ইমেইল প্রস্পেক্টিং ক্যাম্পেইনের সূচক: যেগুলো গুরুত্বপূর্ণ আর যেগুলো উপেক্ষা করা উচিত

প্রস্পেক্টিং টুলগুলো ডজনখানেক সংখ্যা দেখায়। বেশিরভাগই আগ্রহজনক, তবে সিদ্ধান্ত নেওয়ার কাজে লাগে খুব কম। একটি ইমেইল প্রস্পেক্টিং ক্যাম্পেইন চালাতে হয় অল্প কয়েকটি সূচক দিয়ে, সেগুলো সঠিক ক্রমে এবং যথেষ্ট ভলিউমের ভিত্তিতে পড়তে হয়। বাকিগুলো মূলত নিজেকে আশ্বস্ত করার কাজে লাগে।

যে সূচকটি ভুলে যাওয়া উচিত: ওপেন রেট

কয়েক বছর ধরে ইমেইল বিচার করা হতো তার ওপেন রেট দিয়ে। এটি মাপা হতো একটি অতি ক্ষুদ্র অদৃশ্য ছবির মাধ্যমে, যা বার্তা খোলার সময় লোড হতো। এই পদ্ধতি আর ঠিকভাবে কাজ করে না:

• ২০২১ সাল থেকে Apple Mail সব প্রাপ্ত বার্তার ছবি আগেই লোড করে নেয়, ফলে যেসব ইমেইল কেউ পড়েনি সেগুলোও «খোলা» হিসেবে দেখায়;
• অনেক পেশাদার মেইল সার্ভিস ডিফল্টভাবে ছবি ব্লক করে, ফলে সত্যিকারের অনেক ওপেনিংও হারিয়ে যায়;
• কিছু নিরাপত্তা ফিল্টার বার্তা পৌঁছে দেওয়ার আগে সেটি বিশ্লেষণ করতে খোলে।

ফলাফল: প্রাপকের ওপর নির্ভর করে ওপেন রেট একইসঙ্গে ফুলিয়ে দেখানো হয় আবার কমও দেখানো হয়। কোনো স্পষ্ট অস্বাভাবিকতা ধরতে এটি কাজে লাগতে পারে (পুরো একটি ক্যাম্পেইনে শূন্য ওপেনিং সাধারণত ডেলিভারেবিলিটির সমস্যার ইঙ্গিত দেয়), কিন্তু দুটি সাবজেক্ট বা দুটি বার্তা তুলনা করতে নয়।

প্রধান সূচক: পজিটিভ রিপ্লাই

আসল গুরুত্বপূর্ণ হলো যারা প্রকৃত আগ্রহ নিয়ে উত্তর দেন তাঁদের সংখ্যা। এটি হিসাব করুন যোগাযোগ করা মানুষের সংখ্যার সাপেক্ষে, পাঠানো ইমেইলের সংখ্যার সাপেক্ষে নয় (একটি সিকোয়েন্সে একজন মানুষ একাধিক ইমেইল পান)।

সামগ্রিক রেসপন্স রেট কাজের, কিন্তু এটি সবকিছু মিশিয়ে দেয়: আগ্রহ, প্রত্যাখ্যান, অনুপস্থিতি, আনসাবস্ক্রাইবের অনুরোধ। যে ক্যাম্পেইনে অনেক বিরক্ত রিপ্লাই আসে তার রেসপন্স রেট চমৎকার, কিন্তু ফলাফল খুবই খারাপ। তাই খেয়াল করুন:

• সামগ্রিক রেসপন্স রেট;
• এই মোটের মধ্যে পজিটিভ রিপ্লাইয়ের অংশ;
• প্রতি একশো যোগাযোগ করা মানুষের বিপরীতে পাওয়া মিটিংয়ের সংখ্যা।

কোনো ক্যাম্পেইন চালিয়ে যাওয়া বা আরও বড় করা উচিত কি না তা ঠিক করার জন্য শেষের সংখ্যাটিই সবচেয়ে স্পষ্টভাবে বলে দেয়।

