Personalizar e-mails de prospecção com IA sem soar falso

Existem duas formas de errar na personalização de um e-mail de prospecção. A primeira é não personalizar nada e enviar o mesmo texto para 2.000 pessoas. A segunda, mais recente, é entregar a personalização a uma IA sem instruções e enviar 2.000 elogios genéricos que todo mundo identifica à primeira vista: “Fiquei impressionado com sua trajetória notável e seu compromisso com a inovação.”

Bem usada, porém, a IA permite fazer o que nenhuma equipe comercial tem tempo de fazer: ler o site de cada prospect e tirar dali uma frase certeira. É assim que fazemos.

O que a IA faz muito bem

Os modelos de linguagem atuais são excelentes em uma tarefa específica: ler um texto e extrair o elemento mais relevante em relação a uma pergunta dada. Na página inicial, na página “Sobre” ou nas notícias de uma empresa, eles identificam rapidamente:

• a abertura de uma filial, o lançamento de um produto, uma rodada de investimento anunciada;
• uma contratação em andamento para um cargo ligado à sua oferta;
• um posicionamento específico (“especialista em empresas familiares”, “só no setor de construção civil”);
• um público ou uma região geográfica específicos.

Eles também sabem avaliar, a partir desses elementos, se a empresa corresponde ao seu público-alvo. É o que faz a pontuação de prospects no SmartOutbound: cada contato recebe uma nota de relevância, o que permite descartar quem não tem nada a ver com a campanha antes mesmo de escrever.

O que a IA faz mal

Sem instruções, uma IA tende a:

• elogiar: ela parabeniza, admira, cumprimenta, o que soa falso já na segunda vez;
• generalizar: “sua empresa inovadora”, “sua abordagem centrada no cliente”, fórmulas que servem para qualquer um;
• inventar: se o site não diz nada de interessante, ela preenche o vazio com um detalhe plausível, mas falso. É o defeito mais perigoso;
• escrever demais: três frases onde uma só bastaria;
• adotar um estilo reconhecível: certas construções, uma pontuação regular demais, um entusiasmo constante denunciam na hora um texto gerado.

Todo o desafio é tirar essas manias dela.

Estruturar a abertura: uma só frase, um só fato

A instrução que damos à IA se resume a algumas regras:

1. uma única frase, de 15 a 25 palavras;
2. ela se apoia em um fato preciso e verificável encontrado no site do prospect;
3. esse fato tem relação com a oferta e com o problema que resolvemos;
4. nenhum elogio, nenhum adjetivo bajulador;
5. se nada relevante for encontrado, ela não deve inventar: é melhor uma abertura mais geral sobre o setor, ou nenhuma abertura.

Compare:

Parabéns pelo seu belo crescimento e pelo compromisso notável com seus clientes.

Vi que vocês estão abrindo uma filial em Bordeaux em março e que três vagas de consultor já estão publicadas.

A primeira poderia se aplicar a qualquer empresa. A segunda diz respeito só a essa, e prepara naturalmente o restante do e-mail.

Onde a IA deve buscar?

O site da empresa é a fonte mais confiável e mais fácil de usar: é público, é escrito pela própria empresa e raramente engana sobre a sua atividade. As páginas mais úteis são a inicial, a “Sobre”, as vagas de emprego e as notícias.

As informações pessoais sobre o destinatário (a trajetória, as publicações, a vida privada) devem ser tratadas com muito mais cautela. Uma abertura sobre a empresa é percebida como trabalho sério. Uma abertura sobre a pessoa pode rapidamente ser percebida como intromissão.

Revisar em escala

A IA escreve rápido. Às vezes erra. A única solução é a revisão, ao menos no início de uma campanha. No SmartOutbound, o modo copiloto apresenta cada primeiro e-mail antes do envio, com a sua abertura, e você pode aprovar, corrigir ou descartar o contato. Na prática, depois de umas cinquenta aprovações, você tem uma ideia bastante precisa da qualidade das aberturas da campanha:

• se quase tudo estiver certo, dá para aprovar em lotes;
• se várias aberturas estiverem desajeitadas, muitas vezes é o público-alvo ou o objetivo que está mal descrito, e é melhor corrigir a instrução do que revisar cada mensagem.

Fique atento em especial aos erros de nome (uma IA pode escrever errado o nome de uma empresa lido em um logotipo ou em um título), às informações desatualizadas (um evento do ano passado apresentado como atual) e às aberturas muito parecidas entre si.

Os sinais que denunciam um e-mail escrito por uma máquina

Seus prospects recebem cada vez mais e-mails gerados. Desenvolveram um faro de verdade. Evite:

• aberturas entusiasmadas e elogios;
• palavras que nenhum vendedor usa ao falar: “imperdível”, “verdadeira alavanca”, “em constante evolução”;
• enumerações sistemáticas em três pontos;
• travessões usados como pontuação em cada frase;
• conclusões que recapitulam o que acabou de ser dito;
• uma assinatura genérica, sem nome nem dados de contato reais.

O melhor teste continua sendo ler o e-mail em voz alta. Se você não diria aquilo a um prospect ao telefone, não escreva.

A IA a serviço de toda a sequência

A abertura é só uma parte do trabalho. A IA também pode propor uma primeira versão de toda a sequência a partir do seu site e do objetivo da campanha, classificar as respostas (interessado, sem interesse, ausente, interlocutor errado, descadastro) e identificar em uma resposta automática o nome de um colega a contatar. Ela economiza horas, desde que você mantenha a decisão final: é você que revisa, aprova e dispara.

Para escrever um bom primeiro e-mail, a estrutura importa mais do que a ferramenta: nosso guia do primeiro e-mail detalha isso. Para ver a personalização funcionando nos seus próprios prospects, crie uma conta gratuita: o teste inclui 1.000 prospects processados pela IA.