Personalisasi Email Prospeksi dengan AI Tanpa Terkesan Palsu

Ada dua cara untuk gagal mempersonalisasi email prospeksi. Yang pertama adalah sama sekali tidak mempersonalisasi dan mengirim teks yang sama ke 2.000 orang. Yang kedua, lebih baru, adalah menyerahkan personalisasi kepada AI tanpa rambu-rambu, lalu mengirim 2.000 pujian generik yang semua orang langsung kenali: "Saya sangat terkesan dengan perjalanan luar biasa Anda dan komitmen Anda terhadap inovasi."

Namun jika digunakan dengan benar, AI memungkinkan kita melakukan hal yang tidak sempat dikerjakan tim penjualan mana pun: membaca situs setiap prospek dan menarik satu kalimat yang tepat darinya. Berikut cara kami melakukannya.

Yang Dilakukan AI dengan Sangat Baik

Model bahasa saat ini sangat andal untuk satu tugas spesifik: membaca sebuah teks dan mengekstrak elemen yang paling relevan terkait pertanyaan tertentu. Di halaman beranda, halaman "Tentang Kami", atau berita perusahaan, mereka dengan cepat menemukan:

• pembukaan kantor cabang, peluncuran produk, pendanaan yang baru diumumkan;
• lowongan yang sedang dibuka untuk posisi yang berkaitan dengan penawaran Anda;
• posisi khusus ("spesialis perusahaan keluarga", "hanya di sektor konstruksi");
• segmen pelanggan atau wilayah geografis tertentu.

Mereka juga mampu menilai, berdasarkan elemen-elemen tersebut, apakah perusahaan itu cocok dengan target Anda. Itulah yang dilakukan fitur penilaian prospek di SmartOutbound: setiap kontak menerima skor relevansi, sehingga Anda bisa menyingkirkan kontak yang tidak seharusnya masuk kampanye bahkan sebelum mulai menulis.

Yang Dilakukan AI dengan Buruk

Tanpa instruksi, AI cenderung:

• menyanjung: ia memuji, mengagumi, memberi salam, yang langsung terasa palsu sejak kali kedua;
• menggeneralisasi: "perusahaan Anda yang inovatif", "pendekatan yang berfokus pada pelanggan", frasa yang bisa berlaku untuk siapa saja;
• mengarang: jika situs tidak menyebut hal menarik apa pun, ia mengisi kekosongan dengan detail yang terdengar masuk akal tetapi salah. Ini cacat yang paling berbahaya;
• menulis panjang: tiga kalimat padahal satu saja cukup;
• memakai gaya yang mudah dikenali: beberapa pola kalimat, tanda baca yang terlalu rapi, antusiasme yang terus-menerus langsung membocorkan teks hasil generasi.

Tantangannya adalah menghilangkan kebiasaan-kebiasaan itu darinya.

Menyusun Pembuka: Satu Kalimat, Satu Fakta

Instruksi yang kami berikan kepada AI terangkum dalam beberapa aturan:

1. satu kalimat, 15 sampai 25 kata;
2. berdasarkan satu fakta yang spesifik dan bisa diverifikasi yang ditemukan di situs prospek;
3. fakta itu berkaitan dengan penawaran dan masalah yang kita selesaikan;
4. tanpa pujian, tanpa kata sifat yang memuji;
5. jika tidak ada yang relevan ditemukan, ia tidak boleh mengarang: lebih baik pembuka yang lebih umum tentang industrinya, atau tanpa pembuka sama sekali.

Bandingkan:

Selamat atas pertumbuhan yang luar biasa dan komitmen Anda yang mengagumkan terhadap pelanggan.

Saya melihat Anda membuka kantor cabang di Bordeaux pada bulan Maret dan tiga posisi konsultan sudah dipasang di sana.

Yang pertama bisa ditujukan kepada perusahaan mana pun. Yang kedua hanya cocok untuk perusahaan itu, dan secara alami menyiapkan kelanjutan email.

Dari Mana AI Harus Mencari?

Situs web perusahaan adalah sumber yang paling andal dan paling mudah dimanfaatkan: bersifat publik, ditulis oleh perusahaan itu sendiri, dan jarang menyesatkan soal bisnisnya. Halaman yang paling berguna adalah beranda, "Tentang Kami", lowongan kerja, dan berita.

Informasi pribadi tentang penerima (perjalanan kariernya, publikasinya, kehidupan pribadinya) harus ditangani dengan jauh lebih hati-hati. Pembuka tentang perusahaan dipersepsikan sebagai kerja yang serius. Pembuka tentang orangnya bisa cepat terasa mengganggu privasi.

Memeriksa Ulang dalam Skala Besar

AI menulis dengan cepat. Kadang ia keliru. Satu-satunya penangkalnya adalah pemeriksaan ulang, setidaknya di awal kampanye. Di SmartOutbound, mode kopilot menampilkan setiap email pertama sebelum dikirim, lengkap dengan pembukanya, dan Anda bisa menyetujui, memperbaiki, atau menyingkirkan kontaknya. Dalam praktiknya, setelah sekitar lima puluh persetujuan, Anda sudah punya gambaran yang sangat jelas tentang kualitas pembuka dalam kampanye:

• jika hampir semuanya tepat, Anda bisa menyetujui secara batch;
• jika beberapa pembuka terasa canggung, biasanya target atau tujuannya yang kurang tergambarkan dengan baik, dan lebih baik memperbaiki instruksinya daripada memeriksa setiap pesan.

Perhatikan secara khusus kesalahan nama (AI bisa salah mengeja nama perusahaan yang dibacanya dari logo atau judul), informasi yang sudah kedaluwarsa (acara tahun lalu yang disajikan sebagai peristiwa terkini), dan pembuka yang terlalu mirip satu sama lain.

Ciri-ciri yang Membocorkan Email Tulisan Mesin

Prospek Anda semakin sering menerima email hasil generasi. Mereka sudah mengembangkan kepekaan yang tajam. Hindari:

• pembukaan yang berlebihan dan pujian;
• kata-kata yang tidak pernah diucapkan sales secara lisan: "wajib dimiliki", "pengungkit sejati", "terus berkembang";
• daftar tiga poin yang selalu muncul;
• tanda pisah panjang yang dipakai sebagai tanda baca di setiap kalimat;
• kesimpulan yang merangkum apa yang baru saja dikatakan;
• tanda tangan generik tanpa nama depan atau kontak yang benar-benar ada.

Ujian terbaik tetap membaca email itu dengan suara keras. Jika Anda tidak akan mengatakannya kepada prospek lewat telepon, jangan tulis.

AI untuk Seluruh Sekuens

Pembuka hanyalah sebagian dari pekerjaan. AI juga bisa mengusulkan versi pertama dari seluruh sekuens berdasarkan situs Anda dan tujuan kampanye, menyortir balasan (tertarik, tidak tertarik, sedang tidak ada, bukan orang yang tepat, berhenti berlangganan), dan menemukan dalam balasan otomatis nama rekan yang perlu dihubungi. AI menghemat waktu berjam-jam, asalkan keputusan akhir tetap di tangan Anda: Andalah yang memeriksa ulang, menyetujui, dan meluncurkan.

Untuk menulis email pertama yang baik, struktur lebih penting daripada alatnya: panduan email pertama kami menguraikannya. Untuk melihat personalisasi bekerja pada prospek Anda sendiri, buat akun gratis: uji coba mencakup 1.000 prospek yang diproses oleh AI.