Sähköpostiprospektion seurantaviestit: kuinka monta, millä tahdilla ja mitä kirjoittaa

Kun ensimmäistä kampanjaa käynnistetään, ensimmäisen sähköpostin vastauksia seurataan hermostuneesti. Niitä tulee vähän. Siitä vedetään helposti johtopäätös, ettei viesti toimi tai että kohdeyleisö on väärä. Monessa tapauksessa kyse on yksinkertaisesti siitä, että on liian aikaista: iso osa vastauksista tulee vasta toisella, kolmannella tai neljännellä yhteydenotolla.

Kyse ei ole siitä, että prospekti muuttaisi mieltään sähköpostien välissä. Hän oli kokouksessa, lomalla tai keskellä kiireellistä työtehtävää. Ensimmäinen viestisi hautautui muiden alle. Seurantaviesti nostaa sen uudelleen esiin hetkellä, jolloin hänellä ehkä on pari minuuttia aikaa.

Kuinka monta seurantaviestiä kannattaa lähettää?

Kolme tai neljä sähköpostia yhteensä, ensimmäinen mukaan lukien, on hyvä tasapaino. Sitä pienemmällä määrällä jätät vastauksia pöydälle. Sitä suuremmalla määrällä tuotto laskee nopeasti ja ärsytys kasvaa: viides tai kuudes vastaamaton sähköposti päätyy useammin roskapostiin kuin tuottaa tapaamisen, ja jokainen roskapostimerkintä heikentää lähettäjän mainetta.

Parempi lyhyt ja hyvin kirjoitettu sarja hyvin valitulle listalle kuin loputon sarja, jolla yritetään väkisin päästä perille.

Kuinka pitkiä aikavälejä sähköpostien väliin?

Anna hengähdystauko. Seurantaviesti heti seuraavana päivänä ensimmäisen sähköpostin jälkeen vaikuttaa tungettelevalta. Tässä tahti, joka toimii useimmille B2B-kohderyhmille:

• sähköposti 1: päivä 0;
• seurantaviesti 1: kolme tai neljä päivää myöhemmin;
• seurantaviesti 2: viidestä seitsemään päivää edellisen jälkeen;
• seurantaviesti 3, jos sellaisen lähetät: yhdestä kahteen viikkoa myöhemmin.

Koko sarja jakautuu kahdelle tai neljälle viikolle. Lähetä prospektin työaikana ja vältä viikonloppua: lauantai-iltana saatu sähköposti hukkuu maanantaiaamun viestien alle.

Vastaa samassa ketjussa

Tehokas seurantaviesti lähetetään vastauksena ensimmäiseen sähköpostiin niin, että aiheena on ”Re:” ja edellinen viesti lainataan alle. Prospekti näkee koko vaihdon yhdellä silmäyksellä eikä hänen tarvitse muistella, kuka olet. Se on myös luonnollisempaa: juuri näin tekisi joku, joka lähettää seurantaviestin käsin.

SmartOutbound lähettää seurantaviestit tällä tavalla samasta postilaatikosta kuin ensimmäisen sähköpostin ja lopettaa sarjan automaattisesti heti, kun prospekti vastaa, riippumatta siitä, millainen vastaus on.

Jokaisen seurantaviestin on tuotava jotain lisää

Se on sääntö, jolla on todella merkitystä. ”Palaan vielä aiempaan viestiini” ei ole seurantaviesti. Se on muistutus, joka ei anna prospektille mitään uutta syytä vastata.

Jokainen sarjan sähköposti pitäisi pystyä lukemaan itsenäisesti, ja sen pitäisi tarjota eri näkökulma. Esimerkiksi:

• seurantaviesti 1, täydennys: konkreettinen tieto, joka ensimmäisestä sähköpostista puuttui, asiakasesimerkki tai tarkka luku;
• seurantaviesti 2, toinen näkökulma: toinen ongelma, jonka ratkaiset, tai sama ongelma toisen keskustelukumppanin näkökulmasta;
• seurantaviesti 3, tyylikäs lopetus: ehdotat, että et enää kirjoita, mutta jätät oven auki.

Esimerkkejä

Ensimmäinen seurantaviesti, joka täydentää:

Claire, en tarkentanut erästä yksityiskohtaa: numerot tarkistetaan joka kuukausi, ja maksat vain viemistäsi kontakteista. Aloittelevalle agentuurille juuri tämä on usein ratkaiseva ero vuositilaukseen verrattuna. Kannattaisiko asiaa käydä läpi viidentoista minuutin puhelussa?

