ऐसा पहला प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल लिखें जिसके जवाब मिलें

पहला प्रॉस्पेक्टिंग ईमेल एक अजीब चीज़ है। यह बिना माँगे पहुँचता है, उस व्यक्ति के पास जिसे पहले से ही बहुत सारे संदेश मिलते हैं, और इसके पास अपनी उपस्थिति सही ठहराने के लिए लगभग तीन सेकंड होते हैं। जिनके जवाब मिलते हैं, वे सबसे शानदार ईमेल नहीं होते। वे ऐसे लगते हैं जैसे किसी एक व्यक्ति के लिए, किसी ऐसे इंसान द्वारा लिखे गए हों जो उसका काम समझता है।

यह है वह संरचना जिसका हम उपयोग करते हैं, एक-एक हिस्से में, साथ में क्या काम करता है और क्या लोगों को दूर कर देता है।

एक ही लक्ष्य तय करें: एक जवाब

एक पंक्ति लिखने से पहले खुद से तय कर लें कि आप क्या चाहते हैं। कोई बिक्री नहीं, 45 मिनट की मीटिंग नहीं, अपनी ब्रोशर पढ़वाना नहीं। एक जवाब। « हाँ, इस पर बात करें », « अभी नहीं », « जूली से बात करें », कोई भी जवाब चलेगा।

यह लक्ष्य सब कुछ बदल देता है। यह दस पैराग्राफ वाले ईमेल, तीन पेजों के लिंक और अटैचमेंट की गुंजाइश नहीं छोड़ता। यह ऐसा सवाल पूछने की ओर ले जाता है जिसका जवाब एक पंक्ति में दिया जा सके।

विषय: छोटा, साधारण, उत्सुकता जगाने वाला

विज्ञापन जैसे लगने वाले विषय (« अपनी बिक्री 300% बढ़ाएँ! ») अनदेखे किए जाते हैं या फ़िल्टर हो जाते हैं। जो काम करते हैं वे सहकर्मियों के बीच के ईमेल जैसे लगते हैं: तीन से छह शब्द, छोटे अक्षरों में, बिना नाटकीय विराम-चिह्नों के।

कुछ उदाहरण जो अच्छे चलते हैं:

• « आपकी सेल्स टीम की भर्तियाँ »
• « आपकी सोर्सिंग पर एक सवाल »
• « एजेंसियाँ अल्फा और बीटा »

एक ही कैंपेन पर कई विषय आज़माएँ। SmartOutbound अपने आप भेजे जाने वाले ईमेल को कई वेरिएंट्स के बीच बाँटता है और धीरे-धीरे उस वेरिएंट को प्राथमिकता देता है जिसे सबसे ज़्यादा जवाब मिलते हैं, जिससे सिर्फ़ तीन ईमेल भेजकर नतीजे निकालने की गलती से बचा जा सकता है।

पहला वाक्य: साबित करें कि यह मास-मेल नहीं है

यह सबसे ज़रूरी वाक्य है। यह मेलबॉक्स के प्रीव्यू में, विषय के बगल में दिखता है और तय करता है कि ईमेल खुलेगा या नहीं। इसे एक पंक्ति में दिखाना चाहिए कि आप जानते हैं कि आप किसे लिख रहे हैं।

जो काम नहीं करता:

आशा है आप ठीक हैं। मैं आपसे संपर्क कर रहा हूँ क्योंकि हम आप जैसी कंपनियों के साथ काम करते हैं।

इस वाक्य में कुछ भी पाने वाले से जुड़ा नहीं है। इसे किसी को भी भेजा जा सकता है, और पाठक इसे तुरंत समझ जाता है।

जो इससे बेहतर काम करता है:

मैंने देखा कि आप जनवरी में ल्यों में एक दूसरी एजेंसी खोल रहे हैं और उसे शुरू करने के लिए तीन रिक्रूटमेंट कंसल्टेंट भर्ती कर रहे हैं।

यह वाक्य एक सत्यापन योग्य तथ्य पर टिका है, जो कंपनी के अपने बारे में है और आप जो पेश कर रहे हैं उससे सीधे जुड़ा है। इसे ही पर्सनलाइज़्ड हुक कहते हैं। इसके लिए प्रॉस्पेक्ट की वेबसाइट, करियर पेज या ताज़ा ख़बरें पढ़नी पड़ती हैं। अगर आपके पास सैकड़ों प्रॉस्पेक्ट्स हैं, तो AI यह पढ़ने का काम कर सकता है, बशर्ते आप उसे सही तरीके से दिशा दें।

समस्या: प्रॉस्पेक्ट के शब्दों में

हुक के बाद, उस समस्या पर एक-दो वाक्य लिखें जिसे आप हल करते हैं, और उसे वैसे ही कहें जैसे प्रॉस्पेक्ट खुद कहता, न कि जैसे आपकी प्रोडक्ट शीट कहती है।

आपकी प्रोडक्ट शीट कहती है: « AI-संचालित मल्टीचैनल सोर्सिंग सॉल्यूशन »। एजेंसी का मालिक सोचता है: « मेरे रिक्रूटमेंट कंसल्टेंट पूरी दोपहर नंबर ढूँढने में लगाते हैं, कैंडिडेट्स को कॉल करने के बजाय »। दूसरा वाक्य ही लिखना है।

