Seguimientos de prospección por email: cuántos, con qué ritmo y qué escribir

Cuando lanzas tu primera campaña, miras con impaciencia las respuestas al primer email. Son escasas. Concluyes que el mensaje no funciona o que el público objetivo no es el adecuado. En muchos casos, simplemente es demasiado pronto: buena parte de las respuestas solo llega en el segundo, tercer o cuarto contacto.

No es que el prospecto cambie de opinión entre dos emails. Estaba en una reunión, de vacaciones o en medio de un asunto urgente. Tu primer mensaje se quedó debajo de la pila. El seguimiento lo trae de vuelta a la superficie, en el momento en que quizá tiene dos minutos.

¿Cuántos seguimientos enviar?

Tres o cuatro emails en total, incluido el primero, ofrecen un buen equilibrio. Por debajo, dejas respuestas sobre la mesa. Por encima, el rendimiento baja rápido y la irritación sube: un quinto o sexto email sin respuesta acaba más a menudo clasificado como spam que generando una cita, y cada clasificación como spam daña la reputación de tu buzón.

Mejor una secuencia corta y bien escrita sobre una lista bien elegida que una secuencia interminable que fuerce la puerta.

¿Qué plazos entre los emails?

Déjalos respirar. Un seguimiento al día siguiente del primer email resulta insistente. Este es un ritmo que funciona para la mayoría de los públicos objetivo B2B:

• email 1: día 0;
• seguimiento 1: tres o cuatro días después;
• seguimiento 2: cinco o siete días después del anterior;
• seguimiento 3, si lo haces: una o dos semanas después.

El conjunto se reparte a lo largo de dos a cuatro semanas. Envía en horario de oficina del prospecto, evitando el fin de semana: un email recibido el sábado por la noche se perderá entre los del lunes por la mañana.

Responder en el mismo hilo

Un seguimiento eficaz se envía como respuesta al primer email, con un asunto «Re:» y el mensaje anterior citado debajo. El prospecto ve de un vistazo toda la conversación, sin tener que recordar quién eres. También es más natural: es exactamente lo que haría alguien que hace el seguimiento a mano.

SmartOutbound envía los seguimientos de esta forma, desde el mismo buzón que el primer email, y detiene automáticamente la secuencia en cuanto el prospecto responde, sea cual sea su respuesta.

Cada seguimiento debe aportar algo

Es la regla que marca la diferencia. «Me permito escribirle de nuevo en relación con mi mensaje anterior» no es un seguimiento. Es un recordatorio, que no ofrece al prospecto ninguna razón nueva para responder.

Cada email de la secuencia debería poder leerse por sí solo y aportar un ángulo distinto. Por ejemplo:

• seguimiento 1, el complemento: una información concreta que faltaba en el primer email, un ejemplo de cliente, una cifra precisa;
• seguimiento 2, el otro ángulo: un segundo problema que resuelves, o el mismo problema visto por otro interlocutor;
• seguimiento 3, la salida elegante: propones dejar de escribir, dejando la puerta abierta.

Ejemplos

Un primer seguimiento que completa:

Claire, un detalle que no le he especificado: los números se verifican cada mes, y solo paga los contactos que exporta. Para una agencia que empieza, suele ser lo que marca la diferencia frente a una suscripción anual. ¿Valdría la pena una conversación de quince minutos?

Un segundo seguimiento que cambia de ángulo:

Claire, también pienso en sus consultores: cuando un cliente pide tres perfiles para la semana siguiente, el tiempo dedicado a encontrar a las personas adecuadas a las que llamar repercute directamente en los plazos. Suele ser el punto que mueve a las agencias con las que trabajamos. Si no es usted quien gestiona este tema, ¿con quién debería hablar?

Un último seguimiento que cierra con elegancia:

Claire, no voy a ocupar más su buzón. Si el tema vuelve a la mesa cuando llegue la apertura de Lyon, responda simplemente a este mensaje y le vuelvo a escribir. Buen fin de semana.

Este último mensaje suele recibir respuestas sorprendentemente sinceras: «gracias, de momento no, vuelva a escribirme en marzo». Es una información valiosa.

¿Qué hacer según la respuesta?

Un seguimiento nunca se envía a alguien que ha respondido. Pero no todas las respuestas se tratan igual:

• el prospecto está interesado: responde rápido, idealmente en el plazo de una hora, y propón dos franjas concretas;
• no es la persona adecuada: dale las gracias y pregunta a quién dirigirte. Si en su respuesta menciona a un colega, ese contacto puede sumarse a tu campaña con un gancho del tipo «Fulano me recomendó que le escribiera»;
• está ausente: retrasa el resto de la secuencia hasta su vuelta en lugar de hacer seguimiento en el vacío;
• dice que no: respétalo, sin insistir. Una reactivación suave, varias semanas después, puede estar justificada si la situación ha podido cambiar; nunca si ha pedido que no le contacten más;
• pide dejar de recibir emails: detente de inmediato, y en todas tus campañas.

Detallamos todos estos casos en nuestro artículo sobre la gestión de las respuestas.

Los errores clásicos

• hacer sentir culpable al prospecto: «No he tenido noticias suyas...»;
• forzar la urgencia de forma artificial: «Oferta válida hasta el viernes» en un servicio que no tiene ninguna razón para caducar;
• cambiar el asunto en cada seguimiento, lo que rompe el hilo y da la impresión de un nuevo envío masivo;
• hacer el seguimiento desde un buzón distinto al del primer email;
• no parar nunca.

Medir el efecto de los seguimientos

Observa, para cada etapa de la secuencia, cuántas respuestas genera. Si el tercer seguimiento ya no produce nada positivo en varios cientos de envíos, elimínalo. Si el primer seguimiento responde mejor que el primer email, a menudo es porque su ángulo merecería pasar a la cabeza. Nuestro artículo sobre los indicadores de campaña explica cómo leer estas cifras sin equivocarte.

Para escribir tus secuencias más rápido, SmartOutbound ofrece una redacción completa (primer email, seguimientos y respuestas automáticas a los rechazos y a los «interlocutores equivocados») a partir de tu objetivo, que luego ajustas. Pruébalo durante un mes, gratis.