Toinen seurantaviesti, joka vaihtaa näkökulmaa:

Claire, ajattelen myös konsulttejanne: kun asiakas pyytää kolmea profiilia seuraavalle viikolle, oikeiden soitettavien henkilöiden etsimiseen kuluva aika vaikuttaa suoraan aikatauluihin. Juuri tämä on usein se kohta, joka saa agentuurit, joiden kanssa työskentelemme, liikkeelle. Jos tämä asia ei ole sinun vastuullasi, kenelle minun kannattaisi puhua?

Viimeinen seurantaviesti, joka lopettaa siististi:

Claire, en aio täyttää postilaatikkoasi sen pidempään. Jos asia tulee uudelleen ajankohtaiseksi, kun Lyonin toimipisteen avaaminen lähestyy, vastaa vain tähän viestiin, niin otan sinuun uudelleen yhteyttä. Hyvää loppuviikkoa.

Tämä viimeinen viesti saa usein yllättävän suoria vastauksia: ”kiitos, ei nyt, ota yhteyttä uudelleen maaliskuussa”. Se on arvokasta tietoa.

Miten eri vastauksiin kannattaa reagoida?

Seurantaviestiä ei koskaan lähetetä henkilölle, joka on jo vastannut. Kaikkia vastauksia ei kuitenkaan käsitellä samalla tavalla:

• prospekti on kiinnostunut: vastaa nopeasti, mieluiten tunnin kuluessa, ja ehdota kahta täsmällistä ajankohtaa;
• hän ei ole oikea henkilö: kiitä häntä ja kysy, keneen kannattaa olla yhteydessä. Jos hän mainitsee vastauksessaan kollegan, tämä kontakti voidaan lisätä kampanjaasi avauksella ”N.N. suositteli, että otan sinuun yhteyttä”;
• hän on poissa: siirrä sarjan seuraavat vaiheet hänen paluunsa jälkeen sen sijaan, että lähettäisit seurantaviestejä turhaan;
• hän sanoo ei: kunnioita sitä äläkä lähetä seurantaviestiä. Kevyt uudelleenaktivointi useita viikkoja myöhemmin voi olla perusteltua, jos tilanne on voinut muuttua, mutta ei koskaan silloin, jos hän on pyytänyt, ettei häneen enää oteta yhteyttä;
• hän pyytää, ettei enää saa sähköposteja: lopeta välittömästi ja kaikissa kampanjoissasi.

Käsittelemme kaikki nämä tapaukset tarkemmin vastausten hallintaa käsittelevässä artikkelissamme.

Tyypilliset virheet

• prospektin syyllistäminen: ”En ole saanut sinulta vastausta...”;
• keinotekoisen kiireen luominen: ”Tarjous voimassa perjantaihin asti” palvelulle, jolla ei ole mitään syytä päättyä;
• aiheen vaihtaminen jokaisessa seurantaviestissä, mikä katkaisee ketjun ja antaa vaikutelman uudesta massalähetyksestä;
• seurantaviestin lähettäminen eri postilaatikosta kuin ensimmäisen sähköpostin;
• lopettamatta jättäminen.

Seurantaviestien vaikutuksen mittaaminen

Tarkastele jokaisen sarjan vaiheen kohdalla, kuinka monta vastausta se tuottaa. Jos kolmas seurantaviesti ei tuota enää mitään positiivista useiden satojen lähetysten jälkeen, poista se. Jos ensimmäinen seurantaviesti saa paremman vastausprosentin kuin ensimmäinen sähköposti, sen näkökulma kannattaisi usein nostaa kärkeen. Kampanjan mittareita käsittelevä artikkelimme kertoo, miten näitä lukuja kannattaa tulkita oikein.

Jotta voisit kirjoittaa sarjasi nopeammin, SmartOutbound tarjoaa täyden luonnoksen (ensimmäinen sähköposti, seurantaviestit sekä automaattiset vastaukset kieltäytymisiin ja ”väärän yhteyshenkilön” tilanteisiin) tavoitteesi pohjalta, ja voit muokata sitä sen jälkeen. Kokeile sitä kuukauden ajan maksutta.