Escribir un primer email de prospección que consiga respuestas

El primer email de prospección es un objeto extraño. Llega sin haber sido solicitado, a alguien que ya recibe demasiados mensajes, y tiene unos tres segundos para justificar su presencia. Los que consiguen respuestas no son los más brillantes. Son los que dan la impresión de haberse escrito para una sola persona, por alguien que ha entendido su negocio.

Esta es la estructura que utilizamos, elemento por elemento, con lo que funciona y lo que ahuyenta.

Fijar un único objetivo: una respuesta

Antes de escribir una línea, tenga claro qué espera. No una venta, ni una reunión de 45 minutos, ni que lea su folleto. Una respuesta. «Sí, hablemos», «ahora no», «vea esto con Julie», todo sirve.

Este objetivo lo cambia todo. Descarta los emails de diez párrafos, los enlaces a tres páginas y los adjuntos. Empuja a plantear una pregunta que se pueda responder en una línea.

El asunto: corto, corriente, intrigante

Los asuntos que parecen un anuncio («¡Aumente sus ventas un 300 %!») se ignoran o se filtran. Los que funcionan se parecen a un email entre compañeros: de tres a seis palabras, en minúsculas, sin puntuación dramática.

Algunos ejemplos que funcionan bien:

• «sus contrataciones de comerciales»
• «pregunta sobre su sourcing»
• «agencias Alpha y Beta»

Pruebe varios asuntos en la misma campaña. SmartOutbound reparte automáticamente los envíos entre varias variantes y favorece poco a poco la que obtiene más respuestas, lo que evita sacar conclusiones con tres envíos.

La primera frase: demostrar que no es un envío masivo

Es la frase más importante. Aparece en la vista previa del email, junto al asunto, y decide si se abre o no. Debe demostrar, en una línea, que sabe a quién escribe.

Lo que no funciona:

Espero que esté bien. Me pongo en contacto con usted porque acompañamos a empresas como la suya.

Nada en esta frase tiene que ver con el destinatario. Podría enviarse a cualquiera, y el lector lo nota de inmediato.

Lo que funciona mejor:

He visto que abre una segunda agencia en Lyon en enero y que está contratando a tres técnicos de selección para ponerla en marcha.

Esta frase se basa en un hecho verificable, propio de la empresa y directamente relacionado con lo que usted ofrece. Es lo que se conoce como un gancho personalizado. Exige leer la web, la página de empleo o las novedades del prospecto. Si tiene cientos de prospectos, la IA puede hacer este trabajo de lectura siempre que se le marquen bien las pautas.

El problema: con las palabras del prospecto

Después del gancho, una o dos frases sobre el problema que usted resuelve, formulado como lo formularía el propio prospecto, no como su ficha de producto.

Su ficha de producto dice: «solución de sourcing multicanal impulsada por inteligencia artificial». El director de la agencia piensa: «mis técnicos de selección se pasan las tardes buscando números en lugar de llamar a candidatos». Es esa segunda frase la que hay que escribir.

Si le cuesta encontrarla, relea los últimos intercambios con sus clientes actuales. Las palabras que utilizan para describir su problema antes de trabajar con usted son exactamente las que hay que reutilizar.

La prueba: una sola, concreta

Basta una frase, pero debe ser precisa y verificable: un cliente comparable, un resultado cifrado que pueda justificar, un método concreto. «Somos líderes en nuestro mercado» no es una prueba. «El despacho Martin, en Nantes, ha reducido a la mitad el tiempo dedicado a buscar datos de contacto» sí lo es, siempre que sea cierto.

No se invente nunca una cifra. Un prospecto que indague y descubra una afirmación falsa no volverá a responderle y se lo contará a otros.

La petición: fácil de aceptar

Termine con una pregunta sencilla, que exija poco esfuerzo. Compare:

• «¿Estaría disponible para una demostración de 45 minutos la próxima semana?»
• «¿Es un tema para su empresa ahora mismo?»

La primera exige bloquear un hueco en su agenda para alguien a quien no conoce. La segunda se responde en tres palabras. Proponga la reunión en el siguiente intercambio, cuando la persona ya haya dicho que sí una vez.

Un ejemplo completo

Asunto: su agencia de Lyon

Hola Claire,

He visto que abre una agencia en Lyon en enero y que está contratando a tres técnicos de selección para ponerla en marcha.

Las agencias con las que trabajamos suelen decirnos lo mismo cuando empiezan: los equipos pasan más tiempo buscando datos de contacto que llamando a candidatos. Proporcionamos los números directos de directivos y responsables de RR. HH., actualizados y filtrados por sector y por zona.

El despacho Martin, en Nantes, los utiliza desde que abrió su segunda agencia.

¿Es un tema para su equipo de Lyon?

Paul

Menos de 100 palabras. Sin enlace, sin imagen, sin adjunto. Un gancho que nadie más podría recibir, un problema reconocible, una prueba, una pregunta.

Los errores que ahuyentan

• hablar de sí mismo primero: «Somos una joven empresa innovadora fundada en 2019...»;
• las fórmulas vacías: «Espero que esté bien», «Me permito», «No dude en volver a contactarme»;
• los enlaces y las imágenes en el primer email: no aportan nada y perjudican la entregabilidad;
• la falsa familiaridad: «Re: nuestra conversación» cuando nunca ha habido conversación. Es deshonesto y la gente lo nota;
• la longitud: más allá de 150 palabras, ya no se lee, se ojea;
• una firma de una página, con logo, banner y una cita inspiradora.

Releer como un prospecto

Antes de enviar, lea su email poniéndose en el lugar del destinatario, un lunes por la mañana, con 80 mensajes sin leer. Hágase tres preguntas: ¿entiendo por qué me escriben a mí? ¿Entiendo qué me proponen? ¿Puedo responder en diez segundos? Si falta algún sí, reescriba.

El primer email solo es el principio: la mayoría de las respuestas suele llegar en un seguimiento. Siga leyendo en nuestra guía de seguimientos. Y si quiere ahorrar tiempo, SmartOutbound redacta una primera versión de toda la secuencia a partir de su web y de su objetivo, que usted revisa y ajusta antes de lanzar. Pruébelo gratis.