প্রসপেক্টিং ক্যাম্পেইনের উত্তর ব্যবস্থাপনা: আগ্রহ, প্রত্যাখ্যান, অনুপস্থিতি ও ভুল ব্যক্তির সাড়া

প্রসপেক্টিং ইমেইল কীভাবে লিখবেন তা নিয়ে অনেক আলোচনা হয়, কিন্তু কেউ উত্তর দিলে তারপর কী করবেন তা নিয়ে খুব কম। অথচ এখানেই মিটিং পাওয়া বা হারানোর বিষয়টি নির্ধারিত হয়। ইতিবাচক সাড়া দুই দিন পরে সামলালে আগ্রহ প্রায়ই ঠান্ডা হয়ে যায়। উপেক্ষা করা অটো-অনুপস্থিতি বার্তার ভেতরে লুকিয়ে থাকে সঠিক যোগাযোগকারীর নাম। আর আনসাবস্ক্রাইবের অনুরোধ ঠিকভাবে প্রয়োগ না করলে সুনামের বড় ক্ষতি হতে পারে।

প্রতিটি ধরনের সাড়া কীভাবে সামলাবেন, তা নিচে দেখুন।

সবকিছু এক জায়গায় রাখুন

একাধিক প্রেরক বক্স থাকলে উত্তর আসে নানা জায়গায়। প্রথম কাজ হলো সব উত্তর এক ভিউতে এনে ধরন অনুযায়ী সাজানো, সাথে কথোপকথনের ইতিহাস। এটাই SmartOutbound-এর একীভূত ইনবক্সের কাজ: আপনার সব বক্সের সব উত্তর স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণিবদ্ধ, আর টুল না বদলেই সঠিক বক্স থেকে উত্তর দেওয়ার সুবিধা।

স্বয়ংক্রিয় শ্রেণিবিন্যাসে অনেক সময় বাঁচে, তবে মাঝে মাঝে যাচাই করে নিন: বিদ্রূপাত্মক বা অস্পষ্ট সাড়া ভুলভাবে বোঝা হতে পারে।

«হ্যাঁ, আমার আগ্রহ আছে»

এটাই সেই সাড়া যার অপেক্ষায় ছিলেন। একে সবচেয়ে বেশি অগ্রাধিকার দিন, সম্ভব হলে এক ঘণ্টার মধ্যে। প্রসপেক্টের আগ্রহ ক্ষণস্থায়ী: তিনি দুই মিটিংয়ের ফাঁকে আপনাকে উত্তর দিয়েছেন, আর বিষয়টি দ্রুতই তাঁর জরুরি কাজের পেছনে চলে যাবে।

ছোট করে উত্তর দিন, পরের ধাপ সহজ করে:

ধন্যবাদ ক্লেয়ার। ১৫ মিনিটের একটি আলাপের প্রস্তাব দিচ্ছি, বৃহস্পতিবার সকাল ১০টা বা শুক্রবার দুপুর ২টা। এর কোনোটিই সুবিধাজনক না হলে বলুন কোনটা আপনার জন্য ভালো, আমি সেভাবে সময় ঠিক করে নেব।

দুটি নির্দিষ্ট সময়ের প্রস্তাব দেওয়া বেশি কাজে দেয়, বিনা কথােই পাঠানো ক্যালেন্ডার লিংক বা «আপনি কখন ফাঁকা আছেন?» জিজ্ঞাসার চেয়ে, যা প্রসপেক্টকে আপনার হয়ে ভাবতে বাধ্য করে।

«এটা আমি নই, ওঁর সাথে দেখুন...»

মূল্যবান সাড়া, প্রায়ই অবমূল্যায়িত। প্রসপেক্ট আপনাকে সঠিক ব্যক্তির নাম বলেন, কখনও তাঁর ঠিকানাও। তাঁকে ধন্যবাদ দিন, তারপর সুপারিশের কথা উল্লেখ করে নতুন যোগাযোগকারীকে লিখুন:

মার্ক, শুভেচ্ছা নেবেন। আপনার সেলস টিম নিয়োগের বিষয়ে আপনাকে লিখতে ক্লেয়ার দুবোয়া পরামর্শ দিয়েছেন।

অভ্যন্তরীণ সুপারিশ, যতই ছোট হোক, বার্তাটি কীভাবে গৃহীত হবে তা পুরোপুরি বদলে দেয়। SmartOutbound উত্তরে থাকা এই নাম ও ঠিকানাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে শনাক্ত করে এই ভূমিকার সাথে ক্যাম্পেইনে যোগ করে, আপনার অনুমোদনের অপেক্ষায়।

প্রসপেক্ট যদি নাম না দিয়ে «এটা আমি নই» বলেন, তবে বিষয়টি কে দেখেন জানতে চেয়ে ভদ্রভাবে একটি উত্তর সাধারণত তথ্যটি আদায় করে নেয়।

অটো-অনুপস্থিতি সাড়া

এগুলো অনেক আসে, বিশেষত স্কুলের ছুটির সময়। দুটি কাজ করতে হবে:

• সিকোয়েন্স পিছিয়ে দিন উল্লেখ করা ফেরার তারিখের পরে, এমন কাউকে ফলো-আপ না করে যে পড়বেই না ;
• বার্তাটি পড়ুন : জরুরি প্রয়োজনে যোগাযোগের জন্য সহকর্মীর নাম ও ঠিকানা প্রায়ই এতে থাকে। সেই সহকর্মী কখনও শুরুর দিকে লক্ষ্য করা ব্যক্তির চেয়ে ভালো যোগাযোগকারী হতে পারেন।

