কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা দিয়ে প্রসপেক্টিং ইমেইল কাস্টমাইজ করা, নকল না শুনিয়ে

প্রসপেক্টিং ইমেইল কাস্টমাইজ করতে গিয়ে ভুল হওয়ার দুটি উপায় আছে। প্রথমটি হলো একেবারেই কাস্টমাইজ না করে একই লেখা ২,০০০ জনকে পাঠিয়ে দেওয়া। আর দ্বিতীয়টি, বেশ নতুন, হলো কোনো গাইডলাইন ছাড়াই কাস্টমাইজেশনের দায়িত্ব কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার হাতে ছেড়ে দেওয়া, আর ২,০০০টি সাধারণ প্রশংসাবাক্য পাঠানো যা যে কেউ প্রথম নজরেই ধরে ফেলে: "আপনার অসাধারণ কর্মজীবন আর উদ্ভাবনের প্রতি আপনার নিষ্ঠায় আমি মুগ্ধ।"

তবে ঠিকভাবে ব্যবহার করলে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা এমন কাজ করতে পারে যা করার সময় কোনো সেলস টিমেরই থাকে না: প্রতিটি প্রসপেক্টের ওয়েবসাইট পড়ে সেখান থেকে একটি যথাযথ বাক্য বের করে আনা। আমরা কীভাবে এটা করি, সেটাই নিচে।

কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা যা খুব ভালো করে

বর্তমান ল্যাঙ্গুয়েজ মডেলগুলো একটি নির্দিষ্ট কাজে দুর্দান্ত: একটি লেখা পড়ে নির্দিষ্ট প্রশ্নের সাপেক্ষে সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক উপাদানটি বের করে আনা। কোনো কোম্পানির হোমপেজ, "আমাদের সম্পর্কে" পেজ বা সাম্প্রতিক খবরে তারা দ্রুত খুঁজে পায়:

• নতুন অফিস চালু, নতুন পণ্য 출시, তহবিল সংগ্রহের ঘোষণা;
• আপনার অফারের সঙ্গে সম্পর্কিত কোনো পদে চলমান নিয়োগ;
• একটি নির্দিষ্ট অবস্থান ("পারিবারিক ব্যবসার বিশেষজ্ঞ", "শুধুমাত্র নির্মাণ খাতে");
• নির্দিষ্ট গ্রাহকগোষ্ঠী বা ভৌগোলিক এলাকা।

এই উপাদানগুলো থেকে কোম্পানিটি আপনার টার্গেটের সঙ্গে মেলে কি না তাও তারা বিচার করতে পারে। SmartOutbound-এ প্রসপেক্ট স্কোরিং ঠিক এটাই করে: প্রতিটি কন্ট্যাক্ট একটি প্রাসঙ্গিকতার স্কোর পায়, ফলে লেখার আগেই যারা ক্যাম্পেইনে থাকার যোগ্য নয় তাদের বাদ দেওয়া যায়।

কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা যা খারাপ করে

কোনো নির্দেশনা ছাড়া ছেড়ে দিলে একটি AI-এর ঝোঁক থাকে:

• তোষামোদ করার: সে প্রশংসা করে, মুগ্ধ হয়, শুভেচ্ছা জানায়, যা দ্বিতীয়বারেই নকল শোনায়;
• সাধারণীকরণের: "আপনার উদ্ভাবনী কোম্পানি", "আপনার গ্রাহককেন্দ্রিক দৃষ্টিভঙ্গি", এমন সব বাক্য যা সবার ক্ষেত্রেই খাটে;
• বানানোর: ওয়েবসাইটে যদি আকর্ষণীয় কিছু না থাকে, সে শূন্যস্থান ভরিয়ে দেয় বিশ্বাসযোগ্য কিন্তু ভুল কোনো তথ্য দিয়ে। এটাই সবচেয়ে বিপজ্জনক দোষ;
• লম্বা লেখার: যেখানে একটি বাক্যই যথেষ্ট, সেখানে তিনটি;
• চেনা যায় এমন ভঙ্গিতে লেখার: কিছু বাক্যগঠন, অতিরিক্ত নিয়মিত বিরামচিহ্ন, নিরবচ্ছিন্ন উৎসাহ সঙ্গে সঙ্গে বোঝা যায় লেখাটি তৈরি করা।

