Viết email prospecting đầu tiên thu được phản hồi

Email prospecting đầu tiên là một thứ kỳ lạ. Nó đến mà không ai yêu cầu, gửi tới một người vốn đã nhận quá nhiều tin nhắn, và nó chỉ có khoảng ba giây để biện minh cho sự hiện diện của mình. Những người nhận được phản hồi không phải là những người giỏi nhất. Mà là những người tạo cảm giác rằng email được viết riêng cho một người, bởi một người hiểu nghề của họ.

Dưới đây là cấu trúc chúng tôi sử dụng, từng phần một, với những gì hiệu quả và những gì khiến người ta bỏ đi.

Đặt ra một mục tiêu duy nhất: một phản hồi

Trước khi viết một dòng nào, hãy thống nhất với chính mình về điều bạn mong đợi. Không phải một đơn hàng, không phải một cuộc hẹn 45 phút, không phải việc họ đọc tài liệu giới thiệu của bạn. Mà là một phản hồi. «Vâng, hãy nói chuyện», «chưa phải lúc», «anh liên hệ với chị Julie nhé», câu nào cũng đáng giá.

Mục tiêu này thay đổi tất cả. Nó loại bỏ những email dài mười đoạn, những đường link dẫn tới ba trang, những tệp đính kèm. Nó buộc bạn đặt ra một câu hỏi mà người nhận có thể trả lời trong một dòng.

Tiêu đề: ngắn, bình thường, gợi tò mò

Những tiêu đề trông như quảng cáo («Tăng doanh số 300%!») sẽ bị bỏ qua hoặc bị lọc. Những tiêu đề hiệu quả lại giống một email giữa đồng nghiệp với nhau: ba đến sáu từ, viết thường, không dấu chấm than kịch tính.

Vài ví dụ hiệu quả:

• «tuyển dụng nhân viên kinh doanh của anh/chị»
• «câu hỏi về nguồn ứng viên của anh/chị»
• «các agency Alpha và Beta»

Hãy thử nhiều tiêu đề trong cùng một chiến dịch. SmartOutbound tự động chia lượt gửi giữa nhiều biến thể và dần ưu tiên biến thể nhận được nhiều phản hồi nhất, giúp bạn tránh kết luận vội vàng chỉ từ vài ba lần gửi.

Câu đầu tiên: chứng minh đây không phải email gửi hàng loạt

Đây là câu quan trọng nhất. Nó hiện ra trong phần xem trước của hộp thư, ngay cạnh tiêu đề, và quyết định việc email có được mở hay không. Nó phải cho thấy, chỉ trong một dòng, rằng bạn biết mình đang viết cho ai.

Những gì không hiệu quả:

Hy vọng anh/chị vẫn khỏe. Tôi xin phép liên hệ vì chúng tôi đồng hành cùng những doanh nghiệp như của anh/chị.

Không có gì trong câu này liên quan đến người nhận. Nó có thể được gửi cho bất kỳ ai, và người đọc cảm nhận được điều đó ngay lập tức.

Những gì hiệu quả hơn:

Tôi thấy anh/chị đang mở chi nhánh thứ hai tại Lyon vào tháng 1, và đang tuyển ba chuyên viên tuyển dụng để khởi động chi nhánh này.

Câu này dựa trên một sự thật có thể kiểm chứng, riêng của doanh nghiệp đó, và liên quan trực tiếp đến điều bạn đề xuất. Người ta gọi đó là một câu mở đầu được cá nhân hóa. Để viết được nó, bạn phải đọc website, trang tuyển dụng hoặc tin tức của khách hàng tiềm năng. Nếu bạn có hàng trăm khách hàng tiềm năng, AI có thể đảm nhận phần đọc này miễn là bạn đặt đúng khuôn khổ cho nó.

Vấn đề: bằng chính lời của khách hàng tiềm năng

Sau câu mở đầu, một hoặc hai câu về vấn đề bạn giải quyết, được diễn đạt đúng như cách khách hàng tiềm năng sẽ nói, chứ không phải như bản mô tả sản phẩm của bạn.

Bản mô tả sản phẩm của bạn ghi: «giải pháp tìm nguồn ứng viên đa kênh được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo». Còn giám đốc agency nghĩ: «đội tuyển dụng của tôi dành cả buổi chiều để tìm số điện thoại thay vì gọi cho ứng viên». Câu thứ hai mới là câu bạn cần viết.