«এই ঠিকানাটি আর সক্রিয় নয়, এখন থেকে যোগাযোগ করুন...» ধরনের সাড়া নিয়ে সতর্ক থাকুন। এগুলো কোম্পানি ছাড়ার ইঙ্গিত দেয়: পুরনো ঠিকানাটি আপনার তালিকা থেকে সরিয়ে দিন, আর নতুন যোগাযোগকারীর তথ্য থাকলে তাঁকে লিখুন।

«না, ধন্যবাদ» এবং «এখন নয়»

স্পষ্ট প্রত্যাখ্যানকে সম্মান করতে হয়। সংক্ষেপে ধন্যবাদ দিন, যুক্তি দেওয়ার চেষ্টা করবেন না, আর সিকোয়েন্স বন্ধ করুন:

স্পষ্ট উত্তরের জন্য ধন্যবাদ, ক্লেয়ার। এই বিষয়ে আর আপনাকে লিখব না। শুভ কামনা রইল।

«এখন নয়» আলাদা: এটি একটি দরজা খোলা রাখে। উল্লেখ করা সময়টা টুকে রাখুন («মার্চে আমার সাথে যোগাযোগ করুন») এবং সেই সময়ে বার্তা পাঠানোর পরিকল্পনা করুন। কয়েক সপ্তাহ পর নতুন দৃষ্টিকোণ থেকে হালকা একটি পুনরুজ্জীবন বার্তা «এখন নয়» বলা কারও ক্ষেত্রে গ্রহণযোগ্য। কিন্তু «না» বা «আর লিখবেন না» বলা কারও ক্ষেত্রে তা নয়।

আনসাবস্ক্রাইবের অনুরোধ

«আমাকে আপনার তালিকা থেকে সরিয়ে দিন», «stop», «আর আপনার ইমেইল পেতে চাই না»: অনুরোধটি সঙ্গে সঙ্গে কার্যকর করতে হবে, আপনার সব ক্যাম্পেইনে, শুধু চলমানটিতে নয়। ঠিকানাটি একটি অপ্ট-আউট তালিকায় যোগ করুন, যা প্রতিবার ইমপোর্ট ও পাঠানোর আগে দেখা হবে।

নিশ্চিত করার জন্য উত্তর দেওয়ার দরকার নেই, যদি না ব্যক্তি কোনো প্রশ্ন করেন। আর কখনও তর্ক করবেন না: «আফসোস, আমাদের একটা অফার ছিল যা আপনার কাজে লাগতে পারত» ধরনের বার্তা সাধারণ আনসাবস্ক্রাইবকে অভিযোগে পরিণত করে।

বিরক্ত সাড়া

ভালো টার্গেটিংয়েও এগুলো আসে। কেউ কেউ আপনাকে লিখার জন্য দোষারোপ করেন, মাঝে মাঝে কঠোর ভাষায়। শান্ত থাকুন: সংক্ষেপে ক্ষমা চান, নিশ্চিত করুন যে আর লিখবেন না, আনসাবস্ক্রাইব কার্যকর করুন। তারপর ভাবুন, এই সাড়া কি আপনার টার্গেটিং বা বার্তার বড় কোনো সমস্যার ইঙ্গিত দিচ্ছে। একই ক্যাম্পেইনে বেশ কয়েকটি বিরক্ত সাড়া এলে তা গুরুত্বের সাথে নেওয়ার সংকেত।

প্রশ্ন

«এটার দাম কত?», «আমাদের সেক্টরে আপনারা কার সাথে কাজ করেন?», «এটা কি আমাদের সফটওয়্যারের সাথে compatible?»: প্রশ্ন মানে এক ধরনের আগ্রহ। স্পষ্টভাবে উত্তর দিন, প্রসপেক্টকে তথ্যের বন্যায় ডুবিয়ে না দিয়ে, আর শেষে একটি আলাপের প্রস্তাব দিন। উত্তর যদি দীর্ঘ হয়, এর মানে ইমেইলের চেয়ে একটি কল বেশি কাজে দেবে।

মেনে চলার সময়সীমা

• ইতিবাচক সাড়া : এক ঘণ্টার মধ্যে, সর্বোচ্চ একই দিনে ;
• প্রশ্ন : দিনের মধ্যেই ;
• «ভুল ব্যক্তি» : সুপারিশ তাজা থাকতেই ২৪ থেকে ৪৮ ঘণ্টার মধ্যে সুপারিশ করা যোগাযোগকারীকে লিখুন ;
• আনসাবস্ক্রাইব : সঙ্গে সঙ্গে ;
• প্রত্যাখ্যান : সিকোয়েন্স অবিলম্বে বন্ধ, উত্তর দেওয়া ঐচ্ছিক।

সাড়ার মান মাপা

সামগ্রিক রেসপন্স রেট সবকিছু মিশিয়ে দেয়: আনসাবস্ক্রাইব, অনুপস্থিতি, প্রত্যাখ্যান আর আগ্রহ। বিশেষভাবে খেয়াল করুন ইতিবাচক সাড়ার অনুপাত আর পাওয়া মিটিংয়ের সংখ্যা। ৩% সাড়া পাওয়া আর তার মধ্যে অর্ধেক ইতিবাচক, এমন ক্যাম্পেইন ৮% সাড়া পাওয়া অথচ বেশিরভাগ বিরক্তিপূর্ণ ক্যাম্পেইনের চেয়ে ভালো। ক্যাম্পেইনের সূচক নিয়ে আমাদের লেখাটি এই সংখ্যাগুলো কীভাবে পড়বেন তা বিস্তারিত বলে।

বাছাই, সুপারিশ করা সহকর্মীদের শনাক্তকরণ এবং প্রসপেক্ট উত্তর দিলেই সিকোয়েন্স বন্ধ করা স্বয়ংক্রিয় করতে SmartOutbound বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন। পাঠানো প্রতিটি উত্তরের নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতেই থাকে।