Tại sao email tiếp cận của bạn lại vào hộp thư rác (và cách khắc phục)

Email của bạn vẫn gửi đi, không bị trả lại lỗi, vậy mà chẳng ai trả lời. Rồi một khách hàng tiềm năng bạn quen nói với bạn rằng anh ấy tìm thấy tin nhắn của bạn trong mục thư rác. Đây là một trong những vấn đề gây bực bội nhất của tiếp cận qua email, bởi nó vô hình: không công cụ nào báo cho bạn biết một email đã rơi vào hộp thư rác của người nhận.

Tin tốt là các nguyên nhân gần như luôn giống nhau, và có thể kiểm tra chúng theo một trình tự hợp lý.

Làm sao biết bạn đang bị vào hộp thư rác

Vì người nhận không nói cho bạn biết, bạn phải đo lường theo cách khác:

• tỷ lệ vào hộp thư đến của warmup: nếu các hộp thư của bạn tham gia vào một mạng lưới warmup, bạn biết chính xác bao nhiêu phần tin nhắn của chúng vào được hộp thư đến của người khác. Đây là chỉ số đáng tin cậy nhất;
• thử nghiệm trên chính địa chỉ của bạn: gửi email chiến dịch đến một địa chỉ Gmail và một địa chỉ Outlook cá nhân, rồi xem nó đến đâu;
• kiểm tra nội dung trên một dịch vụ như mail-tester, dịch vụ này cho điểm và liệt kê các vấn đề kỹ thuật;
• tỷ lệ phản hồi sụt giảm đột ngột ở một chiến dịch trước đó vẫn chạy tốt.

Một sự sụt giảm đột ngột hiếm khi do chính tin nhắn. Nó gần như luôn báo hiệu một vấn đề về uy tín hoặc cấu hình.

Nguyên nhân 1: xác thực

Đây là điều đầu tiên cần kiểm tra, vì đây là thứ dễ sửa nhất. Một bản ghi SPF thiếu hoặc bị trùng, một khóa DKIM công bố sai, một DMARC bị thiếu cũng đủ khiến tin nhắn của bạn bị Gmail, Yahoo và Outlook lọc, những nền tảng giờ đây yêu cầu cả ba. Cũng hãy kiểm tra tính căn chỉnh: tên miền ký tin nhắn phải là tên miền của địa chỉ gửi.

Mọi thứ được giải thích trong hướng dẫn SPF, DKIM và DMARC của chúng tôi. Trong SmartOutbound, các bản ghi này được kiểm tra hằng ngày cho tất cả tên miền của bạn.

Nguyên nhân 2: tên miền hoặc hộp thư còn quá mới

Một tên miền mua cách đây mười ngày, một hộp thư gửi 50 email ngay tuần đầu tiên: các bộ lọc nhìn thấy chính xác hồ sơ này ở những kẻ gửi thư rác. Giải pháp đã được biết đến, nhưng cần sự kiên nhẫn: warmup từ hai đến bốn tuần và tăng dần khối lượng.

Nguyên nhân 3: khối lượng và nhịp độ

Ngay cả một hộp thư lâu năm và được cấu hình tốt rồi cũng sẽ bị lọc nếu nó gửi quá nhiều, quá nhanh. Những dấu hiệu cảnh báo:

• khối lượng hằng ngày đột ngột tăng gấp đôi;
• gửi dồn dập, vài giây một lần;
• gửi vào ban đêm hoặc cuối tuần, trái với hoạt động bình thường của người gửi;
• một hộp thư không bao giờ nhận được phản hồi nhưng lại gửi rất nhiều.

Hãy giữ khoảng 25 đến 30 email tiếp cận mỗi ngày cho mỗi hộp thư, giãn cách chúng vài phút với một chút không đều, và phân bổ khối lượng cho nhiều hộp thư thay vì dồn hết vào một hộp.

Nguyên nhân 4: địa chỉ không hợp lệ

Mỗi email gửi đến một địa chỉ không tồn tại đều bị trả lại lỗi. Vượt quá vài phần trăm bounce, các nhà cung cấp cho rằng bạn không biết người nhận của mình, điều vốn là đặc trưng của việc gửi hàng loạt không được yêu cầu.

Hãy kiểm tra danh sách trước khi gửi (cú pháp, tên miền tồn tại, máy chủ nhận), loại bỏ các địa chỉ dùng một lần, và không tái sử dụng một tệp cũ mà không kiểm tra. Các địa chỉ không hợp lệ phải được loại bỏ vĩnh viễn sau lần bounce đầu tiên. SmartOutbound thực hiện những kiểm tra này khi nhập dữ liệu và ngay trước mỗi email đầu tiên, đồng thời tự động tạm dừng một chiến dịch nếu tỷ lệ bounce của nó vượt quá 5%.

