekan yang direkomendasikan, dan penghentian urutan begitu prospek membalas, coba SmartOutbound secara gratis. Anda tetap memegang kendali atas setiap balasan yang dikirim.