प्रॉस्पेक्टिंग कैंपेन के जवाबों को संभालना: रुचि, मना करना, अनुपस्थिति और गलत व्यक्ति

प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल कैसे लिखें, इस पर बहुत बात होती है, लेकिन जब कोई जवाब देता है तो क्या करें, इस पर कहीं कम। जबकि मीटिंग यहीं जीती या हारी जाती हैं। किसी सकारात्मक जवाब पर दो दिन बाद काम करने से अक्सर रुचि ठंडी पड़ जाती है। अनदेखा किया गया अनुपस्थिति का ऑटोमैटिक जवाब कई बार छिपाए रहता है कि सही व्यक्ति कौन है जिससे संपर्क करना चाहिए। और अनसब्सक्राइब के अनुरोध को ठीक से लागू न करना प्रतिष्ठा के लिए महँगा पड़ सकता है।

यहाँ हर तरह के जवाब को संभालने का तरीका दिया गया है।

सब कुछ एक ही जगह इकट्ठा करें

कई भेजने वाले मेलबॉक्स होने पर जवाब हर तरफ़ से आते हैं। सबसे पहला काम यह है कि उन्हें एक ही जगह पर इकट्ठा किया जाए, तरह के हिसाब से छाँटकर, बातचीत के इतिहास के साथ। SmartOutbound के यूनिफ़ाइड इनबॉक्स की यही भूमिका है: आपके सभी मेलबॉक्स के सारे जवाब, अपने आप वर्गीकृत, और सही मेलबॉक्स से जवाब देने की सुविधा, बिना कोई दूसरा टूल खोले।

अपने आप होने वाला वर्गीकरण बहुत समय बचाता है, लेकिन इसे समय-समय पर जाँचते रहें: कोई व्यंग्यपूर्ण या अस्पष्ट जवाब गलत समझा जा सकता है।

"हाँ, मुझे इसमें दिलचस्पी है"

यही वह जवाब है जिसका आपको इंतज़ार था। इसे सबसे पहले निपटाएँ, हो सके तो एक घंटे के भीतर। किसी प्रॉस्पेक्ट की रुचि नाज़ुक होती है: उसने आपको दो मीटिंग के बीच जवाब दिया है, और यह विषय जल्दी ही उसकी ज़रूरी चीज़ों के पीछे चला जाएगा।

छोटा जवाब दें और आगे का काम आसान बनाएँ:

धन्यवाद क्लेयर। मैं 15 मिनट की बातचीत का सुझाव देता हूँ, गुरुवार सुबह 10 बजे या शुक्रवार दोपहर 2 बजे। अगर इनमें से कोई भी समय आपको ठीक न लगे, तो जो सुविधाजनक हो बताइए, मैं उसके हिसाब से चलूँगा।

दो तय समय बताना, बिना कुछ लिखे भेजे गए कैलेंडर लिंक से, या "आपको कब समय ठीक रहेगा?" जैसे सवाल से बेहतर काम करता है, जिसमें प्रॉस्पेक्ट को आपकी जगह सोचना पड़ता है।

"यह मैं नहीं हूँ, इनसे बात करें..."

एक बहुमूल्य जवाब, जिसे अक्सर कम आँका जाता है। प्रॉस्पेक्ट आपको सही व्यक्ति का नाम बता देता है, कई बार उसका पता भी। उसे धन्यवाद दें, और फिर उस नए संपर्क को लिखें, साथ में उस सिफ़ारिश का ज़िक्र करें:

नमस्ते मार्क, क्लेयर ड्यूबोआ ने मुझे आपके सेल्स टीम की भर्ती के बारे में आपको लिखने की सलाह दी थी।

भीतर से मिली सिफ़ारिश, चाहे कितनी भी मामूली हो, संदेश के पहुँचने का तरीका पूरी तरह बदल देती है। SmartOutbound जवाबों में इन नामों और पतों को अपने आप पहचान लेता है और आपकी मंज़ूरी का इंतज़ार करते हुए, उसी सिफ़ारिश वाली बात के साथ उन्हें कैंपेन में जोड़ देता है।

अगर प्रॉस्पेक्ट "यह मैं नहीं हूँ" कहता है लेकिन कोई नाम नहीं देता, तो विनम्रता से यह पूछने पर कि इस विषय को कौन देखता है, अक्सर जानकारी मिल जाती है।

अनुपस्थिति के ऑटोमैटिक जवाब

ऐसे जवाब बहुत आते हैं, ख़ासकर स्कूल की छुट्टियों के दौरान। दो काम करने हैं:

• सीक्वेंस को आगे बढ़ा दें बताई गई वापसी की तारीख़ के बाद, बजाय किसी ऐसे व्यक्ति को फिर से मेल भेजने के जो उसे पढ़ेगा ही नहीं;
• संदेश पढ़ें: उसमें अक्सर किसी ऐसे सहकर्मी का नाम और पता होता है जिससे ज़रूरत पड़ने पर संपर्क किया जा सकता है। यह सहकर्मी कई बार शुरू में निशाना बनाए गए व्यक्ति से बेहतर जवाबदेने वाला साबित होता है।