পুরো চ্যালেঞ্জ হলো এসব অভ্যাস তার কাছ থেকে কেড়ে নেওয়া।

ওপেনিং লাইন গড়ে তোলা: একটি বাক্য, একটি তথ্য

আমরা AI-কে যে নির্দেশনা দিই তা কয়েকটি নিয়মে দাঁড়ায়:

1. একটি মাত্র বাক্য, ১৫ থেকে ২৫ শব্দের;
2. এটি প্রসপেক্টের ওয়েবসাইটে পাওয়া নির্দিষ্ট ও যাচাইযোগ্য কোনো তথ্যের ওপর ভিত্তি করে;
3. এই তথ্যের সঙ্গে আপনার অফার এবং আপনি যে সমস্যার সমাধান করেন তার সম্পর্ক আছে;
4. কোনো তোষামোদ নয়, কোনো প্রশংসাসূচক বিশেষণ নয়;
5. প্রাসঙ্গিক কিছু না পাওয়া গেলে তাকে বানানো যাবে না: বরং শিল্পখাত নিয়ে একটি সাধারণ ওপেনিং লাইন ভালো, কিংবা ওপেনিং লাইন একেবারেই না থাক।

তুলনা করুন:

আপনার দুর্দান্ত প্রবৃদ্ধি আর গ্রাহকদের প্রতি আপনার অসাধারণ নিষ্ঠার জন্য অভিনন্দন।

দেখলাম আপনি মার্চে বোর্দোতে একটি অফিস খুলছেন এবং ইতিমধ্যেই সেখানে তিনটি কনসালট্যান্ট পদে নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি দেওয়া হয়েছে।

প্রথমটি যেকোনো কোম্পানির ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য হতে পারে। দ্বিতীয়টি শুধু এই কোম্পানির বেলায়ই প্রযোজ্য, আর এটি স্বাভাবিকভাবেই ইমেইলের পরের অংশের পথ তৈরি করে দেয়।

AI কোথায় খুঁজবে?

কোম্পানির ওয়েবসাইটই সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য ও ব্যবহারে সহজ উৎস: এটি সর্বজনীন, কোম্পানি নিজেই এটি লিখেছে, আর নিজের কাজ সম্পর্কে এটি খুব কমই বিভ্রান্তিকর হয়। সবচেয়ে কাজের পেজগুলো হলো হোমপেজ, "আমাদের সম্পর্কে", চাকরির বিজ্ঞপ্তি এবং সাম্প্রতিক খবর।

প্রাপকের ব্যক্তিগত তথ্য (তার কর্মজীবন, প্রকাশনা, ব্যক্তিগত জীবন) অনেক বেশি সতর্কতার সঙ্গে ব্যবহার করা উচিত। কোম্পানি নিয়ে একটি ওপেনিং লাইন গুরুগম্ভীর কাজের ছাপ দেয়। ব্যক্তি নিয়ে একটি ওপেনিং লাইন দ্রুত অনুপ্রবেশকারী মনে হতে পারে।

বড় পরিসরে রিভিউ করা

AI দ্রুত লেখে। মাঝে মাঝে ভুলও করে। এর একমাত্র প্রতিকার হলো রিভিউ, অন্তত ক্যাম্পেইনের শুরুতে। SmartOutbound-এ কোপাইলট মোড প্রতিটি প্রথম ইমেইল পাঠানোর আগে তার ওপেনিং লাইনসহ দেখায়, আর আপনি অনুমোদন করতে, সংশোধন করতে বা কন্ট্যাক্টটি বাদ দিতে পারেন। বাস্তবে, প্রায় পঞ্চাশটি অনুমোদনের পর ক্যাম্পেইনের ওপেনিং লাইনের গুণমান সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা হয়ে যায়:

