উত্তর পাওয়া যায় এমন প্রথম প্রসপেক্টিং ইমেইল লেখা

প্রথম প্রসপেক্টিং ইমেইল এক অদ্ভুত জিনিস। এটি না চাইতেই কারও কাছে পৌঁছে যায়, যার কাছে ইতিমধ্যে অনেক মেসেজ জমে আছে, আর নিজের উপস্থিতি যুক্তিযুক্ত করার জন্য হাতে পায় মোটে তিন সেকেন্ডের মতো সময়। যারা উত্তর পান তারা সবচেয়ে মেধাবী নন। তারা এমন ইমেইল, যেগুলো একজনের জন্যই লেখা হয়েছে বলে মনে হয়; লিখেছেন এমন কেউ, যিনি প্রাপকের কাজটা বুঝেছেন।

আমরা যে কাঠামো ব্যবহার করি, উপাদান ধরে ধরে সেটি নিচে দিচ্ছি, সঙ্গে কী কাজ করে আর কী মানুষকে দূরে সরিয়ে দেয়।

একটাই লক্ষ্য ঠিক করুন: একটি উত্তর

এক লাইন লেখার আগে নিজের সঙ্গে ঠিক করে নিন আপনি কী চান। বিক্রি নয়, ৪৫ মিনিটের মিটিং নয়, আপনার ব্রোশিওর পড়া নয়। একটি উত্তর। “হ্যাঁ, কথা বলি”, “এখন নয়”, “জুলির সঙ্গে দেখুন”, সবই গ্রহণযোগ্য।

এই লক্ষ্য সবকিছু বদলে দেয়। এটি দশ প্যারাগ্রাফের ইমেইল, তিন পৃষ্ঠার লিংক, অ্যাটাচমেন্ট নিষিদ্ধ করে। এটি এমন প্রশ্ন করার দিকে ঠেলে যার উত্তর এক লাইনে দেওয়া যায়।

বিষয়: ছোট, সাধারণ, কৌতূহলোদ্দীপক

বিজ্ঞাপনের মতো দেখতে বিষয়গুলো (“আপনার বিক্রি ৩০০% বাড়ান!”) উপেক্ষিত বা ফিল্টার হয়ে যায়। যেগুলো কাজ করে সেগুলো সহকর্মীর মধ্যে পাঠানো ইমেইলের মতো দেখায়: তিন থেকে ছয়টি শব্দ, সাধারণ অক্ষরে, নাটকীয় যতিচিহ্ন ছাড়া।

কিছু বিষয় যেগুলো ভালো কাজ করে:

• “আপনার সেলস টিম নিয়োগ”
• “আপনার সোর্সিং নিয়ে একটি প্রশ্ন”
• “Alpha ও Beta এজেন্সি”

একই ক্যাম্পেইনে একাধিক বিষয় পরীক্ষা করুন। SmartOutbound স্বয়ংক্রিয়ভাবে একাধিক ভ্যারিয়েন্টের মধ্যে পাঠ ভাগ করে দেয় এবং ধীরে ধীরে যে ভ্যারিয়েন্ট সবচেয়ে বেশি উত্তর পায় তাকে প্রাধান্য দেয়, ফলে মাত্র তিনটি পাঠ থেকে সিদ্ধান্তে পৌঁছে যাওয়ার ঝুঁকি এড়ানো যায়।

প্রথম বাক্য: এটি গণ-ইমেইল নয়, তা প্রমাণ করা

এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বাক্য। এটি ইমেইল অ্যাপের প্রিভিউতে বিষয়ের পাশে দেখা যায় এবং খোলা হবে কি না তা অনেকটাই ঠিক করে দেয়। এক লাইনেই দেখাতে হবে আপনি জানেন কাকে লিখছেন।

যা কাজ করে না:

আশা করি আপনি ভালো আছেন। আমি আপনাকে যোগাযোগ করছি কারণ আমরা আপনার মতো প্রতিষ্ঠানদের সঙ্গে কাজ করি।

এই বাক্যের কোনো অংশেই প্রাপকের কথা নেই। এটি যে কাউকে পাঠানো যেত, আর পাঠক তা সঙ্গে সঙ্গে বুঝে যান।

