Omgaan met reacties op een prospectiecampagne: interesse, weigering, afwezigheid en verkeerde contactpersonen

Er wordt veel gesproken over hoe je een prospectie-e-mail schrijft, maar veel minder over wat je doet wanneer iemand antwoordt. Toch worden daar de afspraken gewonnen of verloren. Een positief antwoord dat twee dagen later wordt behandeld, is vaak al afgekoeld. Een genegeerde automatische afwezigheidsmelding verbergt soms de naam van de juiste persoon om te contacteren. En een slecht toegepaste uitschrijvingsaanvraag kan je reputatie duur komen te staan.

Hier lees je hoe je elk type reactie aanpakt.

Alles op één plek verzamelen

Met meerdere verzendadressen komen de antwoorden overal en nergens binnen. De eerste stap bestaat erin ze te bundelen in één overzicht, gesorteerd per type, met de geschiedenis van de uitwisseling. Dat is precies wat de uniforme inbox van SmartOutbound doet: alle antwoorden uit al je mailboxen, automatisch gesorteerd, met de mogelijkheid om te antwoorden vanuit de juiste mailbox zonder van tool te wisselen.

De automatische sortering bespaart je veel tijd, maar controleer ze regelmatig: een ironisch of dubbelzinnig antwoord kan verkeerd begrepen worden.

"Ja, dat interesseert me"

Dit is het antwoord waarop je hoopte. Behandel het met absolute prioriteit, indien mogelijk binnen het uur. De interesse van een prospect is fragiel: hij antwoordde je tussen twee vergaderingen door, en het onderwerp zal snel weer achter zijn andere prioriteiten verdwijnen.

Antwoord kort en maak het vervolg makkelijk:

Hallo Claire. Ik stel een gesprek van 15 minuten voor, donderdag om 10 uur of vrijdag om 14 uur. Schikt geen van beide, laat me dan weten wat jou past en ik pas me aan.

Twee concrete tijdsloten voorstellen werkt beter dan een agendalink sturen zonder een woord uitleg, of dan een "wanneer komt het jou uit?" waarbij de prospect voor jou moet meedenken.

"Dat ben ik niet, wend je tot..."

Een waardevol antwoord, vaak onderschat. De prospect geeft je de naam van de juiste persoon, soms ook zijn adres. Bedank hem en schrijf vervolgens naar dat nieuwe contact met vermelding van de aanbeveling:

Hallo Marc, Claire Dubois raadde me aan om jou te schrijven over de werving van jullie verkopers.

Een interne aanbeveling, hoe klein ook, verandert volledig hoe het bericht wordt ontvangen. SmartOutbound herkent deze namen en adressen automatisch in de antwoorden en voegt ze toe aan de campagne met deze opener, in afwachting van jouw goedkeuring.

Als de prospect "dat ben ik niet" zegt zonder een naam te geven, levert een beleefd antwoord met de vraag wie zich met het onderwerp bezighoudt vaak de informatie op.

Automatische afwezigheidsmeldingen

Ze komen veel voor, vooral tijdens de schoolvakanties. Twee dingen om te doen:

• de reeks uitstellen tot na de opgegeven terugkeerdatum, in plaats van iemand opnieuw te contacteren die het toch niet leest;
• het bericht lezen: het bevat vaak de naam en het adres van een collega die je in geval van nood kunt contacteren. Die collega is soms een betere gesprekspartner dan de persoon die je oorspronkelijk viseerde.

Let op antwoorden van het type "dit adres is niet meer actief, contacteer voortaan...". Ze duiden op een vertrek uit het bedrijf: verwijder het oude adres uit je lijsten en, als er een nieuw contact vermeld staat, schrijf die persoon aan.

"Nee, bedankt" en "niet nu"

Een duidelijke weigering respecteer je. Bedank kort, zonder in discussie te gaan, en stop de reeks:

Bedankt voor je eerlijke antwoord, Claire. Ik zal je hierover niet meer schrijven. Veel succes verder.

"Niet nu" is anders: het laat een deur op een kier. Noteer de genoemde periode ("kom in maart bij me terug") en plan op dat moment een bericht in. Een lichte heractivering, enkele weken later, met een nieuwe invalshoek, is aanvaardbaar voor iemand die "niet nu" zei. Voor iemand die "nee" of "schrijf me niet meer" zei, is dat het niet.

Verzoeken tot uitschrijving

"Verwijder me van je lijst", "stop", "ik wil je e-mails niet meer ontvangen": het verzoek moet onmiddellijk worden uitgevoerd, en voor al je campagnes, niet alleen voor de lopende. Voeg het adres toe aan een uitsluitingslijst die je raadpleegt vóór elke import en elke verzending.

Je hoeft niet te antwoorden om te bevestigen, tenzij de persoon een vraag stelt. En ga nooit in discussie: een bericht als "jammer, we hadden een aanbod dat je misschien had geïnteresseerd" verandert een eenvoudige uitschrijving in een klacht.

Geïrriteerde reacties

Ze komen voor, zelfs bij een goede targeting. Iemand verwijt je dat je hem schrijft, soms in niet mis te verstane bewoordingen. Blijf kalm: verontschuldig je kort, bevestig dat je hem niet meer zult schrijven, voer de uitschrijving uit. Vraag je daarna af of dit antwoord wijst op een breder probleem in je targeting of je bericht. Meerdere geïrriteerde reacties binnen één campagne zijn een signaal dat je serieus moet nemen.

Vragen

"Hoeveel kost het?", "Met wie werken jullie in onze sector?", "Is het compatibel met onze software?": een vraag is een vorm van interesse. Antwoord precies, zonder de prospect te overstelpen, en sluit af met een voorstel tot een gesprek. Als het antwoord lang is, is dat een teken dat een telefoongesprek nuttiger zou zijn dan een e-mail.

Termijnen die je moet respecteren

• positief antwoord: binnen het uur, uiterlijk dezelfde dag;
• vraag: dezelfde dag;
• "verkeerde contactpersoon": schrijf binnen 24 tot 48 uur naar het aanbevolen contact, zolang de aanbeveling nog vers is;
• uitschrijving: onmiddellijk;
• weigering: reeks onmiddellijk stoppen, antwoord optioneel.

De kwaliteit van de antwoorden meten

Het totale antwoordpercentage gooit alles op één hoop: uitschrijvingen, afwezigheden, weigeringen en interesse. Kijk vooral naar het aandeel positieve antwoorden en het aantal verkregen afspraken. Een campagne met 3 % antwoorden waarvan de helft positief is, is beter dan een campagne met 8 % antwoorden waarvan de meeste geïrriteerd zijn. Ons artikel over de indicatoren legt in detail uit hoe je die cijfers leest.

Wil je de sortering automatiseren, de aanbevolen collega's detecteren en de reeksen stoppen zodra een prospect antwoordt, probeer SmartOutbound dan gratis. Je houdt de controle over elk antwoord dat je verstuurt.