अगर उसे खोजने में दिक्कत हो, तो अपने मौजूदा ग्राहकों के साथ हुई हाल की बातचीत दोबारा पढ़ें। आपके साथ काम शुरू करने से पहले वे अपनी समस्या बताने के लिए जो शब्द इस्तेमाल करते हैं, वही शब्द लेने हैं।

प्रमाण: एक ही, ठोस

एक वाक्य काफ़ी है, लेकिन वह सटीक और सत्यापन योग्य होना चाहिए: कोई तुलनीय ग्राहक, ऐसा संख्यात्मक नतीजा जिसे आप साबित कर सकें, कोई ख़ास तरीका। « हम अपने बाज़ार में लीडर हैं » कोई प्रमाण नहीं है। « नांत में मार्टिन फर्म ने कॉन्टैक्ट डिटेल ढूँढने में लगने वाला समय आधा कर दिया » एक प्रमाण है, बशर्ते वह सच हो।

कोई आँकड़ा कभी मत गढ़ें। जो प्रॉस्पेक्ट गहराई से जाँच करेगा और आपका झूठा दावा पकड़ लेगा, वह आपको फिर कभी जवाब नहीं देगा, और इस बात को आगे भी बताएगा।

अनुरोध: स्वीकार करना आसान

आख़िर में एक सरल सवाल रखें, जिसका जवाब देने में कम मेहनत लगे। तुलना करें:

• « क्या आप अगले हफ़्ते 45 मिनट के डेमो के लिए उपलब्ध होंगे? »
• « क्या यह अभी आपके लिए एक ज़रूरी मुद्दा है? »

पहला सवाल किसी अनजान व्यक्ति के लिए अपने कैलेंडर में समय निकालने की माँग करता है। दूसरे का जवाब तीन शब्दों में दिया जा सकता है। मीटिंग आप अगली बातचीत में प्रस्तावित करेंगे, जब वह व्यक्ति एक बार हाँ कह चुका होगा।

एक पूरा उदाहरण

विषय: आपकी ल्यों एजेंसी

नमस्ते क्लेयर,

मैंने देखा कि आप जनवरी में ल्यों में एक एजेंसी खोल रहे हैं और उसे शुरू करने के लिए तीन रिक्रूटमेंट कंसल्टेंट भर्ती कर रहे हैं।

जिन एजेंसियों के साथ हम काम करते हैं, वे शुरुआत में अक्सर एक ही बात कहती हैं: टीमें कैंडिडेट्स को कॉल करने के बजाय कॉन्टैक्ट डिटेल ढूँढने में ज़्यादा समय लगाती हैं। हम डायरेक्टर्स और HR प्रमुखों के सीधे नंबर देते हैं, अपडेटेड, सेक्टर और इलाके के हिसाब से फ़िल्टर किए हुए।

नांत में मार्टिन फर्म अपनी दूसरी एजेंसी खोलने के बाद से इसका इस्तेमाल कर रही है।

क्या यह आपकी ल्यों टीम के लिए मायने रखता है?

पॉल

100 शब्दों से कम। कोई लिंक नहीं, कोई इमेज नहीं, कोई अटैचमेंट नहीं। ऐसा हुक जो किसी और को नहीं मिल सकता, पहचान में आने वाली समस्या, एक प्रमाण, एक सवाल।

वे गलतियाँ जो लोगों को दूर कर देती हैं

• सबसे पहले अपने बारे में बोलना: « हम 2019 में स्थापित एक युवा इनोवेटिव कंपनी हैं... »;
• खोखले वाक्यांश: « आशा है आप ठीक हैं », « मैं आपसे संपर्क करने की अनुमति चाहता हूँ », « मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें »;
• पहले ईमेल में लिंक और इमेज: इनसे कोई फ़ायदा नहीं होता और डिलीवरेबिलिटी पर बोझ पड़ता है;
• नकली अपनापन: « Re: हमारी बातचीत » जबकि कभी कोई बातचीत हुई ही नहीं। यह बेईमानी है और लोग इसे पकड़ लेते हैं;
• लंबाई: 150 शब्दों से ज़्यादा होने पर लोग पढ़ते नहीं, ऊपर से नज़र डालते हैं;
• एक पूरे पेज की सिग्नेचर, जिसमें लोगो, बैनर और प्रेरणादायक कोट हो।

प्रॉस्पेक्ट की तरह दोबारा पढ़ें

भेजने से पहले अपना ईमेल पाने वाले की जगह पर रखकर पढ़ें: सोमवार की सुबह, 80 बिना पढ़े संदेशों के साथ। खुद से तीन सवाल पूछें: क्या मुझे समझ आ रहा है कि मुझे ही क्यों लिखा गया है? क्या मुझे समझ आ रहा है कि मुझे क्या पेश किया जा रहा है? क्या मैं दस सेकंड में जवाब दे सकता हूँ? अगर किसी का जवाब हाँ नहीं है, तो दोबारा लिखें।

पहला ईमेल तो बस शुरुआत है: ज़्यादातर जवाब अक्सर फ़ॉलो-अप पर आते हैं। आगे पढ़ें फ़ॉलो-अप की हमारी गाइड में। और अगर आप समय बचाना चाहते हैं, तो SmartOutbound आपकी वेबसाइट और आपके लक्ष्य के आधार पर पूरी सीक्वेंस का पहला ड्राफ़्ट लिख देता है, जिसे आप लॉन्च करने से पहले दोबारा पढ़कर ठीक कर सकते हैं। मुफ़्त में आज़माएँ।