ইমেইল আউটরিচ ফলো-আপ: কতবার, কী ছন্দে, আর কী লিখবেন

প্রথম ক্যাম্পেইন চালু করার সময় আমরা প্রায়ই অধীর আগ্রহে প্রথম ইমেইলের উত্তর খুঁজি। উত্তর আসে খুব কম। তখন মনে হয় বার্তাটা কাজ করছে না, বা টার্গেট ঠিক নেই। কিন্তু অনেক ক্ষেত্রেই আসল কারণটা সহজ: এখনো সময় হয়নি। উত্তরগুলোর বড় একটা অংশ আসে দ্বিতীয়, তৃতীয় বা চতুর্থ বার যোগাযোগ করার পর।

এর মানে এই নয় যে দুটি ইমেইলের মাঝে প্রসপেক্ট মত বদলে ফেলেন। তিনি হয়তো মিটিংয়ে ছিলেন, ছুটিতে ছিলেন, বা কোনো জরুরি কাজে ডুবে ছিলেন। আপনার প্রথম বার্তাটা স্তূপের নিচে চলে গেছে। ফলো-আপ সেটাকে আবার উপরে তুলে আনে, ঠিক যখন তাঁর হয়তো দুই মিনিট সময় আছে।

কতগুলো ফলো-আপ পাঠাবেন?

মোট তিন থেকে চারটি ইমেইল, প্রথমটিসহ, ভালো একটা ভারসাম্য তৈরি করে। এর কম হলে কিছু উত্তর টেবিলেই পড়ে থাকে। এর বেশি হলে লাভ দ্রুত কমতে শুরু করে আর বিরক্তিভাব বাড়ে: উত্তর না পাওয়া পঞ্চম বা ষষ্ঠ ইমেইল প্রায়ই অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরির বদলে স্প্যামে চলে যায়, আর প্রতিবার স্প্যামে চলে যাওয়া আপনার ইমেইল ঠিকানার সুনাম ক্ষুণ্ণ করে।

ভালোভাবে বাছাই করা তালিকায় সুন্দরভাবে লেখা ছোট একটা সিকোয়েন্স অনেক ভালো, জোর করে দরজা ভাঙতে চাওয়া এক অশেষ সিকোয়েন্সের চেয়ে।

ইমেইলগুলোর মাঝে কত বিরতি?

একটু ফাঁক রাখুন। প্রথম ইমেইলের ঠিক পরদিন ফলো-আপ পাঠালে জোরাজুরি মনে হয়। বেশিরভাগ B2B টার্গেটের ক্ষেত্রে কাজ করে এমন একটি ছন্দ:

• ইমেইল ১: দিন ০;
• ফলো-আপ ১: তিন থেকে চার দিন পর;
• ফলো-আপ ২: আগেরটার পাঁচ থেকে সাত দিন পর;
• ফলো-আপ ৩, যদি একটা পাঠান: এক থেকে দুই সপ্তাহ পর।

পুরোটা ছড়িয়ে থাকে দুই থেকে চার সপ্তাহে। প্রসপেক্টের অফিস সময়ে পাঠান, সপ্তাহান্ত এড়িয়ে: শনিবার রাতে পাওয়া ইমেইল সোমবার সকালের ইমেইলের ভিড়ে হারিয়ে যাবে।

একই থ্রেডে উত্তর দিন

একটা কার্যকর ফলো-আপ পাঠানো হয় প্রথম ইমেইলের জবাবে, "Re:" বিষয় দিয়ে আর আগের বার্তাটা নিচে উদ্ধৃত করে। প্রসপেক্ট এক নজরে পুরো কথোপকথনটা দেখতে পান, আপনাকে কে মনে রাখার ঝামেলা নেই। এটা বেশি স্বাভাবিকও: কেউ হাতে ফলো-আপ পাঠালে ঠিক এভাবেই পাঠাতেন।

SmartOutbound ঠিক এভাবেই ফলো-আপ পাঠায়, প্রথম ইমেইলের একই ঠিকা থেকে, এবং প্রসপেক্ট উত্তর দিলেই সিকোয়েন্সটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে থেমে যায়, উত্তরটা যাই হোক না কেন।

প্রতিটি ফলো-আপে কিছু নতুন থাকতে হবে

এই নিয়মটাই সব পার্থক্য গড়ে দেয়। "আগের বার্তা নিয়ে আবার আপনার কাছে আসছি" কোনো ফলো-আপ নয়। এটা শুধু একটা মনে করিয়ে দেওয়া, যা প্রসপেক্টকে উত্তর দেওয়ার নতুন কোনো কারণ দেয় না।

সিকোয়েন্সের প্রতিটি ইমেইল যেন একা পড়েও বোঝা যায়, আর আলাদা একটা দৃষ্টিভঙ্গি নিয়ে আসে। যেমন:

• ফলো-আপ ১, পরিপূরক: প্রথম ইমেইলে ছিল না এমন একটা নির্দিষ্ট তথ্য, একটা ক্লায়েন্ট উদাহরণ, একটা সুনির্দিষ্ট পরিসংখ্যান;
• ফলো-আপ ২, অন্য দৃষ্টিভঙ্গি: আপনি যে দ্বিতীয় সমস্যাটা সমাধান করেন, বা অন্য কারও চোখে একই সমস্যা;
• ফলো-আপ ৩, ভদ্র প্রস্থান: আর না লেখার প্রস্তাব দেন, দরজা খোলা রেখেই।

উদাহরণ

একটি পরিপূরক প্রথম ফলো-আপ:

ক্লেয়ার, একটা জিনিস আমি উল্লেখ করিনি: নম্বরগুলো প্রতিমাসে যাচাই করা হয়, আর আপনি শুধু যে কনট্যাক্টগুলো এক্সপোর্ট করেন সেগুলোরই খরচ দেন। নতুন শুরু করা এজেন্সির জন্য বার্ষিক সাবস্ক্রিপশনের তুলনায় প্রায়ই এটাই পার্থক্য গড়ে দেয়। এটা কি পনেরো মিনিটের একটা আলাপের যোগ্য?

