ทำไมอีเมลหาลูกค้าของคุณถึงไปเข้าสแปม (และวิธีแก้ไข)

อีเมลของคุณส่งออกไป ไม่ตีกลับเป็นข้อผิดพลาด และถึงอย่างนั้นก็ไม่มีใครตอบ แล้ววันหนึ่งลูกค้าเป้าหมายที่คุณรู้จักก็บอกคุณว่าเขาเจอข้อความของคุณในกล่องจดหมายขยะ นี่คือหนึ่งในปัญหาที่น่าหงุดหงิดที่สุดของการหาลูกค้าทางอีเมล เพราะมันมองไม่เห็น ไม่มีเครื่องมือใดเตือนคุณว่าอีเมลฉบับหนึ่งไปตกอยู่ในสแปมของผู้รับ

ข่าวดีก็คือ สาเหตุแทบจะเหมือนกันทุกครั้ง และเราสามารถตรวจสอบได้ตามลำดับที่สมเหตุสมผล

รู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังตกเป็นสแปม

เนื่องจากผู้รับไม่บอกคุณ จึงต้องวัดด้วยวิธีอื่น

• อัตราการเข้าถึงกล่องขาเข้าของ warmup : ถ้ากล่องอีเมลของคุณเข้าร่วมเครือข่าย warmup คุณจะรู้แน่ชัดว่าข้อความจากกล่องเหล่านี้มีสัดส่วนเท่าไรที่ไปถึงกล่องขาเข้าของกล่องอื่น นี่คือตัวชี้วัดที่เชื่อถือได้ที่สุด
• ทดสอบกับอีเมลของคุณเอง : ส่งอีเมลแคมเปญไปยังอีเมล Gmail และ Outlook ส่วนตัว แล้วดูว่ามันไปถึงที่ไหน
• ทดสอบเนื้อหา กับบริการอย่าง mail-tester ซึ่งให้คะแนนและแสดงรายการปัญหาทางเทคนิค
• อัตราการตอบกลับที่ลดลงอย่างรวดเร็ว ในแคมเปญที่เคยได้ผล

การลดลงอย่างกะทันหันแทบจะไม่เคยเกิดจากตัวข้อความเอง สิ่งนี้แทบจะบ่งชี้เสมอว่ามีปัญหาด้านชื่อเสียงหรือการตั้งค่า

สาเหตุที่ 1: การยืนยันตัวตน

นี่คือสิ่งแรกที่ต้องตรวจสอบ เพราะแก้ไขง่ายที่สุด SPF ที่ขาดหายหรือมีซ้ำ DKIM ที่เผยแพร่ผิดพลาด หรือ DMARC ที่ไม่มี ก็เพียงพอจะทำให้ Gmail, Yahoo และ Outlook กรองข้อความของคุณ ซึ่งปัจจุบันทั้งสามบริการกำหนดให้ต้องมีครบทั้งสามอย่าง ตรวจสอบการจัดแนว (alignment) ด้วย โดเมนที่ลงนามในข้อความต้องเป็นโดเมนเดียวกับที่อยู่ในอีเมลผู้ส่ง

มีอธิบายทั้งหมดไว้ในคู่มือ SPF, DKIM และ DMARC ของเรา ใน SmartOutbound ระเบียนเหล่านี้จะถูกตรวจสอบทุกวันสำหรับทุกโดเมนของคุณ

สาเหตุที่ 2: โดเมนหรือกล่องอีเมลที่ยังใหม่เกินไป

โดเมนที่เพิ่งซื้อมาเมื่อสิบวัน กล่องอีเมลที่ส่ง 50 ฉบับตั้งแต่สัปดาห์แรก ตัวกรองเห็นโปรไฟล์แบบนี้เป๊ะในกลุ่มสแปมเมอร์ วิธีแก้เป็นที่รู้กันดี แต่มันต้องใช้ความอดทน นั่นคือ การทำ warmup สองถึงสี่สัปดาห์ และการเพิ่มปริมาณอย่างค่อยเป็นค่อยไป

