Uppföljningar i prospektering via e-post: hur många, i vilken takt och vad du ska skriva

När du drar igång din första kampanj håller du nervöst koll på svaren på det första mejlet. De är få. Du drar slutsatsen att budskapet inte fungerar, eller att målgruppen är fel. I många fall handlar det helt enkelt om att det är för tidigt: en stor del av svaren kommer först vid andra, tredje eller fjärde kontaktförsöket.

Det är inte så att prospekten ändrar sig mellan två mejl. Hen satt i möte, var på semester eller mitt uppe i ett akut ärende. Ditt första meddelande försvann i högen. Uppföljningen lyfter upp det igen, vid ett tillfälle då personen kanske har två minuter över.

Hur många uppföljningar ska du skicka?

Tre till fyra mejl totalt, inklusive det första, ger en bra balans. Skickar du färre lämnar du svar på bordet. Skickar du fler sjunker utdelningen snabbt och irritationen ökar: ett femte eller sjätte mejl utan svar hamnar oftare i skräpposten än det leder till ett möte, och varje gång försämras ryktet för din e-postdomän.

En kort, välskriven sekvens till en väl vald lista är bättre än en oändlig sekvens som bankar på dörren.

Vilka intervall ska du hålla mellan mejlen?

Låt det andas. En uppföljning dagen efter det första mejlet känns påträngande. Här är en takt som fungerar för de flesta B2B-målgrupper:

• mejl 1: dag 0;
• uppföljning 1: tre till fyra dagar senare;
• uppföljning 2: fem till sju dagar efter den föregående;
• uppföljning 3, om du gör en: en till två veckor senare.

Totalt sträcker det sig över två till fyra veckor. Skicka under prospektets kontorstid och undvik helgen: ett mejl som kommer på lördag kväll drunknar bland alla mejl på måndag morgon.

Svara i samma tråd

En effektiv uppföljning skickas som svar på det första mejlet, med ämnesraden "Sv:" och det tidigare meddelandet citerat nedanför. Prospekten ser hela utbytet i ett svep utan att behöva komma ihåg vem du är. Det är också mer naturligt: precis så skulle någon göra som följer upp manuellt.

SmartOutbound skickar uppföljningarna på det här sättet, från samma brevlåda som det första mejlet, och avbryter sekvensen automatiskt så snart prospekten svarar, oavsett vad svaret är.

Varje uppföljning måste tillföra något

Det är regeln som avgör allt. "Jag ville bara återkomma kring mitt tidigare meddelande" är ingen uppföljning. Det är en påminnelse som inte ger prospekten någon ny anledning att svara.

Varje mejl i sekvensen bör kunna läsas fristående och bidra med en annan vinkel. Till exempel:

• uppföljning 1, kompletteringen: en konkret upplysning som saknades i det första mejlet, ett kundexempel, en specifik siffra;
• uppföljning 2, den andra vinkeln: ett andra problem som du löser, eller samma problem sett ur en annan roll;
• uppföljning 3, det snygga avslutet: du erbjuder dig att sluta skriva och lämnar dörren öppen.

Exempel

En första uppföljning som kompletterar:

Claire, en detalj som jag inte nämnde: numren verifieras varje månad, och du betalar bara för de kontakter du exporterar. För en byrå som är i startgroparna är det ofta det som gör skillnaden jämfört med ett årsabonnemang. Skulle det vara värt ett samtal på femton minuter?

En andra uppföljning som byter vinkel:

Claire, jag tänker också på dina konsulter: när en kund efterfrågar tre profiler till veckan därpå påverkar tiden det tar att hitta rätt personer att ringa direkt leveranstiderna. Det är ofta det som får byråerna vi arbetar med att agera. Om det inte är du som har hand om den här frågan, vem bör jag prata med då?

En sista uppföljning som avslutar snyggt:

Claire, jag ska inte fylla din inkorg längre. Om frågan blir aktuell igen när Lyon-kontoret öppnar är det bara att svara på det här mejlet så hör jag av mig. Trevlig helg.

Det sista meddelandet får ofta förvånansvärt raka svar: "tack, inte just nu, hör av dig igen i mars". Det är värdefull information.

Vad ska du göra beroende på svaret?

En uppföljning skickas aldrig till någon som redan har svarat. Men alla svar hanteras inte på samma sätt:

• prospekten är intresserad: svara snabbt, helst inom en timme, och föreslå två konkreta tider;
• hen är inte rätt person: tacka och fråga vem du ska vända dig till. Om svaret nämner en kollega kan den kontakten gå in i din kampanj med en inledning som "NN tipsade mig om att höra av mig till dig";
• hen är bortrest: skjut fram resten av sekvensen till efter återkomsten i stället för att följa upp i tomma luften;
• hen säger nej: respektera det och följ inte upp. En försiktig återaktivering flera veckor senare kan vara motiverad om situationen kan ha förändrats, men aldrig om personen har bett att få vara ifred;
• hen ber att slippa mejl: avbryt omedelbart, och i alla dina kampanjer.

Vi går igenom alla de här fallen i vår artikel om att hantera svar.

De vanligaste misstagen

• att skuldbelägga prospekten: "Jag har inte hört något från dig...";
• att konstruera falsk brådska: "Erbjudandet gäller till fredag" på en tjänst som inte har någon anledning att gå ut;
• att byta ämnesrad vid varje uppföljning, vilket bryter tråden och ger intryck av ett nytt massutskick;
• att följa upp från en annan brevlåda än det första mejlet;
• att aldrig sluta.

Mät effekten av uppföljningarna

Titta på hur många svar varje steg i sekvensen genererar. Om den tredje uppföljningen inte längre ger något positivt på flera hundra utskick är det bara att ta bort den. Om den första uppföljningen får bättre svarsfrekvens än det första mejlet är det ofta ett tecken på att dess vinkel borde ligga först. Vår artikel om kampanjmätetal förklarar hur du läser siffrorna utan att dra fel slutsatser.

För att skriva dina sekvenser snabbare erbjuder SmartOutbound ett komplett utkast (första mejl, uppföljningar och automatiska svar på avböjanden och "fel person") utifrån ditt mål, som du sedan justerar. Testa i en månad, gratis.