การติดตามผลอีเมลหาลูกค้า: ส่งกี่ครั้ง จังหวะไหน และเขียนอย่างไร

เมื่อเริ่มแคมเปญแรก หลายคนเฝ้าดูคำตอบจากอีเมลฉบับแรกด้วยความกระวนกระวาย แต่กลับได้น้อยนิด จึงสรุปว่าข้อความใช้ไม่ได้ หรือกลุ่มเป้าหมายผิด ทั้งที่ในหลายกรณีมันแค่ยังเร็วเกินไป คำตอบจำนวนไม่น้อยมาถึงตอนติดต่อครั้งที่สอง สาม หรือสี่เท่านั้น

ไม่ใช่เพราะลูกค้าเปลี่ยนใจระหว่างอีเมลสองฉบับ เขาอาจกำลังประชุม พักร้อน หรืออยู่กลางงานด่วนสักเรื่อง ข้อความแรกของคุณจึงจมอยู่ใต้กองงาน การติดตามผลทำให้มันกลับขึ้นมาอยู่บนสุด ในจังหวะที่เขาอาจมีเวลาสักสองนาที

ควรส่งการติดตามผลกี่ครั้ง

สามถึงสี่ฉบับรวมฉบับแรกถือว่าสมดุลดี หากน้อยกว่านั้น คุณกำลังทิ้งคำตอบไว้บนโต๊ะ หากมากกว่านั้น ผลตอบแทนลดลงเร็วและความรำคาญเพิ่มขึ้น อีเมลฉบับที่ห้าหรือหกที่ไม่ได้รับการตอบมีโอกาสถูกจัดเป็นสแปมมากกว่าจะนัดประชุมได้ และทุกครั้งที่ถูกจัดเป็นสแปม ชื่อเสียงกล่องจดหมายของคุณก็เสียหาย

ควรเลือกซีเควนซ์สั้น ๆ ที่เขียนดี บนรายชื่อที่คัดสรรดี มากกว่าซีเควนซ์ยาวเหยียดที่พยายามงัดประตู

เว้นช่วงระหว่างอีเมลนานแค่ไหน

ปล่อยให้มีช่วงหายใจ การติดตามผลในวันถัดจากอีเมลฉบับแรกดูเร่งเร้าเกินไป นี่คือจังหวะที่ใช้ได้กับกลุ่มเป้าหมาย B2B ส่วนใหญ่:

• อีเมล 1: วันที่ 0
• ติดตามผล 1: สามถึงสี่วันถัดมา
• ติดตามผล 2: ห้าถึงเจ็ดวันหลังจากฉบับก่อน
• ติดตามผล 3 ถ้าคุณจะส่ง: หนึ่งถึงสองสัปดาห์ถัดมา

ทั้งหมดกินเวลาสองถึงสี่สัปดาห์ ส่งในเวลาทำการของลูกค้า เลี่ยงวันหยุดสุดสัปดาห์ อีเมลที่ได้รับคืนวันเสาร์จะจมอยู่ใต้อีเมลวันจันทร์เช้า

ตอบกลับในเธรดเดียวกัน

การติดตามผลที่ได้ผลคือการตอบกลับอีเมลฉบับแรก โดยใช้หัวข้อ "Re:" และอ้างข้อความก่อนหน้าไว้ด้านล่าง ลูกค้ามองเห็นบทสนทนาทั้งหมดในพริบตาโดยไม่ต้องนึกว่าคุณเป็นใคร และยังดูเป็นธรรมชาติกว่า เพราะนี่คือสิ่งที่คนที่ติดตามผลด้วยมือจะทำ

SmartOutbound ส่งการติดตามผลในลักษณะนี้ จากกล่องจดหมายเดียวกับอีเมลฉบับแรก และหยุดซีเควนซ์อัตโนมัติทันทีที่ลูกค้าตอบ ไม่ว่าจะตอบว่าอะไร

การติดตามผลแต่ละครั้งต้องมีอะไรให้

นี่คือกฎที่สร้างความแตกต่างทั้งหมด "ขออนุญาตกลับมาตามข้อความก่อนหน้าของผม" ไม่ใช่การติดตามผล แต่เป็นการเตือนความจำ ซึ่งไม่ได้ให้เหตุผลใหม่ใด ๆ แก่ลูกค้าที่จะตอบ

อีเมลแต่ละฉบับในซีเควนซ์ควรอ่านได้ด้วยตัวเองและนำเสนอมุมที่ต่างออกไป ตัวอย่างเช่น

• ติดตามผล 1 ส่วนเสริม: ข้อมูลที่เป็นรูปธรรมซึ่งขาดไปในอีเมลแรก ตัวอย่างลูกค้า หรือตัวเลขที่เจาะจง
• ติดตามผล 2 มุมอื่น: ปัญหาที่สองที่คุณแก้ไข หรือปัญหาเดิมที่มองผ่านมุมของอีกฝ่าย
• ติดตามผล 3 ทางออกอย่างสุภาพ: คุณเสนอที่จะไม่เขียนอีก โดยเปิดประตูไว้

ตัวอย่าง

การติดตามผลครั้งแรกที่เสริมข้อมูล:

Claire รายละเอียดหนึ่งที่ผมยังไม่ได้บอกไป คือเบอร์โทรถูกตรวจสอบทุกเดือน และคุณจ่ายเฉพาะรายชื่อที่คุณส่งออกเท่านั้น สำหรับเอเจนซีที่เพิ่งเริ่ม นี่มักเป็นความต่างเมื่อเทียบกับการสมัครแบบรายปี ถ้าได้คุยกันสักสิบห้านาทีจะคุ้มไหมครับ

การติดตามผลครั้งที่สองที่เปลี่ยนมุม:

Claire ผมคิดถึงที่ปรึกษาของคุณด้วย เมื่อลูกค้าขอสามโปรไฟล์ภายในสัปดาห์ถัดไป เวลาที่ใช้หาคนที่ใช่ให้โทรหาส่งผลโดยตรงต่อกำหนดส่ง นี่มักเป็นจุดที่ทำให้เอเจนซีที่เราทำงานด้วยตัดสินใจเปลี่ยนแปลง ถ้าคุณไม่ได้ดูแลเรื่องนี้ ผมควรคุยกับใครดีครับ

การติดตามผลครั้งสุดท้ายที่ปิดอย่างเรียบร้อย:

Claire ผมจะไม่รบกวนกล่องจดหมายคุณอีกต่อไป ถ้าเรื่องนี้กลับมาเป็นวาระตอนเปิดสาขาที่ลียง เพียงตอบกลับอีเมลนี้ แล้วผมจะติดต่อกลับไป ขอให้ปิดสัปดาห์อย่างมีความสุขนะครับ

ข้อความสุดท้ายนี้มักได้รับคำตอบที่ตรงไปตรงมาอย่างน่าประหลาด: "ขอบคุณ ตอนนี้ยังไม่ใช่ ติดต่อใหม่ในเดือนมีนาคม" นั่นคือข้อมูลที่มีค่า

ควรทำอย่างไรตามคำตอบที่ได้

การติดตามผลจะไม่ถูกส่งถึงคนที่ตอบแล้ว แต่คำตอบไม่ได้จัดการเหมือนกันทั้งหมด:

• ลูกค้าสนใจ: ตอบกลับเร็ว ที่ดีที่สุดภายในหนึ่งชั่วโมง และเสนอเวลาที่ชัดเจนสองช่วง
• เขาไม่ใช่คนที่ใช่: ขอบคุณและถามว่าควรติดต่อใคร หากคำตอบของเขาระบุถึงเพื่อนร่วมงาน คนนั้นสามารถเข้าร่วมแคมเปญของคุณด้วยประโยคเปิดอย่าง "คุณ X แนะนำให้ผมเขียนถึงคุณ"
• เขาลาไม่อยู่: เลื่อนส่วนที่เหลือของซีเควนซ์ไปหลังเขากลับมา ดีกว่าติดตามผลไปอย่างไร้จุดหมาย
• เขาปฏิเสธ: เคารพคำตอบนั้น ไม่ต้องติดตามผลซ้ำ การกระตุ้นอย่างนุ่มนวลอีกหลายสัปดาห์ถัดมาอาจทำได้หากสถานการณ์เปลี่ยนไป แต่ไม่ควรทำเด็ดขาดถ้าเขาขอไม่ให้ติดต่ออีก
• เขาขอไม่รับอีเมลอีก: หยุดทันที และหยุดในทุกแคมเปญของคุณ

เราอธิบายทุกกรณีไว้ในบทความเกี่ยวกับการจัดการคำตอบ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ทำให้ลูกค้ารู้สึกผิด: "ผมยังไม่ได้รับคำตอบจากคุณเลย..."
• สร้างความเร่งด่วนเทียม: "ข้อเสนอนี้ใช้ได้ถึงวันศุกร์" กับบริการที่ไม่มีเหตุผลจะหมดอายุ
• เปลี่ยนหัวข้ออีเมลทุกครั้งที่ติดตามผล ซึ่งทำให้เธรดขาดและดูเหมือนการส่งแบบแมสครั้งใหม่
• ติดตามผลจากกล่องจดหมายอื่นที่ไม่ใช่กล่องของอีเมลฉบับแรก
• ไม่เคยหยุด

วัดผลของการติดตามผล

ดูว่าในแต่ละขั้นของซีเควนซ์สร้างคำตอบได้กี่รายการ หากการติดตามผลครั้งที่สามไม่สร้างผลบวกอีกต่อไปจากการส่งหลายร้อยฉบับ ให้ตัดมันออก หากการติดตามผลครั้งแรกได้ผลดีกว่าอีเมลฉบับแรก นั่นมักหมายความว่ามุมของมันควรถูกย้ายไปอยู่ข้างหน้า บทความเกี่ยวกับตัวชี้วัดแคมเปญ ของเราอธิบายวิธีอ่านตัวเลขเหล่านี้อย่างไม่ผิดพลาด

เพื่อเขียนซีเควนซ์ได้เร็วขึ้น SmartOutbound มีการร่างให้ครบทั้งชุด (อีเมลแรก การติดตามผล และการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับการปฏิเสธและกรณี "ติดต่อผิดคน") จากเป้าหมายของคุณ ซึ่งคุณปรับแต่งต่อได้ ลองใช้ฟรีหนึ่งเดือน