AI کے ساتھ اپنی پروسپیکٹنگ ای میلز کو ذاتی بنائیں، بغیر بناوٹی لگے

پروسپیکٹنگ ای میل کو ذاتی بنانے میں ناکامی کی دو راہیں ہیں۔ پہلی یہ کہ بالکل کوئی ذاتی عنصر شامل نہ کیا جائے اور ایک ہی تحریر 2,000 لوگوں کو بھیج دی جائے۔ دوسری، جو حال ہی میں سامنے آئی ہے، یہ ہے کہ ذاتی بنانے کا کام بغیر کسی حد بندی کے AI کے حوالے کر دیا جائے اور 2,000 ایسی عمومی تعریفیں بھیج دی جائیں جنہیں ہر کوئی پہلی نظر میں پہچان لیتا ہے: «مجھ پر آپ کے شاندار سفر اور جدت سے وابستگی نے گہرا اثر ڈالا۔»

لیکن اگر درست طریقے سے استعمال کی جائے تو AI وہ کام کر سکتا ہے جس کے لیے کسی بھی سیلز ٹیم کے پاس وقت نہیں: ہر پروسپیکٹ کی ویب سائٹ پڑھنا اور اس میں سے ایک درست جملہ نکالنا۔ ہم یہ کام یوں کرتے ہیں۔

AI کون سے کام بہت اچھے کرتا ہے

آج کے لینگویج ماڈلز ایک مخصوص کام میں بہت بہتر ہیں: کسی متن کو پڑھنا اور اس میں سے وہ عنصر نکالنا جو دیے گئے سوال کے حوالے سے سب سے زیادہ متعلقہ ہو۔ کسی کمپنی کے ہوم پیج، «ہمارے بارے میں» صفحے یا خبروں میں وہ فوراً پہچان لیتے ہیں:

• کسی نئی برانچ کا آغاز، نئی پروڈکٹ کی لانچنگ، یا فنڈنگ کے اعلان کو؛
• آپ کی پیشکش سے متعلق کسی عہدے پر جاری بھرتی کو؛
• کسی خاص پوزیشننگ کو («خاندانی کاروباروں کے ماہر»، «صرف تعمیراتی شعبے میں»)؛
• کسی مخصوص گاہک طبقے یا جغرافیائی علاقے کو۔

وہ انہی عناصر کی بنیاد پر یہ بھی جانچ سکتے ہیں کہ کمپنی آپ کے ہدف سے مطابقت رکھتی ہے یا نہیں۔ SmartOutbound میں لیڈ اسکورنگ یہی کرتی ہے: ہر رابطے کو مطابقت کا ایک اسکور ملتا ہے، جس کی مدد سے ان لوگوں کو لکھنے سے پہلے ہی الگ کیا جا سکتا ہے جن کا اس مہم میں کوئی کام نہیں۔

AI کون سے کام بری طرح کرتا ہے

بغیر ہدایات کے چھوڑ دیا جائے تو AI عموماً یہ کرتا ہے:

• خوشامد کرنا: وہ تعریف کرتا ہے، داد دیتا ہے، سلام بھیجتا ہے، جو دوسری بار میں ہی بناوٹی لگنے لگتا ہے؛
• عمومیت اختیار کرنا: «آپ کی جدید کمپنی»، «آپ کا گاہک مرکز نقطہ نظر»، ایسی عبارات جو ہر ایک پر لاگو ہو سکتی ہیں؛
• من گھڑت بات کرنا: اگر ویب سائٹ پر دلچسپ کچھ نہ ہو تو وہ کسی ایسی تفصیل سے خلا پر کر دیتا ہے جو ممکن لگے مگر غلط ہو۔ یہ سب سے خطرناک خامی ہے؛
• لمبا لکھنا: جہاں ایک جملہ کافی ہو وہاں تین جملے لکھ دینا؛
• پہچانا جانے والا انداز اپنانا: کچھ مخصوص محاورے، حد سے زیادہ باقاعدہ رموزِ اوقاف، اور مسلسل جوش و خروش فوراً ظاہر کر دیتے ہیں کہ متن کسی مشین نے لکھا ہے۔

سارا دارومدار اسی پر ہے کہ اس کی یہ عادتیں چھڑوائی جائیں۔

اوپننگ لائن کی حد بندی: ایک ہی جملہ، ایک ہی حقیقت

ہم AI کو جو ہدایت دیتے ہیں وہ چند اصولوں پر مشتمل ہے:

1. صرف ایک جملہ، 15 سے 25 الفاظ کا؛
2. وہ پروسپیکٹ کی ویب سائٹ پر ملنے والی کسی واضح اور قابلِ تصدیق حقیقت پر مبنی ہو؛
3. اس حقیقت کا تعلق آپ کی پیشکش اور اس مسئلے سے ہو جو آپ حل کرتے ہیں؛
4. کوئی تعریف نہیں، کوئی تعریفی صفت نہیں؛
5. اگر کچھ متعلقہ نہ ملے تو وہ کچھ گھڑے نہیں: اس سے بہتر ہے کہ شعبے کے بارے میں کوئی زیادہ عمومی اوپننگ لائن ہو، یا اوپننگ لائن بالکل نہ ہو۔

موازنہ کیجیے:

آپ کی شاندار ترقی اور اپنے گاہکوں سے غیر معمولی وابستگی پر مبارکباد۔

میں نے دیکھا کہ آپ مارچ میں بورڈو میں ایک برانچ کھول رہے ہیں اور وہاں کنسلٹنٹس کے تین عہدے پہلے ہی مشتہر کیے جا چکے ہیں۔

