ایسا پہلا پروسپیکٹنگ ای میل لکھیں جس کے جواب آئیں

پہلا پروسپیکٹنگ ای میل ایک عجیب چیز ہے۔ یہ بغیر مانگے کسی ایسے شخص کے پاس پہنچتا ہے جو پہلے ہی بہت سے پیغامات وصول کر رہا ہوتا ہے، اور اس کے پاس اپنی موجودگی کا جواز پیش کرنے کے لیے تقریباً تین سیکنڈ ہوتے ہیں۔ جواب حاصل کرنے والے سب سے ذہین لوگ نہیں ہوتے۔ وہ ایسے لوگ ہوتے ہیں جن کے ای میل پڑھ کر لگتا ہے کہ وہ صرف ایک شخص کے لیے لکھے گئے ہیں، اور لکھنے والا اس کے کام کو سمجھتا ہے۔

یہ ہے وہ ڈھانچہ جو ہم استعمال کرتے ہیں، ایک ایک جزو کے ساتھ، اور یہ بھی کہ کیا کام کرتا ہے اور کیا لوگوں کو دور بھگا دیتا ہے۔

ایک ہی مقصد طے کریں: جواب

ایک لائن لکھنے سے پہلے خود سے طے کر لیں کہ آپ کیا چاہتے ہیں۔ کوئی سیل نہیں، 45 منٹ کی ملاقات نہیں، آپ کی بروشر پڑھنا نہیں۔ ایک جواب۔ «جی ہاں، اس پر بات کرتے ہیں»، «ابھی نہیں»، «جولی سے بات کریں»، ہر جواب فائدے کی بات ہے۔

یہ مقصد سب کچھ بدل دیتا ہے۔ یہ دس پیراگراف کے ای میلز، تین صفحات کے لنکس اور منسلکات کی اجازت نہیں دیتا۔ یہ آپ کو ایسا سوال پوچھنے پر مجبور کرتا ہے جس کا جواب ایک سطر میں دیا جا سکے۔

سبجیکٹ: مختصر، عام سا، تجسس پیدا کرنے والا

اشتہار جیسے لگنے والے سبجیکٹ («اپنی سیلز 300% بڑھائیں!») نظر انداز یا فلٹر کر دیے جاتے ہیں۔ جو کام کرتے ہیں وہ ساتھیوں کے درمیان ہونے والے ای میل جیسے لگتے ہیں: تین سے چھ الفاظ، چھوٹے حروف میں، ڈرامائی رموزِ اوقاف کے بغیر۔

چند مثالیں جو اچھی طرح کام کرتی ہیں:

• «آپ کی سیلز ٹیم کی بھرتیاں»
• «آپ کی سورسنگ کے بارے میں ایک سوال»
• «ایجنسیاں Alpha اور Beta»

ایک ہی مہم میں کئی سبجیکٹ آزمائیں۔ SmartOutbound خودکار طور پر بھیجنے کا کام کئی ورژنز میں تقسیم کرتا ہے اور آہستہ آہستہ اس ورژن کو ترجیح دیتا ہے جس کے زیادہ جواب آتے ہیں، جس سے صرف تین ای میلز کی بنیاد پر نتیجہ اخذ کرنے سے بچا جا سکتا ہے۔

پہلا جملہ: ثابت کریں کہ یہ بلک میل نہیں ہے

یہ سب سے اہم جملہ ہے۔ یہ میل باکس کے پیش منظر میں سبجیکٹ کے ساتھ نظر آتا ہے اور فیصلہ کرتا ہے کہ ای میل کھولی جائے گی یا نہیں۔ اسے ایک ہی سطر میں دکھانا ہوگا کہ آپ جانتے ہیں کس کو لکھ رہے ہیں۔

جو کام نہیں کرتا:

امید ہے آپ خیریت سے ہوں گے۔ میں آپ سے رابطہ کرنے کی اجازت چاہتا ہوں کیونکہ ہم آپ جیسی کمپنیوں کے ساتھ کام کرتے ہیں۔

اس جملے میں کچھ بھی وصول کنندہ سے متعلق نہیں۔ یہ کسی کو بھی بھیجی جا سکتی ہے، اور پڑھنے والا فوراً سمجھ جاتا ہے۔

جو اس سے بہتر کام کرتا ہے:

میں نے دیکھا کہ آپ جنوری میں لیون میں دوسری ایجنسی کھول رہے ہیں اور اسے شروع کرنے کے لیے تین ریکروٹمنٹ آفیسرز بھرتی کر رہے ہیں۔

یہ جملہ ایک قابلِ تصدیق حقیقت پر مبنی ہے، جو اسی کمپنی سے متعلق ہے اور آپ کی پیشکش سے براہِ راست جڑی ہے۔ اسی کو ذاتی نوعیت کا آغاز کہا جاتا ہے۔ اس کے لیے آپ کو پروسپیکٹ کی ویب سائٹ، کیریئر صفحہ یا خبریں پڑھنی پڑتی ہیں۔ اگر آپ کے پاس سینکڑوں پروسپیکٹ ہیں تو مصنوعی ذہانت یہ پڑھنے کا کام کر سکتی ہے بشرطیکہ آپ اسے درست طریقے سے ہدایت دیں۔

مسئلہ: پروسپیکٹ کے اپنے الفاظ میں

ابتدائی جملے کے بعد، اس مسئلے پر ایک یا دو جملے لکھیں جو آپ حل کرتے ہیں، اور اسے پروسپیکٹ کی اپنی زبان میں بیان کریں، نہ کہ اپنے پروڈکٹ کی تفصیل جیسی زبان میں۔

آپ کے پروڈکٹ کی تفصیل کہتی ہے: «مصنوعی ذہانت سے چلنے والا ملٹی چینل سورسنگ حل»۔ ایجنسی کا سربراہ سوچتا ہے: «میرے ریکروٹمنٹ آفیسرز دوپہر کا وقت نمبر ڈھونڈنے میں گزارتے ہیں، امیدواروں کو کال کرنے کے بجائے»۔ دوسرا جملہ ہی لکھنا ہے۔

اگر آپ کو یہ جملہ تلاش کرنے میں دشواری ہو تو اپنے موجودہ کلائنٹس کے ساتھ حالیہ گفتگو دوبارہ پڑھیں۔ آپ کے ساتھ کام شروع کرنے سے پہلے وہ اپنے مسئلے کو جن الفاظ میں بیان کرتے تھے، وہی الفاظ آپ کو دہرانے ہیں۔

ثبوت: ایک ہی، ٹھوس

ایک جملہ کافی ہے، لیکن وہ درست اور قابلِ تصدیق ہونا چاہیے: کوئی موازنہ کرنے والا کلائنٹ، کوئی عددی نتیجہ جس کا آپ جواز پیش کر سکیں، کوئی خاص طریقہ۔ «ہم اپنی مارکیٹ میں لیڈر ہیں» کوئی ثبوت نہیں۔ «نانت میں واقع کیبنٹ مارٹن نے رابطوں کی تفصیل ڈھونڈنے میں لگنے والا وقت آدھا کر دیا» ایک ثبوت ہے، بشرطیکہ یہ سچ ہو۔

کبھی کوئی عدد ایجاد نہ کریں۔ جو پروسپیکٹ تحقیق کرے اور کوئی جھوٹا دعوی پا لے، وہ آپ کو دوبارہ کبھی جواب نہیں دے گا، اور اس بات کو دوسروں کو بھی بتائے گا۔

درخواست: قبول کرنا آسان

اختتام ایک سادہ سوال پر کریں، جس کے لیے زیادہ کوشش نہ کرنی پڑے۔ موازنہ کریں:

• «کیا آپ اگلے ہفتے 45 منٹ کی ڈیمو کے لیے دستیاب ہوں گے؟»
• «کیا یہ ابھی آپ کے ہاں کوئی موضوع ہے؟»

پہلا سوال کسی ایسے شخص کے لیے اپنے کیلنڈر میں وقت محفوظ کرنے کی توقع کرتا ہے جسے وہ جانتا بھی نہیں۔ دوسرے کا جواب تین الفاظ میں دیا جا سکتا ہے۔ ملاقات کی تجویز آپ اگلی گفتگو میں دیں، جب وہ شخص ایک بار ہاں کہہ چکا ہو۔

