Mengapa email prospek Anda masuk ke folder spam (dan cara memperbaikinya)

Email Anda terkirim, tidak ada yang gagal terkirim, tetapi tidak ada seorang pun yang membalas. Lalu seorang prospek yang Anda kenal memberi tahu bahwa ia menemukan pesan Anda di folder spam. Ini salah satu masalah paling menjengkelkan dalam prospek lewat email, karena tidak terlihat: tidak ada alat yang memberi tahu Anda bahwa sebuah email masuk ke folder spam penerimanya.

Kabar baiknya, penyebabnya hampir selalu sama, dan bisa diperiksa dalam urutan yang logis.

Cara mengetahui apakah Anda masuk spam

Karena penerima tidak akan memberi tahu Anda, hal ini perlu diukur dengan cara lain:

• tingkat keterkiriman ke kotak masuk pada warmup: jika akun email Anda bergabung dalam jaringan warmup, Anda tahu persis berapa persen pesannya yang sampai ke kotak masuk akun lain. Ini indikator paling andal;
• uji kirim ke alamat email Anda sendiri: kirim email kampanye Anda ke alamat Gmail dan Outlook pribadi, lalu lihat ke mana email itu masuk;
• uji konten melalui layanan seperti mail-tester, yang memberi skor dan mencantumkan masalah teknis;
• penurunan drastis tingkat balasan pada kampanye yang sebelumnya berjalan baik.

Penurunan mendadak jarang disebabkan oleh isi pesan itu sendiri. Hampir selalu itu pertanda masalah reputasi atau konfigurasi.

Penyebab 1: autentikasi

Ini hal pertama yang perlu diperiksa, karena paling mudah diperbaiki. SPF yang tidak ada atau ganda, kunci DKIM yang salah dipublikasikan, DMARC yang belum dipasang, sudah cukup membuat pesan Anda difilter oleh Gmail, Yahoo, dan Outlook, yang kini mewajibkan ketiganya. Periksa juga keselarasan domainnya: domain yang menandatangani pesan harus sama dengan domain pada alamat pengirim.

Semuanya dijelaskan dalam panduan SPF, DKIM, dan DMARC kami. Di SmartOutbound, catatan DNS ini diperiksa setiap hari untuk semua domain Anda.

Penyebab 2: domain atau akun email yang terlalu baru

Domain yang baru dibeli sepuluh hari lalu, akun email yang langsung mengirim 50 email di minggu pertama: filter melihat profil seperti ini pada para spammer. Solusinya sudah diketahui, tetapi butuh kesabaran: warmup selama dua sampai empat minggu dan peningkatan volume secara bertahap.

Penyebab 3: volume dan ritme

Bahkan akun email lama yang konfigurasinya baik akhirnya bisa difilter jika mengirim terlalu banyak dan terlalu cepat. Sinyal yang perlu diwaspadai:

• volume harian yang tiba-tiba berlipat dua;
• pengiriman bertubi-tubi setiap beberapa detik;
• pengiriman pada malam hari atau akhir pekan, yang bertentangan dengan aktivitas normal pengirim;
• akun email yang tidak pernah menerima balasan tetapi mengirim sangat banyak.

Jaga di kisaran 25 sampai 30 email prospek per hari per akun email, beri jeda beberapa menit dengan sedikit ketidakaturan, dan bagi volumenya ke beberapa akun daripada memaksakan satu akun saja.

Penyebab 4: alamat email tidak valid

Setiap email yang dikirim ke alamat yang tidak ada akan gagal terkirim. Di atas beberapa persen bounce, penyedia layanan email menilai Anda tidak mengenal penerima Anda, dan itulah ciri khas pengiriman massal tanpa izin.

Periksa daftar Anda sebelum mengirim (sintaks, domain yang benar-benar ada, server penerima), singkirkan alamat sekali pakai, dan jangan pakai ulang file lama tanpa pemeriksaan. Alamat yang tidak valid harus dihapus permanen setelah bounce pertama. SmartOutbound melakukan pemeriksaan ini saat impor dan tepat sebelum setiap email pertama, serta otomatis menghentikan kampanye jika tingkat bounces-nya melebihi 5%.

Penyebab 5: keluhan

Ketika penerima mengklik "Laporkan sebagai spam", itu sinyal paling serius. Gmail meminta pengirim menjaga tingkat keluhan di bawah 0,3% dan menyarankan untuk menargetkan kurang dari 0,1%. Dalam prospek lewat email, di mana penerima tidak pernah meminta pesan Anda, ambang tersebut cepat tercapai jika penargetannya salah.

Untuk menekan keluhan:

• kirim hanya kepada orang-orang yang memang relevan dengan pesan Anda;
• sertakan tautan berhenti berlangganan yang jelas di setiap email, dan langsung terapkan saat ada yang berhenti berlangganan. Prospek yang tidak menemukan cara berhenti berlangganan akan mengklik "spam";
• tambahkan header berhenti berlangganan sekali klik, yang memunculkan tombol "Berhenti berlangganan" di Gmail dan layanan email lain;
• hentikan sekuens pada tanda ketidaknyamanan pertama.

Penyebab 6: konten

Konten tidak sepenting yang orang kira, tetapi tetap berpengaruh. Elemen yang paling berpengaruh:

• beberapa tautan, terutama yang dipendekkan atau mengarah ke domain berbeda;
• gambar, terlebih lagi email yang seluruhnya berupa gambar;
• lampiran;
• format HTML yang berat, sehingga terlihat seperti newsletter;
• kata-kata kapital, tanda seru yang berulang, janji berangka yang berlebihan.

Email prospek sebaiknya terlihat seperti email yang ditulis langsung oleh seseorang: teks sederhana, singkat, tanpa tautan di pesan pertama. Untuk strukturnya, lihat panduan email pertama kami.

Penyebab 7: reputasi ekstensi domain dan domain

Beberapa ekstensi domain (.shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd khususnya) begitu banyak dipakai spammer sehingga filter sudah mencurigainya sejak awal. Jika akun email Anda di domain seperti itu jauh lebih sering masuk folder spam dibanding yang lain, itu bukan sekadar perasaan. Artikel kami tentang domain khusus menjelaskan cara memilihnya.

Rencana perbaikan, berurutan

Jika Anda menduga email Anda masuk spam, lakukan ini:

1. hentikan sementara kampanye pada akun email yang bermasalah, tetapi biarkan warmup tetap aktif;
2. periksa autentikasi SPF, DKIM, dan DMARC setiap domain;
3. lihat tingkat bounce pada pengiriman terakhir dan bersihkan daftar;
4. bandingkan akun email satu dengan yang lain: jika hanya satu yang bermasalah, kemungkinan akun itu atau domainnya; jika semua, berarti konten atau daftarnya;
5. sederhanakan pesan: hapus tautan, gambar, dan format;
6. mulai lagi perlahan, 5 atau 10 email per hari, dan tambah volumenya hanya ketika tingkat keterkiriman ke kotak masuk sudah kembali di atas 90%.

Perkirakan satu sampai tiga minggu untuk memulihkan reputasi yang baik. Memaksakan pengiriman selama masa itu hanya akan memperburuk keadaan.

Mencegah lebih baik daripada mengobati

Sebagian besar penyebab di atas bisa dicegah dengan pengaturan sederhana, diterapkan sejak awal dan dijaga konsisten: autentikasi terverifikasi, warmup permanen, volume dibatasi, daftar diperiksa, berhenti berlangganan langsung diproses. Fondasi inilah yang diterapkan SmartOutbound secara default pada semua akun email Anda. Mulai gratis dan pantau kesehatan akun email Anda sejak minggu pertama.