Hantera svar på en prospekteringskampanj: intresse, avböjanden, frånvaro och fel kontaktperson

Det skrivs mycket om hur man formulerar ett prospekteringsmejl, betydligt mindre om vad man gör när någon svarar. Det är ändå där möten vinns eller förloras. Ett positivt svar som hanteras två dagar senare har ofta svalnat. Ett automatiskt frånvarosvar som ignoreras döljer ibland namnet på rätt person att kontakta. Och en avanmälan som hanteras slarvigt kan kosta dyrt i anseende.

Här är hur du hanterar varje typ av svar.

Samla allt på ett ställe

Med flera avsändarkonton landar svaren lite överallt. Första steget är att samla dem i en enda vy, sorterade efter typ, med hela konversationens historik. Det är vad den enhetliga inkorgen i SmartOutbound gör: alla svar från alla dina konton, automatiskt kategoriserade, med möjlighet att svara från rätt konto utan att byta verktyg.

Den automatiska kategoriseringen sparar mycket tid, men kontrollera den med jämna mellanrum: ett ironiskt eller tvetydigt svar kan tolkas fel.

"Ja, det är intressant"

Det är svaret du väntade på. Hantera det med absolut prioritet, helst inom en timme. Ett prospekts intresse är skört: hen svarade mellan två möten, och ämnet hamnar snabbt efter akuta saker igen.

Svara kort och gör nästa steg enkelt:

Tack, Claire. Jag föreslår ett samtal på 15 minuter, torsdag kl. 10 eller fredag kl. 14. Om ingen av tiderna passar, säg vad som funkar för dig så anpassar jag mig.

Att föreslå två konkreta tider fungerar bättre än en kalenderlänk utan ett ord, eller än ett "när passar det dig?" som tvingar prospektet att tänka åt dig.

"Det är inte jag, hör med ..."

Ett värdefullt svar som ofta underskattas. Prospektet ger dig namnet på rätt person, ibland även adressen. Tacka, och skriv sedan till den nya kontakten och nämn hänvisningen:

Hej Marc, Claire Dubois rekommenderade mig att höra av mig till dig om rekryteringen av era säljare.

En intern rekommendation, även en liten, förändrar helt hur meddelandet tas emot. SmartOutbound hittar automatiskt dessa namn och adresser i svaren och lägger till dem i kampanjen med den inledningen, i väntan på ditt godkännande.

Om prospektet säger "det är inte jag" utan att ge ett namn, får du ofta informationen genom ett artigt svar med frågan om vem som ansvarar för frågan.

Automatiska frånvarosvar

De är många, särskilt under skolloven. Två saker att göra:

• skjut upp sekvensen till efter det angivna återkomstdatumet, i stället för att följa upp någon som inte kommer att läsa;
• läs meddelandet: det innehåller ofta namn och adress till en kollega att kontakta vid brådskande ärenden. Den kollegan är ibland en bättre kontaktperson än den du ursprungligen siktade på.

Var uppmärksam på svar av typen "den här adressen är inte längre aktiv, kontakta i stället ...". De signalerar att personen har lämnat företaget: ta bort den gamla adressen från dina listor och skriv till den nya kontakt som anges, om någon sådan finns.

"Nej tack" och "inte nu"

Ett tydligt nej respekteras. Tacka kort, utan att försöka argumentera, och avbryt sekvensen:

Tack för ditt ärliga svar, Claire. Jag kommer inte att skriva mer om det här. Ha det bra.

"Inte nu" är något annat: det lämnar en dörr öppen. Notera perioden som nämns ("hör av dig i mars") och schemalägg ett meddelande då. En lätt återaktivering, flera veckor senare, med en ny vinkel, är okej för någon som sagt "inte nu". Det är det inte för någon som sagt "nej" eller "sluta skriva till mig".

Begäranden om avanmälan

"Ta bort mig från er lista", "stopp", "jag vill inte ta emot era mejl längre": begäran måste verkställas omedelbart, och för alla dina kampanjer, inte bara den pågående. Lägg till adressen i en spärrlista som kontrolleras före varje import och varje utskick.

Det är onödigt att svara för att bekräfta, om inte personen ställer en fråga. Och diskutera aldrig: ett meddelande som "synd, vi hade ett erbjudande som hade kunnat intressera dig" förvandlar en enkel avanmälan till en anmälan.

Irriterade svar

De kommer, även med bra målgruppsval. Någon förebrår dig för att du skriver, ibland skarpt. Behåll lugnet: be om ursäkt kortfattat, bekräfta att du inte skriver igen, verkställ avanmälan. Fråga dig sedan om svaret avslöjar ett större problem i din målgrupp eller ditt meddelande. Flera irriterade svar på samma kampanj är en signal att ta på allvar.

Frågor

"Vad kostar det?", "Vilka arbetar ni med i vår bransch?", "Är det kompatibelt med vårt system?": en fråga är en form av intresse. Svara precis och utan att dränka prospektet, och avsluta med ett förslag på ett samtal. Om svaret blir långt är det ett tecken på att ett samtal skulle vara mer användbart än ett mejl.

Tidsramar att hålla

• positivt svar: inom en timme, senast samma dag;
• fråga: samma dag;
• "fel kontaktperson": skriv till den rekommenderade kontakten inom 24 till 48 timmar, medan rekommendationen är färsk;
• avanmälan: omedelbart;
• avböjande: avbryt sekvensen omedelbart, svar valfritt.

Mät svarens kvalitet

Den totala svarsfrekvensen blandar allt: avanmälningar, frånvaro, avböjanden och intresse. Titta framför allt på andelen positiva svar och antalet bokade möten. En kampanj med 3 % svar där hälften är positiva är värd mer än en kampanj med 8 % svar som mest är irriterade. Vår artikel om nyckeltal går igenom hur du läser siffrorna.

För att automatisera sorteringen, identifieringen av rekommenderade kollegor och avbrottet av sekvenser så snart ett prospekt svarar, prova SmartOutbound gratis. Du behåller kontrollen över varje svar som skickas.