Anpassa dina prospekteringsmejl med AI utan att det låter falskt

Det finns två sätt att misslyckas med personaliseringen av ett prospekteringsmejl. Det första är att inte anpassa alls och skicka samma text till 2 000 personer. Det andra, nyare sättet, är att överlåta personaliseringen till en AI utan ramar och skicka 2 000 generiska komplimanger som alla genomskådar direkt: "Jag imponerades av din anmärkningsvärda bakgrund och ditt engagemang för innovation."

Rätt använd kan AI ändå göra det som inget säljteam har tid med: läsa varje prospects webbplats och dra ut en träffsäker mening. Så här gör vi.

Vad AI gör riktigt bra

Dagens språkmodeller är utmärkta på en specifik uppgift: läsa en text och extrahera det mest relevanta elementet i förhållande till en given fråga. På ett företags startsida, "Om oss"-sida eller nyheter hittar de snabbt:

• ett nytt kontor, en produktlansering, en annonserad finansieringsrunda;
• en pågående rekrytering till en roll som är kopplad till ert erbjudande;
• en särskild positionering ("specialister på familjeföretag", "endast inom byggsektorn");
• en specifik kundgrupp eller ett geografiskt område.

De kan också utifrån dessa element bedöma om företaget matchar er målgrupp. Det är vad prospekteringspoängsättningen i SmartOutbound gör: varje kontakt får ett relevansbetyg, vilket gör att man kan sortera bort dem som inte hör hemma i kampanjen redan innan man skriver.

Vad AI gör dåligt

Lämnad utan instruktioner tenderar en AI att:

• smickra: den gratulerar, beundrar, hyllar, vilket låter falskt redan andra gången;
• generalisera: "ert innovativa företag", "er kundcentrerade approach", fraser som passar alla;
• hitta på: om webbplatsen inte säger något intressant fyller den tomrummet med en trovärdig men falsk detalj. Det är det farligaste felet;
• skriva långt: tre meningar där en räcker;
• anta en igenkännbar stil: vissa formuleringar, en alltför regelbunden interpunktion, en ständig entusiasm avslöjar omedelbart en genererad text.

Hela utmaningen ligger i att ta bort dessa vanor.

Rama in öppningen: en enda mening, ett enda faktum

Instruktionen vi ger AI:n består av några regler:

1. en enda mening, på 15 till 25 ord;
2. den bygger på ett specifikt och verifierbart faktum som hittats på prospektets webbplats;
3. faktumet har en koppling till erbjudandet och problemet man löser;
4. inga komplimanger, inga berömmande adjektiv;
5. om inget relevant hittas får den inte hitta på: det är bättre med en mer allmän öppning om branschen, eller ingen öppning alls.

Jämför:

Grattis till er fina tillväxt och ert anmärkningsvärda engagemang för era kunder.

Jag såg att ni öppnar ett kontor i Bordeaux i mars och att tre konsulttjänster redan är utannonserade där.

Den första skulle kunna gälla vilket företag som helst. Den andra gäller bara det företaget, och den förbereder på ett naturligt sätt resten av mejlet.

Var ska AI:n leta?

Företagets webbplats är den mest pålitliga och lättillgängliga källan: den är offentlig, den är skriven av företaget självt och den vilseleder sällan om vad företaget gör. De mest användbara sidorna är startsidan, "Om oss", lediga tjänster och nyheter.

Personlig information om mottagaren (bakgrund, publiceringar, privatliv) ska hanteras med mycket större försiktighet. En öppning om företaget uppfattas som seriöst arbete. En öppning om personen kan snabbt uppfattas som påträngande.

Korrekturläsa i stor skala

AI:n skriver snabbt. Den har ibland fel. Det enda botemedlet är korrekturläsning, åtminstone i början av en kampanj. I SmartOutbound visar copilot-läget varje första mejl innan det skickas, med sin öppning, och du kan godkänna, korrigera eller utesluta kontakten. I praktiken har man efter ett femtiotal godkännanden en mycket tydlig bild av kvaliteten på kampanjens öppningar:

• om nästan allt är korrekt kan man godkänna i omgångar;
• om flera öppningar är klumpiga är det ofta målgruppen eller målet som är dåligt beskrivet, och det är bättre att korrigera instruktionen än att korrekturläsa varje meddelande.

Var särskilt uppmärksam på namnfel (en AI kan stava fel på ett företagsnamn som lästs i en logotyp eller rubrik), inaktuell information (ett evenemang från förra året som presenteras som aktuellt) och öppningar som ligger för nära varandra.

Markörer som avslöjar ett mejl skrivet av en maskin

Dina prospekt får allt fler genererade mejl. De har utvecklat ett riktigt luktsinne. Undvik:

• entusiastiska öppningar och komplimanger;
• ord som ingen säljare använder i tal: "oumbärlig", "en verklig hävstång", "i ständig utveckling";
• systematiska uppräkningar i tre punkter;
• tankstreck som används som interpunktion i varje mening;
• avslutningar som sammanfattar det som just sagts;
• en generisk signatur utan förnamn eller verkliga kontaktuppgifter.

Det bästa testet är fortfarande att läsa mejlet högt. Om du inte skulle säga det till ett prospekt i telefon ska du inte skriva det.

AI:n i tjänst för hela sekvensen

Öppningen är bara en del av arbetet. AI:n kan också föreslå en första version av hela sekvensen utifrån er webbplats och kampanjmålet, sortera svaren (intresserad, inte intresserad, frånvarande, fel kontaktperson, avregistrering) och i ett automatiskt svar hitta namnet på en kollega att kontakta. Den sparar timmar åt dig, förutsatt att du behåller det sista beslutet: det är du som korrekturläser, godkänner och skickar.

För att skriva ett bra första mejl spelar strukturen större roll än verktyget: vår guide till det första mejlet beskriver den i detalj. För att se personaliseringen i praktiken på dina egna prospekt, skapa ett gratis konto: provperioden inkluderar 1 000 prospekt som behandlats av AI:n.