• প্রায় সবগুলো ঠিক থাকলে, ব্যাচে অনুমোদন করা যায়;
• কয়েকটি ওপেনিং লাইন বেখাপ্পা হলে, প্রায়ই দেখা যায় টার্গেট বা উদ্দেশ্যটাই ভুলভাবে বর্ণনা করা হয়েছে, আর প্রতিটি মেসেজ রিভিউ করার চেয়ে নির্দেশনাটি সংশোধন করাই ভালো।

বিশেষভাবে খেয়াল করুন নামের ভুল (AI লোগো বা শিরোনামে পড়া কোনো কোম্পানির নাম ভুল বানান করতে পারে), পুরোনো হয়ে যাওয়া তথ্য (গত বছরের কোনো অনুষ্ঠানকে চলতি হিসেবে উপস্থাপন) এবং পরস্পরের সঙ্গে অতিরিক্ত মিলে যাওয়া ওপেনিং লাইন।

মেশিনে লেখা ইমেইল ফাঁস করে দেওয়া লক্ষণগুলো

আপনার প্রসপেক্টরা 점점 বেশি সংখ্যায় তৈরি ইমেইল পাচ্ছেন। তারা বেশ ভালো ঘ্রাণশক্তি গড়ে তুলেছেন। এগুলো এড়িয়ে চলুন:

• উৎসাহভরা ওপেনিং আর প্রশংসাবাক্য;
• এমন শব্দ যা কোনো সেলসকর্মী মুখে ব্যবহার করেন না: "অপরিহার্য", "প্রকৃত চালিকাশক্তি", "ক্রমাগত বিকশিত";
• নিয়মিত তিন পয়েন্টে সাজানো তালিকা;
• প্রতিটি বাক্যে বিরামচিহ্ন হিসেবে ব্যবহৃত লম্বা ড্যাশ;
• যা বলা হলো তাই সারসংক্ষেপ করে দেওয়া উপসংহার;
• নাম বা প্রকৃত যোগাযোগের তথ্য ছাড়া সাধারণ সিগনেচার।

সবচেয়ে ভালো পরীক্ষা হলো ইমেইলটি জোরে পড়ে দেখা। প্রসপেক্টকে ফোনে যা বলতে পারেন না, তা লিখবেন না।

পুরো সিকোয়েন্সের কাজে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা

ওপেনিং লাইন কেবল কাজের একটি অংশ। AI আপনার ওয়েবসাইট আর ক্যাম্পেইনের উদ্দেশ্য থেকে পুরো সিকোয়েন্সের একটি প্রাথমিক সংস্করণও প্রস্তাব করতে পারে, রিপ্লাইগুলো শ্রেণিবিন্যাস করতে পারে (আগ্রহী, অনাগ্রহী, অনুপস্থিত, ভুল ব্যক্তি, আনসাবস্ক্রাইব) এবং একটি অটো-রিপ্লাই থেকে যোগাযোগ করার মতো সহকর্মীর নামও খুঁজে বের করতে পারে। এতে আপনার কয়েক ঘণ্টা বেঁচে যায়, তবে শর্ত একটাই: চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত আপনার হাতেই থাকতে হবে; রিভিউ করেন, অনুমোদন করেন আর চালু করেন আপনি নিজেই।

একটি ভালো প্রথম ইমেইল লিখতে টুলের চেয়ে গঠনটাই বেশি জরুরি: প্রথম ইমেইলের আমাদের গাইড সেটি বিস্তারিত ব্যাখ্যা করে। আপনার নিজের প্রসপেক্টদের ওপর কাস্টমাইজেশন কাজ করতে দেখতে বিনামূল্যে একটি অ্যাকাউন্ট খুলুন: ট্রায়ালে AI-প্রক্রিয়াজাত ১,০০০ প্রসপেক্ট অন্তর্ভুক্ত।