নিরাপত্তা-বলয়: বাউন্স রেট

বাউন্স রেট মাপে কত শতাংশ ইমেইল ত্রুটি নিয়ে ফিরে এসেছে, কারণ ঠিকানাটি নেই বা বার্তা গ্রহণ করে না। এটি আপনার লিস্টের গুণমানের সূচক, একইসঙ্গে ঝুঁকিরও: উচ্চ হার দ্রুত আপনার ইনবক্সগুলোর সুনাম নষ্ট করে।

• ২%-এর কম: লিস্ট সুস্থ;
• ২% থেকে ৫%-এর মধ্যে: বড় করার আগে লিস্ট পরিষ্কার করুন;
• ৫%-এর বেশি: ক্যাম্পেইন বন্ধ করুন, লিস্ট পরিষ্কার করুন এবং সমস্যার উৎস খুঁজুন।

SmartOutbound স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাউন্স ৫%-এর বেশি হলে ক্যাম্পেইনটি বিরতিতে রাখে, তবে তা কেবল তখনই, যখন সংখ্যাটি অর্থবহ হওয়ার মতো যথেষ্ট ভলিউমে পৌঁছায়।

লুকানো সূচক: ইনবক্সে পৌঁছানো

আপনার ক্যাম্পেইনের ইমেইল প্রস্পেক্টদের ইনবক্সে পৌঁছায় নাকি স্প্যামে, তা সরাসরি জানার উপায় আপনার নেই। কিন্তু আপনার warmup ইনবক্সগুলো এটি ধারাবাহিকভাবে মাপে: নেটওয়ার্কে বিনিময় করা প্রতিটি বার্তা তার প্রাপকের কাছে ইনবক্সে না স্প্যামে পৌঁছেছে, তা খুঁজে বের করা হয়।

এই হারই আপনার ইনবক্সগুলোর সুস্থতার সেরা সূচক। ৯০%-এর বেশি হলে সব ঠিক আছে। এক সপ্তাহের বেশি সময় ধরে ৮০%-এর নিচে থাকলে, কারণ বুঝে না আসা পর্যন্ত ওই ইনবক্স ক্যাম্পেইন থেকে সরিয়ে নিতে হবে। ডেলিভারেবিলিটি নিয়ে আমাদের নিবন্ধে সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলোর তালিকা আছে।

আনসাবস্ক্রাইব ও অভিযোগ

প্রস্পেক্টিংয়ে আনসাবস্ক্রাইবের হার কম এবং স্থিতিশীল থাকা স্বাভাবিক। হঠাৎ বেড়ে যাওয়া খারাপ টার্গেটিং বা বার্তাটি ভালোভাবে না নেওয়া হওয়ার ইঙ্গিত। অভিযোগ («স্প্যাম হিসেবে রিপোর্ট করুন») আরও গুরুতর এবং মাপাও আরও কঠিন, কারণ মেইল সার্ভিসগুলো সব সময় তা প্রেরকের কাছে পৌঁছায় না। বিরক্ত রিপ্লাই দেখতে পেলে ধরে নিন এর পেছনে নীরব অভিযোগ রয়েছে।

ক্লিক ও কনভার্সন

আপনার ফলো-আপ ইমেইলে লিংক থাকলে (কোনো কেস স্টাডি বা ডেমো পেজের দিকে), ক্লিক রেট আগ্রহের একটা ইঙ্গিত দেয়, তবে একটি সতর্কতা রয়েছে: কিছু নিরাপত্তা ফিল্টার লিংক যাচাইয়ের জন্য সেগুলোতে ক্লিক করে, ফলে ভুয়া ক্লিক তৈরি হয়।