สาเหตุที่ 3: ปริมาณและจังหวะการส่ง

แม้แต่กล่องอีเมลเก่าและตั้งค่าดีแล้วก็ยังถูกกรองได้ในที่สุด ถ้าส่งมากเกินไปหรือเร็วเกินไป สัญญาณที่ทำให้ถูกเฝ้าระวัง

• ปริมาณการส่งต่อวันเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในทันที
• การส่งแบบต่อเนื่องเป็นชุด ทุกไม่กี่วินาที
• การส่งตอนกลางคืนหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ ซึ่งขัดกับกิจกรรมปกติของผู้ส่ง
• กล่องอีเมลที่ไม่เคยได้รับคำตอบเลยแต่ส่งออกเยอะ

ให้อยู่ที่ประมาณ 25 ถึง 30 อีเมลหาลูกค้าต่อวันต่อกล่อง เว้นระยะห่างกันหลายนาทีและให้มีความไม่สม่ำเสมอเล็กน้อย และกระจายปริมาณไปยังหลายกล่อง แทนที่จะดันกล่องใดกล่องหนึ่ง

สาเหตุที่ 4: ที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง

ทุกอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่ที่ไม่มีอยู่จริงจะตีกลับเป็นข้อผิดพลาด เมื่ออัตรา bounce (อีเมลตีกลับ) เกินเพียงไม่กี่เปอร์เซ็นต์ ผู้ให้บริการจะมองว่าคุณไม่รู้จักผู้รับ ซึ่งเป็นลักษณะเฉพาะของการส่งจำนวนมากโดยไม่ได้รับอนุญาต

ตรวจสอบรายชื่อก่อนส่ง (ไวยากรณ์ โดเมนที่มีอยู่จริง เซิร์ฟเวอร์รับอีเมล) คัดที่อยู่แบบใช้ครั้งเดียวทิ้งออก และอย่านำไฟล์เก่ากลับมาใช้โดยไม่ตรวจสอบ ที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องต้องถูกนำออกอย่างถาวรหลังการ bounce ครั้งแรก SmartOutbound ทำการตรวจสอบเหล่านี้ตอนนำเข้าและก่อนส่งอีเมลฉบับแรกทุกครั้ง และจะหยุดแคมเปญโดยอัตโนมัติหากอัตรา bounce เกิน 5%

สาเหตุที่ 5: การร้องเรียน

เมื่อผู้รับคลิก "รายงานว่าเป็นสแปม" นั่นคือสัญญาณที่ร้ายแรงที่สุด Gmail ขอให้ผู้ส่งมีอัตราการร้องเรียนต่ำกว่า 0.3% และแนะนำให้ตั้งเป้าต่ำกว่า 0.1% ในการหาลูกค้า ซึ่งผู้รับไม่ได้ขอให้คุณส่งอะไรเลย เกณฑ์เหล่านี้ถึงได้อย่างรวดเร็วถ้าการกำหนดกลุ่มเป้าหมายไม่ดี

วิธีจำกัดการร้องเรียน

• เขียนถึงเฉพาะคนที่ข้อความของคุณมีความหมายกับเขา
• มีลิงก์ยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ชัดเจนในทุกอีเมล และดำเนินการยกเลิกทันที ลูกค้าเป้าหมายที่หาวิธียกเลิกการสมัครไม่เจอจะคลิก "สแปม"
• เพิ่มส่วนหัวการยกเลิกการสมัครแบบคลิกเดียว ซึ่งทำให้ปุ่ม "ยกเลิกการสมัคร" ปรากฏใน Gmail และแอปอีเมลอื่นๆ
• หยุดลำดับอีเมลทันทีที่เห็นสัญญาณรำคาญครั้งแรก