پہلی بات کسی بھی کمپنی کے بارے میں ہو سکتی ہے۔ دوسری صرف اسی کمپنی سے متعلق ہے، اور یہ قدرتی طور پر ای میل کے اگلے حصے کی تیاری کرتی ہے۔

AI کو کہاں سے معلومات لینی چاہیے؟

کمپنی کی ویب سائٹ سب سے زیادہ قابلِ بھروسا اور استعمال میں آسان ذریعہ ہے: وہ عوامی ہے، خود کمپنی نے لکھی ہے، اور اپنے کاروبار کے بارے میں شاذ و نادر ہی گمراہ کن ہوتی ہے۔ سب سے کارآمد صفحات ہوم پیج، «ہمارے بارے میں»، آسامیاں اور خبریں ہیں۔

وصول کنندہ کے بارے میں ذاتی معلومات (ان کا کیریئر، ان کی اشاعتیں، ان کی نجی زندگی) کو بہت زیادہ احتیاط سے استعمال کرنا چاہیے۔ کمپنی کے بارے میں اوپننگ لائن محنتی کام سمجھی جاتی ہے۔ شخص کے بارے میں اوپننگ لائن جلد ہی دخل اندازی محسوس ہو سکتی ہے۔

بڑے پیمانے پر دوبارہ پڑھنا

AI تیزی سے لکھتا ہے۔ کبھی کبھی غلطی بھی کرتا ہے۔ اس کا واحد توڑ دوبارہ پڑھنا ہے، کم از کم مہم کے آغاز میں۔ SmartOutbound میں کوپائلٹ موڈ ہر پہلی ای میل کو بھیجنے سے پہلے اس کی اوپننگ لائن کے ساتھ پیش کرتا ہے، اور آپ اسے منظور کر سکتے ہیں، درست کر سکتے ہیں یا اس رابطے کو خارج کر سکتے ہیں۔ عملی طور پر، تقریباً پچاس منظوریوں کے بعد آپ کو مہم کی اوپننگ لائنوں کے معیار کا بہت واضح اندازہ ہو جاتا ہے:

• اگر تقریباً سب کچھ درست ہو تو بیچوں میں منظوری دی جا سکتی ہے؛
• اگر کئی اوپننگ لائنیں ناقص ہوں تو اکثر ہدف یا مقصد ہی غلط بیان ہوا ہوتا ہے، اور ہر پیغام کو دوبارہ پڑھنے سے بہتر ہے کہ ہدایت ہی درست کر لی جائے۔

خاص طور پر ناموں کی غلطیوں پر نظر رکھیں (AI کسی لوگو یا عنوان میں پڑھی گئی کمپنی کے نام کی ہجے غلط کر سکتا ہے)، پرانی معلومات پر (پچھلے سال کا کوئی واقعہ جو موجودہ بتایا جا رہا ہو) اور ایسی اوپننگ لائنوں پر جو ایک دوسرے سے بہت ملتی جلتی ہوں۔

وہ نشانیاں جو مشین سے لکھی گئی ای میل کو ظاہر کر دیتی ہیں

آپ کے پروسپیکٹس کو روز بروز زیادہ ایسی ای میلز مل رہی ہیں جو خودکار طور پر تیار کی گئی ہوں۔ ان کی پہچان کی صلاحیت تیز ہو گئی ہے۔ ان سے بچیں:

• جوش بھری شروعات اور تعریفیں؛
• وہ الفاظ جو کوئی سیلز پرسن بول چال میں استعمال نہیں کرتا: «ناقابلِ نظرانداز»، «حقیقی محرک»، «مسلسل ترقی پذیر»؛
• ہر بار تین نکات کی گنتی؛
• ہر جملے میں بطور رموزِ اوقاف استعمال ہونے والے لمبے ڈیش؛
• ایسی اختتامی سطریں جو ابھی کہی گئی بات کا خلاصہ کر دیں؛
• ایسی عمومی دستخط جو نام اور حقیقی رابطہ تفصیلات کے بغیر ہوں۔

بہترین جانچ یہی ہے کہ ای میل کو بلند آواز میں پڑھیں۔ اگر آپ یہ بات فون پر کسی پروسپیکٹ کو نہ کہیں گے تو اسے لکھیں بھی نہیں۔

AI پوری سیکوئنس کے لیے

اوپننگ لائن تو کام کا صرف ایک حصہ ہے۔ AI آپ کی ویب سائٹ اور مہم کے مقصد کی بنیاد پر پوری سیکوئنس کا پہلا مسودہ بھی تجویز کر سکتا ہے، جوابات کی درجہ بندی کر سکتا ہے (دلچسپی ہے، دلچسپی نہیں، غیر موجود، غلط شخص، رکنیت ختم) اور خودکار جواب میں اس ساتھی کا نام پہچان سکتا ہے جس سے رابطہ کرنا چاہیے۔ یہ آپ کے گھنٹے بچاتا ہے، بشرطیکہ حتمی فیصلہ آپ کے پاس رہے: دوبارہ پڑھنے، منظوری دینے اور بھیجنے کا کام آپ ہی کرتے ہیں۔

ایک اچھی پہلی ای میل لکھنے کے لیے ساخت کا آوزار سے زیادہ دارومدار ہے: پہلی ای میل کی ہماری گائیڈ میں اس کی تفصیل موجود ہے۔ اپنے ہی پروسپیکٹس پر ذاتی بنانے کا عمل چلتا دیکھنے کے لیے مفت اکاؤنٹ بنائیں: آزمائشی مدت میں AI کے ذریعے تیار کیے گئے 1,000 پروسپیکٹس شامل ہیں۔