আরও কাজের বিষয় হলো, আপনার সাইটে যদি সাইনআপ বা যোগাযোগের অনুরোধ রেকর্ড হয়, তবে সেই কনভার্সনগুলো আপনার ক্যাম্পেইনের প্রস্পেক্টদের সঙ্গে যুক্ত করতে পারেন। SmartOutbound এটি করে আপনার সাইটে ইনস্টল করার মতো একটি ছোট স্ক্রিপ্ট দিয়ে: এটি কোনো সাইনআপকে যিনি করেছেন সেই প্রস্পেক্টের সঙ্গে, বা একই কোম্পানির কোনো সহকর্মীর সঙ্গে যুক্ত করে। এটাই আয়ের সবচেয়ে কাছাকাছি পরিমাপ।

সংখ্যাগুলো ধাপে ধাপে ও ভ্যারিয়েন্ট অনুযায়ী পড়ুন

একটি ক্যাম্পেইন ভাগ হয় ধাপে ধাপে (প্রথম ইমেইল, ফলো-আপ) এবং কখনও কখনও ভ্যারিয়েন্টে (পরীক্ষা করা একাধিক সাবজেক্ট)। প্রতিটি ধাপে পাওয়া রিপ্লাই খেয়াল করুন:

• যদি বেশিরভাগ রিপ্লাই প্রথম ফলো-আপেই আসে, তাহলে তার অ্যাঙ্গেল হয়তো একেবারে শুরুতেই রাখা উচিত;
• যদি শেষ ফলো-আপ আর কোনো ইতিবাচক কিছু না দেয়, সেটি বাদ দিন;
• যথেষ্ট ভলিউমে একটি সাবজেক্ট যদি অন্যটির চেয়ে স্পষ্টভাবে বেশি রিপ্লাই পায়, সেটিই রাখুন।

সাবজেক্টের ক্ষেত্রে SmartOutbound স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো ভাগ করে দেয় এবং ধীরে ধীরে যে ভ্যারিয়েন্ট বেশি রিপ্লাই পাচ্ছে তাকে এগিয়ে রাখে, ক্যাম্পেইন শেষ হওয়ার অপেক্ষা না করেই।

কখন থেকে একটি সংখ্যা নির্ভরযোগ্য?

এটাই সবচেয়ে সাধারণ ভুল: খুব তাড়াতাড়ি সিদ্ধান্তে পৌঁছে যাওয়া। ৫০ জনের সঙ্গে যোগাযোগ করলে দুইটি রিপ্লাই কম-বেশি হলে রেসপন্স রেট চার পয়েন্ট বদলে যায়। কিছু মাপকাঠি:

• ১০০ জনের কম যোগাযোগ: রিপ্লাইগুলো শতাংশ নয়, এক এক করে দেখুন;
• ১০০ থেকে ৩০০: স্পষ্ট প্রবণতাগুলো চোখে পড়তে শুরু করে;
• ৩০০-এর বেশি: যুক্তিসঙ্গত আত্মবিশ্বাস নিয়ে ভ্যারিয়েন্টগুলো তুলনা করতে পারেন।

একটি ক্যাম্পেইনের বিচার করার আগে সিকোয়েন্স শেষ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষাও করুন: রিপ্লাইয়ের বড় অংশ আসে ফলো-আপগুলোতে, কখনও প্রথম ইমেইলের দুই থেকে তিন সপ্তাহ পরেও।

সর্বনিম্ন ড্যাশবোর্ড

যদি মাত্র পাঁচটি সংখ্যা নজরে রাখতেন:

1. প্রতি একশো যোগাযোগ করা মানুষের বিপরীতে মিটিংয়ের সংখ্যা;
2. পজিটিভ রিপ্লাইয়ের অংশ;
3. বাউন্স রেট;
4. warmup-এ মাপা ইনবক্সে পৌঁছানোর হার;
5. আনসাবস্ক্রাইবের হার, টার্গেটিং সমস্যা ধরার জন্য।

বাকিগুলো বোঝার জন্য কাজের, সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য নয়। পদ্ধতিটির সামগ্রিক চিত্র পেতে B2B ইমেইল প্রস্পেক্টিং নিয়ে আমাদের গাইডটি আবার পড়ুন। আর স্প্রেডশিট ছাড়াই এই সংখ্যাগুলো পেতে, SmartOutbound এক মাস বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন।