ای میل آؤٹ ریچ مہم کے میٹرکس: کون سے اہم ہیں اور کون سے نظر انداز کرنے چاہئیں

آؤٹ ریچ ٹولز درجنوں اعداد و شمار دکھاتے ہیں۔ ان میں سے زیادہ تر دلچسپ ہوتے ہیں، مگر فیصلہ کرنے کے لیے چند ہی کام آتے ہیں۔ ای میل آؤٹ ریچ مہم کو مٹھی بھر میٹرکس سے چلایا جاتا ہے، جنہیں صحیح ترتیب میں اور کافی تعداد میں پڑھا جائے۔ باقی سب زیادہ تر تسلی کے لیے ہوتا ہے۔

وہ میٹرکس جسے بھول جانا چاہیے: اوپن ریٹ

برسوں تک ای میلز کا اندازہ ان کے اوپن ریٹ سے لگایا جاتا رہا۔ یہ ایک ننھی سی نہ دکھنے والی تصویر سے ناپا جاتا تھا جو پیغام کھلنے پر لوڈ ہوتی تھی۔ یہ طریقہ اب صحیح کام نہیں کرتا:

• 2021 سے، Apple Mail موصول ہونے والے تمام پیغامات کی تصاویر پیشگی لوڈ کرتا ہے، جس کی وجہ سے وہ ای میلز بھی "کھلی ہوئی" دکھائی دیتی ہیں جنہیں کسی نے پڑھا ہی نہیں؛
• بہت سے کاروباری میل سسٹمز تصاویر کو بطور ڈیفالٹ بلاک کرتے ہیں، جس سے حقیقی اوپننگز بھی غائب ہو جاتی ہیں؛
• کچھ سیکیورٹی فلٹرز پیغامات کو جانچنے کے لیے کھولتے ہیں اور پھر آگے بھیجتے ہیں۔

نتیجہ: اوپن ریٹ بیک وقت بڑھا ہوا بھی ہے اور کم بھی، منزل کے لحاظ سے۔ یہ کسی واضح خرابی کی نشاندہی کے لیے کام آ سکتا ہے (پوری مہم میں صفر اوپننگ عموماً ڈیلیوریبلٹی کے مسئلے کی طرف اشارہ کرتی ہے)، مگر دو سبجیکٹ لائنوں یا دو پیغامات کا موازنہ کرنے کے لیے نہیں۔

اصل میٹرکس: مثبت جوابات

اہم بات یہ ہے کہ کتنے لوگ حقیقی دلچسپی کے ساتھ جواب دیتے ہیں۔ اسے رابطہ کیے گئے افراد کی تعداد کے مقابلے میں شمار کریں، بھیجی گئی ای میلز کی تعداد کے مقابلے میں نہیں (ایک شخص کو سلسلے میں کئی ای میلز ملتی ہیں)۔

مجموعی ریپلائی ریٹ کارآمد ہے، مگر یہ سب کچھ ملا دیتا ہے: دلچسپی، انکار، غیر حاضری، رکنیت ختم کرنے کی درخواستیں۔ ایسی مہم جس سے بہت زیادہ چڑچڑے جوابات آئیں، اس کا ریپلائی ریٹ بہترین مگر نتیجہ بہت برا ہوتا ہے۔ اس لیے دیکھیں:

• مجموعی ریپلائی ریٹ؛
• اس مجموعے میں مثبت جوابات کا حصہ؛
• فی سو رابطہ شدہ افراد پر حاصل ہونے والی ملاقاتوں کی تعداد۔

آخری عدد سب سے زیادہ واضح ہے یہ طے کرنے کے لیے کہ کسی مہم کو جاری رکھنا ہے یا اسے مزید بڑھانا ہے۔

حفاظتی پیمانہ: باؤنس ریٹ

باؤنس ریٹ ان ای میلز کا حصہ ناپتا ہے جو خرابی کے ساتھ واپس آئیں کیونکہ پتہ موجود نہیں یا پیغامات قبول نہیں کرتا۔ یہ فہرست کے معیار کا بھی اشارہ ہے اور خطرے کا بھی: زیادہ ریٹ آپ کے میل باکسز کی ساکھ جلد خراب کر دیتا ہے۔

• 2% سے کم: فہرست صحت مند ہے؛
• 2 سے 5% کے درمیان: فہرست کو بڑھانے سے پہلے صاف کریں؛
• 5% سے زیادہ: مہم روک دیں، فہرست صاف کریں اور مسئلے کی وجہ تلاش کریں۔

SmartOutbound 5% سے زیادہ باؤنسز پر مہم خودکار طور پر روک دیتا ہے، جیسے ہی اس نے اتنی تعداد حاصل کر لی ہو کہ عدد بامعنی ہو۔

پوشیدہ میٹرکس: ان باکس تک پہنچنا

آپ براہِ راست یہ نہیں جان سکتے کہ آپ کی مہم کی ای میلز آپ کے ممکنہ گاہکوں کے ان باکس میں پہنچتی ہیں یا اسپام میں۔ مگر آپ کے وارم اپ میل باکسز یہ مسلسل ناپتے ہیں: نیٹ ورک میں بھیجا گیا ہر پیغام اپنے وصول کنندہ کے ہاں ان باکس یا اسپام میں تلاش کر لیا جاتا ہے۔

یہ ریٹ آپ کے میل باکسز کی صحت کا بہترین اشارہ ہے۔ 90% سے اوپر سب ٹھیک ہے۔ ایک ہفتے سے زیادہ 80% سے نیچے رہے تو میل باکس کو کچھ عرصہ مہمات سے باہر رکھیں تاکہ وجہ سمجھی جا سکے۔ ڈیلیوریبلٹی پر ہمارا مضمون سب سے عام وجوہات کی فہرست دیتا ہے۔

ان سبسکرائب اور شکایات

آؤٹ ریچ میں کم اور مستحکم ان سبسکرائب ریٹ معمول کی بات ہے۔ اچانک اضافہ کمزور ٹارگٹنگ یا ناقص سمجھے گئے پیغام کی نشاندہی کرتا ہے۔ شکایات ("اسپام کے طور پر رپورٹ کریں") زیادہ سنگین اور ناپنا زیادہ مشکل ہیں، کیونکہ میل سروسز انہیں ہمیشہ بھیجنے والے تک نہیں پہنچاتیں۔ اگر آپ کو چڑچڑے جوابات نظر آئیں تو سمجھ لیں کہ پیچھے خاموش شکایات موجود ہیں۔

کلکس اور کنورژنز

اگر آپ کی فالو اپ ای میلز میں کوئی لنک ہو (کیس اسٹڈی یا ڈیمو صفحے کی طرف)، تو کلک ریٹ دلچسپی کا اشارہ دیتا ہے، ایک احتیاط کے ساتھ: کچھ سیکیورٹی فلٹرز تصدیق کے لیے لنکس پر کلک کرتے ہیں، جس سے جعلی کلکس پیدا ہوتے ہیں۔

اس سے بھی زیادہ کارآمد: اگر آپ کی ویب سائٹ سائن اپس یا رابطے کی درخواستیں ریکارڈ کرتی ہے، تو آپ ان کنورژنز کو اپنی مہمات کے ممکنہ گاہکوں سے جوڑ سکتے ہیں۔ SmartOutbound یہ آپ کی ویب سائٹ پر لگانے کے لیے ایک چھوٹے اسکرپٹ کی مدد سے کرتا ہے: یہ کسی سائن اپ کو اسی ممکنہ گاہک سے منسوب کرتا ہے جس نے وہ کیا، یا اسی کمپنی کے کسی ساتھی سے۔ یہ آمدنی کے سب سے قریب پیمانہ ہے۔

اعداد و شمار کو مرحلے اور ویریئنٹ کے حساب سے پڑھیں

ایک مہم مراحل میں بٹی ہوتی ہے (پہلی ای میل، فالو اپ) اور بعض اوقات ویریئنٹس میں (کئی سبجیکٹ لائنیں آزمائی گئیں)۔ ہر مرحلے پر ملنے والے جوابات دیکھیں:

• اگر زیادہ تر جوابات پہلی فالو اپ پر آئیں، تو اس کا زاویہ شاید پہلی پوزیشن پر آنا چاہیے؛
• اگر آخری فالو اپ سے کوئی مثبت نتیجہ نہیں نکلتا، تو اسے حذف کر دیں؛
• اگر کافی تعداد میں ایک سبجیکٹ لائن دوسری سے نمایاں طور پر زیادہ جوابات لاتی ہے، تو اسے رکھیں۔

سبجیکٹ لائنوں کے لیے، SmartOutbound خودکار طور پر بھیجنا تقسیم کرتا ہے اور آہستہ آہستہ اس ویریئنٹ کو ترجیح دیتا ہے جو زیادہ جوابات لاتا ہے، مہم کے ختم ہونے کا انتظار کیے بغیر۔

کب سے کوئی عدد قابلِ اعتبار ہوتا ہے؟

یہ سب سے عام غلطی ہے: بہت جلد نتیجہ نکال لینا۔ 50 رابطہ شدہ افراد کے ساتھ، دو جواب کم یا زیادہ ریپلائی ریٹ کو چار پوائنٹس بدل دیتے ہیں۔ چند رہنما اصول:

• 100 سے کم رابطہ شدہ افراد: جوابات ایک ایک کر کے دیکھیں، فیصد نہیں؛
• 100 سے 300 کے درمیان: واضح رجحانات نظر آنے لگتے ہیں؛
• 300 سے زیادہ: آپ معقول اعتماد کے ساتھ ویریئنٹس کا موازنہ کر سکتے ہیں۔

کسی مہم کا فیصلہ کرنے سے پہلے سلسلے کے ختم ہونے کا بھی انتظار کریں: جوابات کا ایک بڑا حصہ فالو اپس پر آتا ہے، بعض اوقات پہلی ای میل کے دو سے تین ہفتے بعد۔

کم سے کم ڈیش بورڈ

اگر آپ کو صرف پانچ اعداد و شمار پر نظر رکھنی ہو:

1. فی سو رابطہ شدہ افراد پر ملاقاتوں کی تعداد؛
2. مثبت جوابات کا حصہ؛
3. باؤنس ریٹ؛
4. وارم اپ کے ناپے ہوئے ان باکس تک پہنچنے کا ریٹ؛
5. ان سبسکرائب ریٹ، تاکہ ٹارگٹنگ کے مسئلے کا پتہ چل سکے۔

باقی چیزیں سمجھنے کے لیے کارآمد ہیں، فیصلہ کرنے کے لیے نہیں۔ طریقہ کار کے مکمل جائزے کے لیے، B2B ای میل آؤٹ ریچ پر ہماری گائیڈ دوبارہ پڑھیں۔ اور یہ اعداد و شمار بغیر اسپریڈ شیٹ کے حاصل کرنے کے لیے، SmartOutbound ایک ماہ تک مفت آزمائیں۔