Nếu khó tìm ra, hãy đọc lại những trao đổi gần nhất với khách hàng hiện tại. Những từ ngữ họ dùng để mô tả vấn đề của mình trước khi làm việc với bạn chính là những từ bạn nên dùng lại.

Bằng chứng: chỉ một, cụ thể

Một câu là đủ, nhưng nó phải chính xác và có thể kiểm chứng: một khách hàng tương tự, một kết quả bằng số mà bạn có thể giải thích được, một phương pháp riêng. «Chúng tôi dẫn đầu thị trường» không phải là bằng chứng. «Công ty Martin ở Nantes đã giảm một nửa thời gian tìm thông tin liên hệ» thì đúng là bằng chứng, miễn là điều đó có thật.

Đừng bao giờ bịa ra một con số. Một khách hàng tiềm năng đào sâu và phát hiện ra một khẳng định sai sẽ không bao giờ trả lời bạn nữa, và họ sẽ kể cho người khác.

Lời đề nghị: dễ chấp nhận

Hãy kết thúc bằng một câu hỏi đơn giản, ít đòi hỏi nỗ lực. Hãy so sánh:

• «Anh/chị có thể dành thời gian cho một buổi demo 45 phút vào tuần tới không?»
• «Hiện tại đây có phải là vấn đề mà anh/chị quan tâm không?»

Câu đầu đòi hỏi người ta phải chặn một khoảng thời gian trong lịch cho một người hoàn toàn xa lạ. Câu thứ hai chỉ cần ba từ là trả lời xong. Bạn sẽ đề xuất cuộc hẹn trong lần trao đổi tiếp theo, khi người đó đã đồng ý một lần rồi.

Một ví dụ đầy đủ

Tiêu đề: chi nhánh Lyon của anh/chị

Chào Claire,

Tôi thấy chị đang mở chi nhánh tại Lyon vào tháng 1 và đang tuyển ba chuyên viên tuyển dụng để khởi động chi nhánh này.

Những agency mà chúng tôi đồng hành thường nói với chúng tôi cùng một điều khi mới khởi động: đội ngũ dành nhiều thời gian tìm thông tin liên hệ hơn là gọi cho ứng viên. Chúng tôi cung cấp số điện thoại trực tiếp của người điều hành và trưởng phòng nhân sự, được cập nhật, lọc theo ngành và theo khu vực.

Công ty Martin ở Nantes đã dùng dịch vụ này từ khi mở chi nhánh thứ hai.

Đây có phải là vấn đề với đội ngũ ở Lyon của chị không?

Paul

Chưa đến 100 từ. Không link, không hình ảnh, không tệp đính kèm. Một câu mở đầu mà không ai khác có thể nhận được, một vấn đề dễ nhận ra, một bằng chứng, một câu hỏi.

Những lỗi khiến người ta bỏ đi

• nói về mình trước tiên: «Chúng tôi là một công ty khởi nghiệp non trẻ, đổi mới, thành lập năm 2019...»;
• những câu sáo rỗng: «Hy vọng anh/chị vẫn khỏe», «Tôi xin phép», «Đừng ngần ngại liên hệ lại với tôi»;
• link và hình ảnh trong email đầu tiên: chúng không mang lại gì và ảnh hưởng đến khả năng gửi tới hộp thư;
• giả vờ thân quen: «Re: trao đổi của chúng ta» trong khi chưa từng có trao đổi nào. Đó là sự không trung thực và người ta nhận ra ngay;
• độ dài: quá 150 từ, người ta không đọc nữa mà chỉ lướt qua;
• chữ ký dài cả trang, kèm logo, banner và một câu trích dẫn truyền cảm hứng.

Đọc lại như một khách hàng tiềm năng

Trước khi gửi, hãy đọc email của bạn như thể bạn là người nhận, vào một sáng thứ Hai, với 80 tin nhắn chưa đọc. Hãy tự hỏi ba câu: Tôi có hiểu vì sao người ta viết cho tôi không? Tôi có hiểu người ta đề xuất gì với tôi không? Tôi có thể trả lời trong mười giây không? Nếu thiếu một chữ «có», hãy viết lại.

Email đầu tiên chỉ là khởi đầu: phần lớn phản hồi thường đến từ một email nhắc lại. Đọc tiếp trong hướng dẫn của chúng tôi về email nhắc lại. Và nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, SmartOutbound soạn phiên bản đầu tiên của toàn bộ chuỗi email dựa trên website và mục tiêu của bạn, để bạn đọc lại và điều chỉnh trước khi bắt đầu. Dùng thử miễn phí.