যা বেশি কাজ করে:

দেখলাম, আপনি জানুয়ারিতে লিওঁতে একটি দ্বিতীয় এজেন্সি খুলছেন এবং এটি চালু করার জন্য তিনজন রিক্রুটমেন্ট অফিসার নিয়োগ করছেন।

এই বাক্যটি প্রতিষ্ঠান-নির্দিষ্ট, যাচাইযোগ্য একটি তথ্যের ওপর দাঁড়িয়ে, আর তা আপনার প্রস্তাবের সঙ্গে সরাসরি সম্পর্কিত। এটাকেই ব্যক্তিগতকৃত হুক বলা হয়। এর জন্য প্রসপেক্টের ওয়েবসাইট, ক্যারিয়ার পেজ বা সাম্প্রতিক খবর পড়তে হয়। আপনার যদি শত শত প্রসপেক্ট থাকে, AI এই পড়ার কাজটি করতে পারে, শর্ত হলো তাকে ভালোভাবে নির্দেশনা দিতে হবে।

সমস্যা: প্রসপেক্টের নিজের ভাষায়

হুকের পরে, আপনি যে সমস্যার সমাধান করেন তা নিয়ে এক-দুই বাক্য লিখুন, প্রসপেক্ট নিজে যেভাবে বলতেন সেভাবে, আপনার প্রোডাক্ট শিটের ভাষায় নয়।

আপনার প্রোডাক্ট শিটে লেখা: “কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা দিয়ে চালিত মাল্টিচ্যানেল সোর্সিং সলিউশন”। এজেন্সির প্রধান ভাবেন: “আমার রিক্রুটমেন্ট টিমের সদস্যরা দুপুরের পরের পুরো সময় ক্যান্ডিডেটদের ফোন করার বদলে নম্বর খুঁজতেই কাটায়”। দ্বিতীয় বাক্যটি এটাই লেখা দরকার।

এটি খুঁজে পেতে কষ্ট হলে বর্তমান ক্লায়েন্টদের সঙ্গে সাম্প্রতিক আলাপগুলো আবার পড়ুন। আপনার সঙ্গে কাজ শুরু করার আগে তারা নিজেদের সমস্যা বোঝাতে যে শব্দ ব্যবহার করতেন, সেগুলোই হুবহু ব্যবহার করতে হবে।

প্রমাণ: একটি, নির্দিষ্ট

একটি বাক্যই যথেষ্ট, তবে তা নির্দিষ্ট ও যাচাইযোগ্য হতে হবে: তুলনীয় একটি ক্লায়েন্ট, আপনি যুক্তি দিয়ে দেখাতে পারেন এমন সংখ্যায়ন করা ফলাফল, বা একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতি। “আমরা আমাদের বাজারে শীর্ষে” কোনো প্রমাণ নয়। “নান্তেসের ক্যাবিনে মার্টিন যোগাযোগের তথ্য খুঁজতে ব্যয় করা সময় অর্ধেক করেছে” তা একটি প্রমাণ, শর্ত হলো সেটি সত্য হতে হবে।

কখনও সংখ্যা বানিয়ে বলবেন না। কোনো প্রসপেক্ট যদি যাচাই করতে গিয়ে দেখেন কোনো দাবি মিথ্যা, তিনি আর কখনও উত্তর দেবেন না, বরং এ নিয়ে অন্যদেরও বলবেন।

অনুরোধ: সহজে রাজি হওয়ার মতো

শেষ করুন একটি সহজ প্রশ্ন দিয়ে, যার উত্তর দিতে খুব কম পরিশ্রম লাগে। তুলনা করুন:

• “আগামী সপ্তাহে ৪৫ মিনিটের ডেমো দেখানোর জন্য কি সময় দিতে পারবেন?”
• “এটি কি এই মুহূর্তে আপনার জন্য আলোচনার বিষয়?”

