Tilpasse prospekterings-e-poster med KI uten å høres falsk ut

Det finnes to måter å mislykkes med å tilpasse en prospekterings-e-post. Den første er å ikke tilpasse i det hele tatt og sende den samme teksten til 2 000 personer. Den andre, nyere varianten, er å overlate tilpasningen til en KI uten rammer og sende 2 000 generiske komplimenter som alle gjennomskuer ved første øyekast: «Jeg ble imponert over din bemerkelsesverdige bakgrunn og engasjementet ditt for innovasjon.»

Brukt på riktig måte gjør KI det likevel mulig å gjøre noe ingen salgsteam har tid til: lese nettstedet til hver enkelt prospekt og trekke ut én treffende setning. Slik gjør vi det.

Det KI er veldig god til

Dagens språkmodeller er glimrende til én bestemt oppgave: å lese en tekst og trekke ut det mest relevante elementet i forhold til et gitt spørsmål. På forsiden, «Om oss»-siden eller nyhetene til en bedrift finner de raskt:

• åpning av en ny avdeling, en produktlansering, en kunngjort finansieringsrunde;
• en pågående rekruttering til en stilling som er relevant for tilbudet ditt;
• en spesiell posisjonering («spesialist på familiebedrifter», «kun innen bygg og anlegg»);
• en bestemt kundegruppe eller geografisk region.

De kan også, ut fra disse elementene, vurdere om bedriften passer til målgruppen din. Det er dette prospektscoringen i SmartOutbound gjør: hver kontakt får en relevansscore, slik at du kan luke ut dem som ikke hører hjemme i kampanjen før du i det hele tatt begynner å skrive.

Det KI er dårlig til

Uten instrukser har en KI en tendens til å:

• smigre: den gratulerer, beundrer, hilser, noe som høres falskt ut allerede andre gang;
• generalisere: «din innovative bedrift», «din kundesentrerte tilnærming», formuleringer som passer på alle;
• finne på ting: hvis nettstedet ikke sier noe interessant, fyller den tomrommet med en detalj som virker sannsynlig, men er feil. Det er den farligste feilen;
• skrive langt: tre setninger der én holder;
• bruke en gjenkjennelig stil: visse vendinger, altfor regelmessig tegnsetting og en konstant entusiasme avslører umiddelbart en generert tekst.

Utfordringen er å få den til å legge av seg disse vanene.

Å ramme inn åpningslinjen: én setning, ett faktum

Instruksen vi gir KI-en, består av noen få regler:

1. én setning på 15 til 25 ord;
2. den bygger på et konkret og etterprøvbart faktum funnet på prospektets nettsted;
3. faktumet har en sammenheng med tilbudet og problemet vi løser;
4. ingen komplimenter, ingen rosende adjektiver;
5. hvis ingenting relevant blir funnet, skal den ikke finne på noe: en mer generell åpning om bransjen er bedre, eller ingen åpning i det hele tatt.

Sammenlign:

Gratulerer med den flotte veksten og den bemerkelsesverdige innsatsen overfor kundene deres.

Jeg så at dere åpner en avdeling i Bordeaux i mars, og at tre konsulentstillinger allerede er utlyst der.

Den første kunne handlet om hvilken som helst bedrift. Den andre handler bare om denne ene, og den forbereder naturlig resten av e-posten.

Hvor skal KI-en lete?

Bedriftens nettsted er den mest pålitelige og enkleste kilden å bruke: den er offentlig, den er skrevet av bedriften selv, og den er sjelden misvisende om hva de driver med. De mest nyttige sidene er forsiden, «Om oss», stillingsannonser og nyheter.

Personlig informasjon om mottakeren (bakgrunn, publiserte innlegg, privatliv) må håndteres med langt større forsiktighet. En åpning om bedriften oppfattes som solid arbeid. En åpning om personen kan raskt oppfattes som påtrengende.

Korrekturlesing i stor skala

KI skriver raskt. Noen ganger tar den feil. Det eneste botemiddelet er korrekturlesing, i hvert fall i starten av en kampanje. I SmartOutbound viser copilot-modusen frem hver første e-post før den sendes, med åpningslinjen, og du kan godkjenne, rette eller luke ut kontakten. I praksis har du etter rundt femti godkjenninger et svært presist bilde av kvaliteten på åpningslinjene i kampanjen:

• hvis nesten alt er riktig, kan du godkjenne i bolker;
• hvis flere åpningslinjer er klønete, er det ofte målgruppen eller målet som er dårlig beskrevet, og det er bedre å rette instruksen enn å lese hver enkelt melding.

Vær spesielt oppmerksom på navnefeil (en KI kan stave navnet på en bedrift feil når det er lest fra en logo eller en overskrift), utdatert informasjon (en begivenhet fra i fjor som presenteres som aktuell) og åpningslinjer som ligger for tett opp til hverandre.

Kjennetegnene som avslører en e-post skrevet av en maskin

Prospektene dine mottar stadig flere genererte e-poster. De har utviklet en god nese for det. Unngå:

• entusiastiske åpninger og komplimenter;
• ord som ingen selger bruker når de snakker: «uunnværlig», «et reelt virkemiddel», «i stadig utvikling»;
• systematiske oppramsinger i tre punkter;
• tankestreker brukt som tegnsetting i hver setning;
• avslutninger som oppsummerer det som nettopp ble sagt;
• en generisk signatur uten fornavn og reelle kontaktopplysninger.

Den beste testen er fortsatt å lese e-posten høyt. Hvis du ikke ville sagt det til et prospekt på telefonen, ikke skriv det.

KI som hjelp gjennom hele sekvensen

Åpningslinjen er bare en del av jobben. KI kan også foreslå en første versjon av hele sekvensen ut fra nettstedet ditt og kampanjemålet, sortere svarene (interessert, ikke interessert, fraværende, feil person, avmelding) og finne navnet på en kollega verdt å kontakte i en automatisk svarmelding. Den sparer deg for timer, forutsatt at du beholder den endelige beslutningen: det er du som leser korrektur, godkjenner og setter i gang.

For å skrive en god første e-post betyr strukturen mer enn verktøyet: veiledningen vår for den første e-posten går gjennom den i detalj. For å se tilpasningen i praksis på dine egne prospekter, opprett en gratis konto: prøveperioden inkluderer 1 000 prospekter behandlet av KI.