"यह पता अब सक्रिय नहीं है, अब यहाँ संपर्क करें..." जैसे जवाबों से सावधान रहें। ये कंपनी से किसी के जाने का संकेत देते हैं: पुराने पते को अपनी सूचियों से हटा दें और अगर कोई नया संपर्क बताया गया है, तो उसे लिखें।

"नहीं धन्यवाद" और "अभी नहीं"

स्पष्ट मना करने का सम्मान करना चाहिए। संक्षेप में धन्यवाद दें, बहस करने की कोशिश न करें, और सीक्वेंस रोक दें:

आपके स्पष्ट जवाब के लिए धन्यवाद, क्लेयर। मैं इस विषय पर आपको और नहीं लिखूँगा। आपका दिन शुभ हो।

"अभी नहीं" कुछ अलग है: यह दरवाज़ा खुला छोड़ता है। जो समय बताया गया है उसे नोट कर लें ("मार्च में मुझसे फिर संपर्क करें") और उस समय के लिए एक संदेश तय कर दें। किसी ऐसे व्यक्ति के लिए, जिसने "अभी नहीं" कहा है, कई हफ़्ते बाद एक नए नज़रिए के साथ हल्का-फुल्का दोबारा संपर्क करना ठीक है। लेकिन जिसने "नहीं" कहा है या "मुझे और मत लिखिए" कहा है, उसके लिए यह ठीक नहीं है।

अनसब्सक्राइब के अनुरोध

"मुझे अपनी सूची से हटा दें", "स्टॉप", "मुझे आपके ईमेल और नहीं चाहिए": यह अनुरोध तुरंत लागू होना चाहिए, और आपके सभी कैंपेन पर, सिर्फ़ चालू वाले पर नहीं। उस पते को एक ऐसी सूची में डालें जिसे हर आयात और हर भेजने से पहले देखा जाए।

पुष्टि के लिए जवाब देना ज़रूरी नहीं, हाँ, अगर व्यक्ति कोई सवाल पूछता है तो बात अलग है। और कभी बहस न करें: "अफ़सोस है, हमारे पास एक ऑफ़र था जो आपके काम का हो सकता था" जैसा संदेश एक साधारण अनसब्सक्राइब को शिकायत में बदल देता है।

झुँझलाहट भरे जवाब

अच्छे टारगेटिंग के साथ भी ऐसे जवाब आते हैं। कोई आपको लिखने के लिए डाँट लगाता है, कभी-कभी सख़्त लहज़े में। शांत रहें: संक्षेप में माफ़ी माँगें, पुष्टि करें कि आप उसे और नहीं लिखेंगे, और अनसब्सक्राइब लागू करें। फिर सोचें कि क्या यह जवाब आपकी टारगेटिंग या आपके संदेश में किसी बड़ी समस्या की ओर इशारा करता है। एक ही कैंपेन पर कई झुँझलाहट भरे जवाब आना एक ऐसा संकेत है जिसे गंभीरता से लेना चाहिए।

सवाल

"इसकी कीमत क्या है?", "हमारे क्षेत्र में आप किनके साथ काम करते हैं?", "क्या यह हमारे सॉफ़्टवेयर के साथ चलेगा?": सवाल रुचि का ही एक रूप है। सटीक जवाब दें, प्रॉस्पेक्ट को जानकारी से डुबोएँ नहीं, और अंत में बातचीत का सुझाव दें। अगर जवाब लंबा होने वाला है, तो यह संकेत है कि ईमेल से ज़्यादा एक कॉल काम आएगी।

ध्यान रखने योग्य समय-सीमाएँ

• सकारात्मक जवाब: एक घंटे के भीतर, देर से देर उसी दिन;
• सवाल: उसी दिन;
• "गलत व्यक्ति": सिफ़ारिश किए गए संपर्क को 24 से 48 घंटे के भीतर लिखें, जब तक सिफ़ारिश ताज़ा है;
• अनसब्सक्राइब: तुरंत;
• मना करना: सीक्वेंस तुरंत रोक दें, जवाब देना वैकल्पिक है।

जवाबों की गुणवत्ता मापना

कुल रिस्पॉन्स रेट सब कुछ मिला देता है: अनसब्सक्राइब, अनुपस्थिति, मना करना और रुचि। ख़ासकर सकारात्मक जवाबों का हिस्सा और मिली मीटिंग की संख्या देखें। 3% जवाब वाला ऐसा कैंपेन, जिनमें आधे सकारात्मक हों, 8% जवाब वाले ऐसे कैंपेन से बेहतर है जिनमें ज़्यादातर जवाब झुँझलाहट भरे हों। संकेतकों पर हमारा लेख बताता है कि इन आँकड़ों को कैसे समझें।

छँटाई, सिफ़ारिश किए गए सहकर्मियों की पहचान और प्रॉस्पेक्ट के जवाब देते ही सीक्वेंस रोकने को अपने आप करने के लिए, SmartOutbound मुफ़्त में आज़माएँ। भेजे गए हर जवाब पर नियंत्रण आपके हाथ में रहता है।