ایک مکمل مثال

سبجیکٹ: لیون میں آپ کی ایجنسی

Claire، سلام،

میں نے دیکھا کہ آپ جنوری میں لیون میں ایک ایجنسی کھول رہے ہیں اور اسے شروع کرنے کے لیے تین ریکروٹمنٹ آفیسرز بھرتی کر رہے ہیں۔

ہم جن ایجنسیوں کے ساتھ کام کرتے ہیں وہ آغاز میں اکثر ایک ہی بات کہتی ہیں: ٹیمیں امیدواروں کو کال کرنے کے بجائے رابطوں کی تفصیل ڈھونڈنے میں زیادہ وقت گزارتی ہیں۔ ہم سربراہان اور انسانی وسائل کے ذمہ داران کے براہِ راست نمبر فراہم کرتے ہیں، تازہ ترین، شعبے اور علاقے کے مطابق چھانٹے گئے۔

نانت میں کیبنٹ مارٹن اپنی دوسری ایجنسی کھلنے کے بعد سے یہی استعمال کر رہا ہے۔

کیا یہ آپ کی لیون والی ٹیم کے لیے کوئی موضوع ہے؟

Paul

100 سے کم الفاظ۔ کوئی لنک نہیں، کوئی تصویر نہیں، کوئی منسلکہ نہیں۔ ایسا آغاز جو کسی اور کو نہیں بھیجا جا سکتا، ایک پہچانا جانے والا مسئلہ، ایک ثبوت، ایک سوال۔

وہ غلطیاں جو لوگوں کو دور بھگاتی ہیں

• پہلے اپنی بات کرنا: «ہم 2019 میں قائم ہونے والی ایک نوجوان اختراعی کمپنی ہیں...» ؛
• کھوکھلے جملے: «امید ہے آپ خیریت سے ہوں گے»، «میں اجازت چاہتا ہوں»، «بلا جھجک مجھ سے رابطہ کریں» ؛
• پہلے ای میل میں لنک اور تصاویر: ان سے کوئی فائدہ نہیں ہوتا اور ڈیلیوریبلٹی پر منفی اثر پڑتا ہے ؛
• جھوٹی مانوسیت: «Re: ہماری گفتگو» حالانکہ کبھی کوئی گفتگو ہوئی ہی نہیں۔ یہ بے ایمانی ہے اور لوگ اسے سمجھ جاتے ہیں ؛
• طویل ہونا: 150 الفاظ سے زیادہ ہوں تو لوگ پڑھتے نہیں، سرسری نظر ڈالتے ہیں ؛
• ایک صفحے کا دستخط، جس میں لوگو، بینر اور متاثر کن اقتباس ہو۔

پروسپیکٹ کی طرح دوبارہ پڑھیں

بھیجنے سے پہلے اپنا ای میل وصول کنندہ کی جگہ سے پڑھیں، کسی پیر کی صبح، جب اس کے پاس 80 غیر پڑھے پیغامات ہوں۔ خود سے تین سوال پوچھیں: کیا میں سمجھ رہا ہوں کہ مجھے کیوں لکھا جا رہا ہے؟ کیا میں سمجھ رہا ہوں کہ مجھے کیا پیش کیا جا رہا ہے؟ کیا میں دس سیکنڈ میں جواب دے سکتا ہوں؟ اگر کسی کا جواب ہاں نہیں ہے تو دوبارہ لکھیں۔

پہلا ای میل صرف آغاز ہے: زیادہ تر جوابات اکثر فالو اپ پر آتے ہیں۔ اس بارے میں مزید ہماری فالو اپ گائیڈ میں پڑھیں۔ اور اگر آپ وقت بچانا چاہتے ہیں تو SmartOutbound آپ کی ویب سائٹ اور مقصد کی بنیاد پر پوری سیریز کا پہلا ورژن لکھ دیتا ہے، جسے آپ شروع کرنے سے پہلے دوبارہ پڑھ کر درست کر لیتے ہیں۔ مفت آزمائیں۔