Nguyên nhân 5: khiếu nại

Khi người nhận nhấp vào «Báo cáo spam», đó là tín hiệu nghiêm trọng nhất. Gmail yêu cầu người gửi giữ tỷ lệ khiếu nại dưới 0,3%, và khuyến nghị nhắm đến mức dưới 0,1%. Trong tiếp cận, nơi người nhận không hề yêu cầu gì ở bạn, những ngưỡng này rất dễ bị chạm tới nếu nhắm mục tiêu kém.

Để hạn chế khiếu nại:

• chỉ viết cho những người mà tin nhắn của bạn có ý nghĩa với họ;
• cung cấp một liên kết hủy đăng ký rõ ràng trong mỗi email, và thực hiện hủy đăng ký ngay lập tức. Một khách hàng tiềm năng không tìm thấy cách hủy đăng ký sẽ nhấp vào «spam»;
• thêm tiêu đề hủy đăng ký một cú nhấp, làm xuất hiện nút «Hủy đăng ký» trong Gmail và các ứng dụng thư khác;
• dừng chuỗi email ngay từ dấu hiệu khó chịu đầu tiên.

Nguyên nhân 6: nội dung

Nội dung ít quan trọng hơn người ta tưởng, nhưng nó vẫn có trọng lượng. Những yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất:

• nhiều liên kết, đặc biệt là liên kết rút gọn hoặc trỏ đến các tên miền khác nhau;
• hình ảnh, và càng nặng hơn khi toàn bộ email chỉ là hình ảnh;
• tệp đính kèm;
• định dạng HTML nặng nề, trông giống một bản tin;
• từ viết hoa toàn bộ, dấu chấm than lặp lại, những lời hứa hẹn về con số phóng đại.

Một email tiếp cận nên trông giống như email do một người viết tay: văn bản đơn giản, ngắn gọn, không có liên kết trong tin nhắn đầu tiên. Về cấu trúc, xem hướng dẫn email đầu tiên của chúng tôi.

Nguyên nhân 7: uy tín của phần mở rộng và tên miền

Một số phần mở rộng tên miền (đặc biệt là .shop, .online, .store, .fun, .space, .cfd) bị những kẻ gửi thư rác sử dụng nhiều đến mức các bộ lọc mặc định nhìn chúng với ánh mắt nghi ngờ. Nếu các hộp thư của bạn trên những tên miền này vào hộp thư đến kém hơn rõ rệt so với các hộp khác, thì đó không phải là cảm giác. Bài viết của chúng tôi về tên miền riêng giải thích cách chọn.

Kế hoạch khắc phục, theo đúng thứ tự

Nếu bạn cho rằng mình đang bị vào hộp thư rác, hãy làm như sau:

1. tạm dừng các chiến dịch của những hộp thư liên quan, nhưng vẫn giữ warmup hoạt động;
2. kiểm tra xác thực SPF, DKIM và DMARC của từng tên miền;
3. xem tỷ lệ bounce của những lần gửi gần nhất và làm sạch danh sách;
4. so sánh các hộp thư với nhau: nếu chỉ một hộp bị ảnh hưởng, thì thủ phạm là hộp đó hoặc tên miền của nó; nếu tất cả đều bị, thì là nội dung hoặc danh sách;
5. đơn giản hóa tin nhắn: bỏ liên kết, hình ảnh và định dạng;
6. khởi động lại từ từ, với 5 hoặc 10 email mỗi ngày, và chỉ tăng lên khi tỷ lệ vào hộp thư đến đã trở lại trên 90%.

Hãy tính từ một đến ba tuần để lấy lại uy tín ổn. Cố ép trong thời gian đó chỉ làm tình hình tệ hơn.

Phòng bệnh hơn chữa bệnh

Phần lớn những nguyên nhân này có thể tránh được bằng những cài đặt đơn giản, áp dụng ngay từ đầu và duy trì lâu dài: xác thực được kiểm tra, warmup thường trực, khối lượng có giới hạn, danh sách được kiểm soát, hủy đăng ký tức thì. Đó là nền tảng mà SmartOutbound áp dụng mặc định cho tất cả hộp thư của bạn. Bắt đầu miễn phí và theo dõi sức khỏe các hộp thư của bạn ngay từ tuần đầu tiên.