ای میل آؤٹ ریچ فالو اپس: کتنے، کس رفتار سے، اور کیا لکھیں

جب آپ اپنی پہلی مہم شروع کرتے ہیں تو بے چینی سے پہلی ای میل کے جوابات دیکھتے رہتے ہیں۔ جوابات کم ہی آتے ہیں۔ اس سے یہ نتیجہ نکالا جاتا ہے کہ پیغام کام نہیں کر رہا، یا ہدف غلط ہے۔ بہت سے معاملات میں بات صرف یہ ہوتی ہے کہ وقت ابھی نہیں آیا: جوابات کا ایک بڑا حصہ دوسری، تیسری یا چوتھی کوشش پر ہی آتا ہے۔

بات یہ نہیں کہ ممکنہ گاہک دو ای میلز کے درمیان اپنا ارادہ بدل لیتا ہے۔ وہ میٹنگ میں تھا، چھٹیوں پر تھا، یا کسی فوری کام کے بیچ پھنسا ہوا تھا۔ آپ کا پہلا پیغام ڈھیر کے نیچے چلا گیا۔ فالو اپ اسے دوبارہ اوپر لے آتا ہے، ایسے وقت میں جب اس کے پاس شاید دو منٹ ہوں۔

کتنی فالو اپ ای میلز بھیجیں؟

کل تین سے چار ای میلز، پہلی کو شامل کرتے ہوئے، ایک اچھا توازن دیتی ہیں۔ اس سے کم پر آپ جوابات میز پر چھوڑ دیتے ہیں۔ اس سے زیادہ پر نتیجہ تیزی سے گرتا ہے اور چڑھ بڑھتی ہے: بغیر جواب کے پانچویں یا چھٹے ای میل کے میٹنگ بنانے کی بجائے اسپام میں جانے کے امکانات زیادہ ہوتے ہیں، اور ہر اسپام میں جانا آپ کے میل باکس کی ساکھ کو نقصان پہنچاتا ہے۔

ایک چھوٹی، اچھی طرح لکھی گئی ترتیب، اچھی طرح چنی گئی فہرست پر، اس لامتناہی ترتیب سے بہتر ہے جو زبردستی دروازہ کھولنے کی کوشش کرے۔

ای میلز کے درمیان کتنے وقفے رکھیں؟

سانس لینے دیں۔ پہلی ای میل کے اگلے دن فالو اپ کرنا اصرار معلوم ہوتا ہے۔ یہاں ایک رفتار ہے جو زیادہ تر B2B اہداف کے لیے کام کرتی ہے:

• ای میل 1: دن 0؛
• فالو اپ 1: تین سے چار دن بعد؛
• فالو اپ 2: پچھلے کے پانچ سے سات دن بعد؛
• فالو اپ 3، اگر آپ کرتے ہیں: ایک سے دو ہفتے بعد۔

یہ سب دو سے چار ہفتوں میں پھیلا ہوتا ہے۔ ممکنہ گاہک کے دفتری اوقات میں بھیجیں، ہفتے کے آخر سے بچیں: ہفتے کی رات کو موصول ہونے والی ای میل پیر کی صبح والی ای میلز میں گم ہو جائے گی۔

اسی تھریڈ میں جواب دیں

ایک مؤثر فالو اپ پہلی ای میل کے جواب میں بھیجا جاتا ہے، موضوع میں «Re:» کے ساتھ اور پچھلا پیغام نیچے نقل شدہ ہوتا ہے۔ ممکنہ گاہک ایک نظر میں پوری گفتگو دیکھ لیتا ہے، اور اسے یاد رکھنے کی ضرورت نہیں ہوتی کہ آپ کون ہیں۔ یہ زیادہ فطری بھی ہے: بالکل وہی جو کوئی ہاتھ سے فالو اپ کرنے والا کرتا۔

SmartOutbound فالو اپ اسی انداز میں، پہلی ای میل والے ہی میل باکس سے بھیجتا ہے، اور جیسے ہی ممکنہ گاہک جواب دیتا ہے، ترتیب خودکار طور پر رک جاتی ہے، چاہے جواب کچھ بھی ہو۔

ہر فالو اپ میں کچھ نیا ہونا چاہیے

یہی وہ اصول ہے جو سب فرق ڈالتا ہے۔ «میں اپنے پچھلے پیغام کے حوالے سے دوبارہ رابطہ کر رہا ہوں» کوئی فالو اپ نہیں ہے۔ یہ محض یاد دہانی ہے، جو ممکنہ گاہک کو جواب دینے کی کوئی نئی وجہ نہیں دیتی۔

ترتیب کی ہر ای میل ایسی ہونی چاہیے جو اکیلی بھی پڑھی جا سکے اور کوئی مختلف زاویہ دے۔ مثلاً:

• فالو اپ 1، تکمیل: کوئی ٹھوس معلومات جو پہلی ای میل میں نہیں تھیں، کوئی کلائنٹ مثال، کوئی مخصوص عدد؛
• فالو اپ 2، دوسرا زاویہ: کوئی دوسرا مسئلہ جو آپ حل کرتے ہیں، یا وہی مسئلہ کسی اور فریق کی نظر سے؛
• فالو اپ 3، شائستہ اختتام: آپ مزید نہ لکھنے کی پیشکش کرتے ہیں، دروازہ کھلا رکھتے ہوئے۔

مثالیں

ایک پہلا فالو اپ جو تکمیل کرتا ہے:

Claire، ایک تفصیل جو میں نے واضح نہیں کی تھی: نمبر ہر ماہ جانچے جاتے ہیں، اور آپ صرف انہی رابطوں کی ادائیگی کرتے ہیں جو آپ ایکسپورٹ کرتے ہیں۔ ایک نئی ایجنسی کے لیے، سالانہ سبسکرپشن کے مقابلے میں اکثر یہی فرق ڈالتا ہے۔ کیا یہ پندرہ منٹ کی گفتگو کے قابل ہے؟

ایک دوسرا فالو اپ جو زاویہ بدلتا ہے:

Claire، میں آپ کے کنسلٹنٹس کے بارے میں بھی سوچ رہا ہوں: جب کوئی کلائنٹ اگلے ہفتے کے لیے تین پروفائل مانگتا ہے، تو کال کرنے کے لیے صحیح لوگوں کو ڈھونڈنے میں لگا وقت سیدھا ڈیڈ لائن پر اثر ڈالتا ہے۔ ہم جن ایجنسیوں کے ساتھ کام کرتے ہیں، ان میں اکثر یہی نقطہ چیزوں کو آگے بڑھاتا ہے۔ اگر یہ معاملہ آپ نہیں سنبھالتے، تو مجھے کس سے بات کرنی چاہیے؟

ایک آخری فالو اپ جو صاف انداز میں نکلتا ہے:

Claire، میں آپ کا ان باکس زیادہ دیر نہیں بھروں گا۔ اگر لیون کے دفتر کے افتتاح کے وقت یہ موضوع دوبارہ سامنے آئے، تو بس اس پیغام کا جواب دے دیں اور میں آپ سے رابطہ کر لوں گا۔ ہفتے کا اختتام اچھا گزرے۔

یہ آخری پیغام اکثر حیران کن حد تک صاف جوابات لاتا ہے: «شکریہ، ابھی نہیں، مارچ میں رابطہ کریں»۔ یہ ایک قیمتی معلومات ہے۔

جواب کے مطابق کیا کریں؟

جو جواب دے چکا ہو، اسے کبھی فالو اپ نہیں بھیجا جاتا۔ لیکن ہر جواب کا ایک ہی طرح سامنا نہیں کیا جاتا:

• ممکنہ گاہک دلچسپی رکھتا ہے: جلدی جواب دیں، بہتر ہے ایک گھنٹے کے اندر، اور دو مخصوص اوقات تجویز کریں؛
• وہ صحیح شخص نہیں ہے: شکریہ ادا کریں اور پوچھیں کہ کس سے رابطہ کرنا چاہیے۔ اگر اس کے جواب میں کسی ساتھی کا ذکر ہو، تو وہ رابطہ آپ کی مہم میں شامل ہو سکتا ہے، کچھ ایسے تعارف کے ساتھ: «فلاں نے مجھے آپ کو لکھنے کا مشورہ دیا»؛
• وہ موجود نہیں ہے: خالی جگہ میں فالو اپ کرنے کے بجائے ترتیب کا باقی حصہ اس کی واپسی کے بعد کر دیں؛
• وہ انکار کرتا ہے: اس کا احترام کریں، فالو اپ نہ کریں۔ کئی ہفتوں بعد ایک نرم دوبارہ رابطہ اس صورت میں جائز ہو سکتا ہے جب حالات بدلے ہوں، لیکن ہرگز نہیں اگر اس نے رابطہ نہ کرنے کو کہا ہو؛
• وہ مزید ای میلز نہ چاہنے کی درخواست کرتا ہے: فوراً روک دیں، اور اپنی تمام مہموں کے لیے۔

ان تمام صورتوں کی تفصیل جوابات کے انتظام پر ہمارے مضمون میں ہے۔

عام غلطیاں

• ممکنہ گاہک کو قصوروار ٹھہرانا: «مجھے آپ کی طرف سے کوئی جواب نہیں ملا...»؛
• مصنوعی عجلت پیدا کرنا: کسی ایسی سروس پر «پیشکش جمعہ تک ہے» جس کے ختم ہونے کی کوئی وجہ نہیں؛
• ہر فالو اپ میں موضوع بدلنا، جس سے تھریڈ ٹوٹ جاتا ہے اور نیا بلک بھیجنے کا تاثر بنتا ہے؛
• پہلی ای میل کے علاوہ کسی اور میل باکس سے فالو اپ کرنا؛
• کبھی نہ رکنا۔

فالو اپس کے اثر کی پیمائش

دیکھیں کہ ترتیب کے ہر مرحلے سے کتنے جواب آتے ہیں۔ اگر تیسرا فالو اپ کئی سو بھیجے جانے پر کوئی مثبت نتیجہ نہیں دے رہا، تو اسے ختم کر دیں۔ اگر پہلا فالو اپ پہلی ای میل سے بہتر جواب دے رہا ہے، تو اکثر اس کا مطلب ہے کہ اس کا زاویہ آگے لانا چاہیے۔ مہم کے اعداد و شمار پر ہمارا مضمون بتاتا ہے کہ ان اعداد کو بغیر غلطی کے کیسے پڑھا جائے۔

اپنی ترتیبیں جلدی لکھنے کے لیے، SmartOutbound آپ کے مقصد کی بنیاد پر مکمل تحریر (پہلی ای میل، فالو اپس، اور انکار اور «غلط شخص» والے جوابات کے خودکار جوابات) پیش کرتا ہے، جسے آپ بعد میں ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ ایک ماہ تک مفت آزمائیں۔