প্রথমটির জন্য অপরিচিত কারও জন্য নিজের ক্যালেন্ডারে সময় ব্লক করতে হয়। দ্বিতীয়টির উত্তর তিন শব্দে দেওয়া যায়। ব্যক্তি একবার হ্যাঁ বলার পর পরের আলাপে আপনি মিটিংয়ের প্রস্তাব দেবেন।

একটি সম্পূর্ণ উদাহরণ

বিষয়: লিওঁতে আপনার এজেন্সি

প্রিয় ক্লেয়ার,

দেখলাম, আপনি জানুয়ারিতে লিওঁতে একটি এজেন্সি খুলছেন এবং এটি চালু করার জন্য তিনজন রিক্রুটমেন্ট অফিসার নিয়োগ করছেন।

আমরা যেসব এজেন্সির সঙ্গে কাজ করি, তারা শুরুর দিকে প্রায়ই একই কথা বলেন: টিমগুলো ক্যান্ডিডেটদের ফোন করার চেয়ে যোগাযোগের তথ্য খুঁজতে বেশি সময় ব্যয় করে। আমরা প্রতিষ্ঠান প্রধান ও HR প্রধানদের সরাসরি নম্বর দিই, হালনাগাদ, সেক্টর ও এলাকা অনুযায়ী ফিল্টার করা।

নান্তেসের ক্যাবিনে মার্টিন তাদের দ্বিতীয় এজেন্সি চালু করার পর থেকে এটি ব্যবহার করছে।

এটি কি আপনার লিওঁ টিমের জন্য প্রাসঙ্গিক বিষয়?

পল

১০০ শব্দেরও কম। কোনো লিংক নেই, ছবি নেই, সংযুক্তি নেই। এমন একটি হুক যা অন্য কেউ পেতে পারত না, চেনা যায় এমন একটি সমস্যা, একটি প্রমাণ, একটি প্রশ্ন।

যে ভুলগুলো মানুষকে দূরে সরিয়ে দেয়

• প্রথমে নিজের কথা বলা: “আমরা ২০১৯ সালে প্রতিষ্ঠিত একটি তরুণ উদ্ভাবনী প্রতিষ্ঠান...”;
• ফাঁপা বাক্য: “আশা করি আপনি ভালো আছেন”, “আমি এই যোগাযোগ করার সাহস করছি”, “আমার কাছে ফিরে আসতে দ্বিধা করবেন না”;
• প্রথম ইমেইলে লিংক ও ছবি: এগুলো কোনো উপকার করে না, বরং ডেলিভারেবিলিটিতে বোঝা হয়ে দাঁড়ায়;
• কৃত্রিম ঘনিষ্ঠতা: “Re: আমাদের আলাপ”, অথচ আগে কখনও কোনো আলাপ হয়নি। এটি অসৎ, আর মানুষ তা ধরতে পারে;
• দৈর্ঘ্য: ১৫০ শব্দের বেশি হলে আর পড়া হয় না, চোখ বুলিয়ে যাওয়া হয়;
• এক পৃষ্ঠার সিগনেচার, লোগো, ব্যানার আর অনুপ্রেরণামূলক উদ্ধৃতি সহ।

প্রসপেক্টের চোখে পড়ে নেওয়া

পাঠানোর আগে সোমবার সকালে ৮০টি অপঠিত মেসেজ নিয়ে বসে থাকা প্রাপকের জায়গায় নিজেকে রেখে আপনার ইমেইল পড়ুন। নিজেকে তিনটি প্রশ্ন করুন: আমি কি বুঝতে পারছি কেন আমার কাছেই লেখা হচ্ছে? আমি কি বুঝতে পারছি আমাকে কী প্রস্তাব দেওয়া হচ্ছে? আমি কি দশ সেকেন্ডে উত্তর দিতে পারব? একটিরও “হ্যাঁ” না মিললে আবার লিখুন।

প্রথম ইমেইল কেবল শুরু: বেশিরভাগ উত্তর প্রায়ই একটি ফলো-আপেই আসে। বিস্তারিত পড়ুন ফলো-আপের আমাদের গাইডে। আর সময় বাঁচাতে চাইলে SmartOutbound আপনার ওয়েবসাইট ও লক্ষ্য থেকে পুরো সিকোয়েন্সের প্রথম সংস্করণ লিখে দেয়, যা লঞ্চের আগে আপনি পড়ে দেখে ঠিক করে নেন। বিনামূল্যে চেষ্টা করুন।