Uw prospectie-e-mails personaliseren met AI zonder onecht te klinken

Er zijn twee manieren om de personalisatie van een prospectie-e-mail te verprutsen. De eerste is helemaal niet personaliseren en dezelfde tekst naar 2.000 mensen sturen. De tweede, recentere manier is de personalisatie zonder enig kader aan AI overlaten en 2.000 generieke complimenten sturen die iedereen meteen herkent: “Ik was onder de indruk van uw opmerkelijke loopbaan en uw inzet voor innovatie.”

Goed gebruikt stelt AI u juist in staat om te doen waarvoor geen enkel salesteam de tijd heeft: de website van elke prospect lezen en er één treffende zin uit halen. Zo pakken wij het aan.

Wat AI heel goed doet

De huidige taalmodellen zijn uitstekend in één specifieke taak: een tekst lezen en er het meest relevante element voor een gegeven vraag uit halen. Op de startpagina, de pagina “Over ons” of het nieuws van een bedrijf herkennen ze snel:

• de opening van een nieuwe vestiging, een productlancering, een aangekondigde financieringsronde;
• een lopende vacature voor een functie die aansluit bij uw aanbod;
• een specifieke positionering (“specialist in familiebedrijven”, “uitsluitend in de bouw”);
• een specifieke klantengroep of regio.

Ze kunnen op basis van die elementen ook inschatten of het bedrijf bij uw doelgroep past. Dat is wat de leadscoring in SmartOutbound doet: elk contact krijgt een relevantiescore, zodat u de contacten die niet in de campagne thuishoren al vóór het schrijven kunt uitsluiten.

Wat AI slecht doet

Zonder instructies heeft AI de neiging om:

• te vleien: ze feliciteert, bewondert, prijst, wat vanaf de tweede keer onecht klinkt;
• te generaliseren: “uw innovatieve bedrijf”, “uw klantgerichte aanpak”, formuleringen die op iedereen van toepassing zijn;
• te verzinnen: als de website niets interessants zegt, vult ze de leegte met een plausibel maar onjuist detail. Dat is de gevaarlijkste fout;
• te lang te schrijven: drie zinnen waar één genoeg is;
• een herkenbare stijl aan te nemen: bepaalde formuleringen, een te regelmatige interpunctie en een constant enthousiasme verraden meteen een gegenereerde tekst.

Het komt er dus op aan om AI deze gewoonten af te leren.

De openingszin kaderen: één zin, één feit

De instructie die wij AI geven bestaat uit een paar regels:

1. één zin van 15 tot 25 woorden;
2. de zin is gebaseerd op een concreet en verifieerbaar feit van de website van de prospect;
3. dat feit houdt verband met uw aanbod en het probleem dat u oplost;
4. geen complimenten, geen lovende bijvoeglijke naamwoorden;
5. als er niets relevants wordt gevonden, mag AI niets verzinnen: een meer algemene opening over de sector is beter, of helemaal geen opening.

Vergelijk:

Gefeliciteerd met uw mooie groei en uw opmerkelijke inzet voor uw klanten.

Ik zag dat u in maart een vestiging in Bordeaux opent en dat er al drie consultantvacatures openstaan.

De eerste kan bij elk bedrijf passen. De tweede geldt alleen voor dat ene bedrijf en bereidt op een natuurlijke manier de rest van de e-mail voor.

Waar moet AI zoeken?

De website van het bedrijf is de betrouwbaarste en makkelijkst te gebruiken bron: die is openbaar, door het bedrijf zelf geschreven en geeft zelden een misleidend beeld van zijn activiteiten. De nuttigste pagina’s zijn de startpagina, “Over ons”, de vacatures en het nieuws.

Persoonlijke informatie over de ontvanger (zijn loopbaan, publicaties, privéleven) moet u met veel meer voorzichtigheid behandelen. Een opening over het bedrijf wordt gezien als serieus werk. Een opening over de persoon kan snel als intrusief worden ervaren.

Op grote schaal nalezen

AI schrijft snel. Soms maakt ze fouten. Het enige middel daartegen is nalezen, in ieder geval aan het begin van een campagne. In SmartOutbound toont de copilootmodus elke eerste e-mail vóór verzending, met de openingszin, en u kunt het contact goedkeuren, corrigeren of uitsluiten. In de praktijk hebt u na een stuk of vijftig goedkeuringen een heel duidelijk beeld van de kwaliteit van de openingszinnen in de campagne:

• als bijna alles klopt, kunt u per batch goedkeuren;
• als meerdere openingszinnen onhandig zijn, is vaak de doelgroep of het doel slecht beschreven, en kunt u beter de instructie corrigeren dan elk bericht nalezen.

Let vooral op fouten in namen (AI kan de naam van een bedrijf uit een logo of titel verkeerd spellen), verouderde informatie (een evenement van vorig jaar dat als actueel wordt gepresenteerd) en openingszinnen die te veel op elkaar lijken.

De signalen die verraden dat een e-mail door een machine is geschreven

Uw prospects ontvangen steeds meer gegenereerde e-mails. Ze hebben er een echte neus voor ontwikkeld. Vermijd:

• enthousiaste openingen en complimenten;
• woorden die geen enkele salesprofessional in gesproken taal gebruikt: “onmisbaar”, “echte hefboom”, “voortdurend in ontwikkeling”;
• systematische opsommingen in drie punten;
• lange streepjes die in elke zin als leesteken worden gebruikt;
• conclusies die samenvatten wat net is gezegd;
• een generieke handtekening zonder voornaam of echte contactgegevens.

De beste test blijft de e-mail hardop lezen. Als u het een prospect niet aan de telefoon zou zeggen, schrijf het dan niet op.

AI voor de hele sequence

De openingszin is maar een deel van het werk. AI kan ook een eerste versie van de hele sequence voorstellen op basis van uw website en het campagnedoel, de antwoorden sorteren (geïnteresseerd, niet geïnteresseerd, afwezig, verkeerde contactpersoon, uitschrijving) en in een automatisch antwoord de naam van een collega vinden die u kunt contacteren. Dat bespaart u uren, op voorwaarde dat u de eindbeslissing houdt: u leest na, u keurt goed en u lanceert.

Voor een goede eerste e-mail is de structuur belangrijker dan de tool: onze gids voor de eerste prospectie-e-mail legt die in detail uit. Om de personalisatie aan het werk te zien op uw eigen prospects, maakt u een gratis account aan: de proefperiode omvat 1.000 prospects die door AI worden verwerkt.