สาเหตุที่ 6: เนื้อหา

เนื้อหาสำคัญน้อยกว่าที่คิด แต่ก็ยังสำคัญ ปัจจัยที่มีน้ำหนักที่สุด

• ลิงก์หลายลิงก์ โดยเฉพาะลิงก์ที่ย่อหรือชี้ไปยังโดเมนที่ต่างกัน
• รูปภาพ และยิ่งไปกว่านั้นคืออีเมลที่เป็นรูปภาพทั้งหมด
• ไฟล์แนบ
• การจัดรูปแบบ HTML ที่แน่นเกินไป จนดูเหมือนจดหมายข่าว
• คำที่พิมพ์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องหมายอัศเจรีย์ซ้ำๆ และคำสัญญาเป็นตัวเลขที่เกินจริง

อีเมลหาลูกค้าควรดูเหมือนอีเมลที่คนเขียนด้วยมือ คือข้อความเรียบง่าย สั้น และไม่มีลิงก์ในข้อความฉบับแรก สำหรับโครงสร้าง ดูคู่มืออีเมลฉบับแรกของเรา

สาเหตุที่ 7: ชื่อเสียงของนามสกุลโดเมนและโดเมน

นามสกุลโดเมนบางประเภท (โดยเฉพาะ .shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd) ถูกสแปมเมอร์ใช้มากจนตัวกรองมองอย่างระแวงเป็นค่าเริ่มต้น ถ้ากล่องอีเมลของคุณบนโดเมนเหล่านี้เข้าถึงกล่องขาเข้าได้แย่กว่ากล่องอื่นอย่างชัดเจน นั่นไม่ใช่ความรู้สึกไปเอง บทความของเราเรื่องโดเมนเฉพาะ อธิบายวิธีเลือก

แผนแก้ไขตามลำดับ

ถ้าคุณคิดว่ากำลังตกเป็นสแปม ให้ทำตามนี้

1. หยุดชั่วคราว แคมเปญของกล่องที่เกี่ยวข้อง แต่ให้ warmup ยังทำงานอยู่
2. ตรวจสอบการยืนยันตัวตน SPF, DKIM และ DMARC ของแต่ละโดเมน
3. ดูอัตรา bounce ของการส่งครั้งล่าสุดและทำความสะอาดรายชื่อ
4. เปรียบเทียบกล่องอีเมลด้วยกัน : ถ้ากล่องเดียวโดน นั่นคือกล่องนั้นหรือโดเมนของมัน ถ้าโดนทั้งหมด นั่นคือเนื้อหาหรือรายชื่อ
5. ทำให้ข้อความเรียบง่าย : เอา ลิงก์ รูปภาพ และการจัดรูปแบบออก
6. กลับมาเริ่มอย่างช้าๆ ที่ 5 หรือ 10 อีเมลต่อวัน และเพิ่มปริมาณเมื่ออัตราการเข้าถึงกล่องขาเข้ากลับมาสูงกว่า 90% เท่านั้น

เผื่อเวลาไว้หนึ่งถึงสามสัปดาห์เพื่อเรียกชื่อเสียงกลับมา การฝืนส่งในช่วงนั้นมีแต่จะทำให้สถานการณ์แย่ลง

ป้องกันไว้ดีกว่าแก้

สาเหตุส่วนใหญ่เหล่านี้หลีกเลี่ยงได้ด้วยการตั้งค่าง่ายๆ ที่ทำตั้งแต่แรกและรักษาไว้ในระยะยาว คือการยืนยันตัวตนที่ตรวจสอบแล้ว warmup ที่ทำต่อเนื่อง ปริมาณที่จำกัด รายชื่อที่ผ่านการตรวจสอบ และการยกเลิกการสมัครที่ดำเนินการทันที นี่คือพื้นฐานที่ SmartOutbound ใช้เป็นค่าเริ่มต้นกับทุกกล่องอีเมลของคุณ เริ่มต้นฟรี แล้วดูสุขภาพกล่องอีเมลของคุณตั้งแต่สัปดาห์แรก