দৃষ্টিভঙ্গি বদলানো একটি দ্বিতীয় ফলো-আপ:

ক্লেয়ার, আপনার কনসালট্যান্টদের কথাও ভাবছি: যখন কোনো ক্লায়েন্ট পরের সপ্তাহের জন্য তিনটি প্রোফাইল চায়, তখন ফোন করার মতো সঠিক মানুষ খুঁজতে যে সময় যায়, সেটা সরাসরি সময়সীমার উপর চাপ ফেলে। আমরা যেসব এজেন্সির সঙ্গে কাজ করি, তাদের ক্ষেত্রে প্রায়ই এই জিনিসটাই পরিবর্তন আনে। এই বিষয়টা যদি আপনি না দেখেন, তাহলে কার সঙ্গে কথা বলা উচিত?

পরিষ্কারভাবে বিদায় জানানো একটি শেষ ফলো-আপ:

ক্লেয়ার, আপনার ইনবক্স আর বেশি ভরাব না। লিওঁ-র অফিস খোলার সময় যদি বিষয়টা আবার সামনে আসে, শুধু এই বার্তার উত্তর দিন, আমি আপনাকে আবার যোগাযোগ করব। শুভ সপ্তাহান্ত।

এই শেষ বার্তাটা প্রায়ই অবাক করার মতো সৎ উত্তর পায়: "ধন্যবাদ, এখন নয়, মার্চে আবার যোগাযোগ করুন"। এটা খুব দামি তথ্য।

উত্তর অনুযায়ী কী করবেন?

যে উত্তর দিয়েছেন, তাঁকে কখনো ফলো-আপ পাঠানো হয় না। তবে সব উত্তর একভাবে সামলানো যায় না:

• প্রসপেক্ট আগ্রহী: দ্রুত উত্তর দিন, ভালো হয় এক ঘণ্টার মধ্যে, আর দুটি নির্দিষ্ট সময়ের প্রস্তাব দিন;
• তিনি সঠিক মানুষ নন: ধন্যবাদ জানান আর জিজ্ঞেস করুন কার সঙ্গে যোগাযোগ করা উচিত। তাঁর উত্তরে কোনো সহকর্মীর নাম থাকলে, সেই কনট্যাক্ট আপনার ক্যাম্পেইনে যোগ হতে পারেন "অমুক আমাকে আপনাকে লিখতে বলেছেন" ধরনের একটা ওপেনিং লাইন দিয়ে;
• তিনি অনুপস্থিত: ফাঁকা জায়গায় ফলো-আপ পাঠানোর বদলে তাঁর ফেরার পর সিকোয়েন্সের বাকি অংশটা সরিয়ে নিন;
• তিনি না বলেছেন: সম্মান করুন, ফলো-আপ পাঠাবেন না। কয়েক সপ্তাহ পর আলতো করে আবার যোগাযোগ করা যুক্তিসঙ্গত হতে পারে যদি পরিস্থিতি বদলে থাকতে পারে, কিন্তু তিনি যদি আর যোগাযোগ না চান, তাহলে কখনোই নয়;
• তিনি আর ইমেইল পেতে চান না: সঙ্গে সঙ্গে বন্ধ করুন, এবং আপনার সব ক্যাম্পেইনে।

এই সব ক্ষেত্রের বিস্তারিত আছে উত্তর ব্যবস্থাপনা নিয়ে আমাদের নিবন্ধে।

সাধারণ ভুলগুলো

• প্রসপেক্টকে অপরাধবোধে ফেলা: "আপনার কাছ থেকে কোনো উত্তর পাইনি...";
• কৃত্রিম তাড়াহুড়ো তৈরি করা: এমন একটা সার্ভিসে "শুক্রবার পর্যন্তই অফার", যার শেষ হওয়ার কোনো কারণ নেই;
• প্রতিবার ফলো-আপে বিষয় বদলানো, যা থ্রেডটা ভেঙে দেয় আর নতুন একটা বাল্ক সেন্ডের ছাপ দেয়;
• প্রথম ইমেইলের চেয়ে অন্য ঠিকা থেকে ফলো-আপ পাঠানো;
• কখনো না থামা।

ফলো-আপের প্রভাব মাপা

দেখুন, সিকোয়েন্সের প্রতিটি ধাপ কতগুলো উত্তর তৈরি করে। কয়েকশো সেন্ডে যদি তৃতীয় ফলো-আপ আর কোনো ইতিবাচক কিছু না আনে, সেটা বাদ দিন। প্রথম ফলো-আপ যদি প্রথম ইমেইলের চেয়ে ভালো সাড়া দেয়, তার মানে প্রায়ই তার দৃষ্টিভঙ্গিটাই সামনে আনার যোগ্য। ক্যাম্পেইনের সূচক নিয়ে আমাদের নিবন্ধে ভুল না করে এই সংখ্যাগুলো কীভাবে পড়তে হয় তা ব্যাখ্যা করা আছে।

সিকোয়েন্সগুলো দ্রুত লিখতে SmartOutbound আপনার লক্ষ্য থেকে সম্পূর্ণ একটা খসড়া তৈরি করে দেয় (প্রথম ইমেইল, ফলো-আপ, আর প্রত্যাখ্যান ও "ভুল ব্যক্তি" জানানোদের জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তর), যা পরে আপনি নিজের মতো ঠিক করে নিতে পারেন। এক মাস ধরে বিনামূল্যে চেষ্টা করে দেখুন।