Personalizzare le email di prospezione con l'IA senza risultare falsi

Ci sono due modi per sbagliare la personalizzazione di un'email di prospezione. Il primo è non personalizzare affatto e inviare lo stesso testo a 2.000 persone. Il secondo, più recente, è affidare la personalizzazione a un'IA senza vincoli e inviare 2.000 complimenti generici che tutti riconoscono al primo sguardo: «Sono rimasto colpito dal vostro percorso straordinario e dal vostro impegno per l'innovazione.»

Usata bene, però, l'IA permette di fare ciò per cui nessun team commerciale ha il tempo: leggere il sito di ogni prospect e ricavarne una frase giusta. Ecco come facciamo noi.

Cosa fa molto bene l'IA

I modelli linguistici attuali sono eccellenti in un compito preciso: leggere un testo ed estrarne l'elemento più rilevante rispetto a una determinata domanda. Nella home, nella pagina «Chi siamo» o nelle notizie di un'azienda individuano rapidamente:

• l'apertura di una sede, il lancio di un prodotto, un round di finanziamento annunciato;
• una ricerca di personale in corso su una posizione legata alla tua offerta;
• un posizionamento particolare («specialisti delle imprese familiari», «solo nel settore edile»);
• una clientela o un'area geografica specifica.

Sanno anche valutare, a partire da questi elementi, se l'azienda corrisponde al tuo target. È quello che fa la valutazione dei prospect in SmartOutbound: ogni contatto riceve un punteggio di pertinenza, così puoi scartare chi non c'entra nulla con la campagna ancora prima di scrivere.

Cosa fa male l'IA

Lasciata senza istruzioni, un'IA tende a:

• adulare: fa complimenti, ammira, saluta, e già alla seconda volta suona falsa;
• generalizzare: «la vostra azienda innovativa», «il vostro approccio incentrato sul cliente», formule che vanno bene per chiunque;
• inventare: se il sito non dice nulla di interessante, riempie il vuoto con un dettaglio plausibile ma falso. È il difetto più pericoloso;
• scrivere lungo: tre frasi dove ne basta una;
• adottare uno stile riconoscibile: alcune costruzioni, una punteggiatura troppo regolare, un entusiasmo costante tradiscono subito un testo generato.

Tutta la sfida sta nel toglierle queste abitudini.

Impostare l'apertura: una sola frase, un solo fatto

L'istruzione che diamo all'IA sta in poche regole:

1. una sola frase, da 15 a 25 parole;
2. si basa su un fatto preciso e verificabile trovato sul sito del prospect;
3. questo fatto ha un legame con l'offerta e con il problema che risolviamo;
4. nessun complimento, nessun aggettivo elogiativo;
5. se non si trova nulla di pertinente, non deve inventare: meglio un'apertura più generica sul settore, o nessuna apertura.

Confronta:

Complimenti per la bella crescita e per il notevole impegno verso i vostri clienti.

Ho visto che a marzo aprite una sede a Bordeaux e che ci sono già tre posizioni aperte per consulenti.

La prima potrebbe riguardare qualunque azienda. La seconda riguarda solo quella, e prepara naturalmente il resto dell'email.

Dove deve cercare l'IA?

Il sito web dell'azienda è la fonte più affidabile e più facile da usare: è pubblico, è scritto dall'azienda stessa e raramente è fuorviante sulla sua attività. Le pagine più utili sono la home, «Chi siamo», le offerte di lavoro e le notizie.

Le informazioni personali sul destinatario (il suo percorso, le sue pubblicazioni, la sua vita privata) vanno maneggiate con molta più prudenza. Un'apertura sull'azienda viene percepita come lavoro serio. Un'apertura sulla persona può facilmente risultare invadente.

Rileggere su larga scala

L'IA scrive in fretta. A volte sbaglia. L'unico rimedio è la rilettura, almeno all'inizio di una campagna. In SmartOutbound la modalità copilota presenta ogni prima email prima della partenza, con la sua apertura, e puoi approvare, correggere o scartare il contatto. In pratica, dopo una cinquantina di approvazioni hai un'idea molto precisa della qualità delle aperture della campagna:

• se quasi tutto è corretto, puoi approvare a blocchi;
• se diverse aperture sono goffe, spesso è il target o l'obiettivo a essere descritto male, e conviene correggere l'istruzione piuttosto che rileggere ogni messaggio.

Controlla in particolare gli errori nei nomi (un'IA può scrivere male il nome di un'azienda letto in un logo o in un titolo), le informazioni datate (un evento dell'anno scorso presentato come attuale) e le aperture troppo simili tra loro.

I segnali che tradiscono un'email scritta da una macchina

I tuoi prospect ricevono sempre più email generate. Hanno sviluppato un vero fiuto. Evita:

• le aperture entusiaste e i complimenti;
• le parole che nessun commerciale userebbe a voce: «imprescindibile», «vera leva», «in costante evoluzione»;
• le enumerazioni sistematiche in tre punti;
• i trattini lunghi usati come punteggiatura a ogni frase;
• le conclusioni che riepilogano quello che è appena stato detto;
• una firma generica, senza nome né recapiti reali.

Il test migliore resta leggere l'email ad alta voce. Se non lo diresti a un prospect al telefono, non scriverlo.

L'IA al servizio dell'intera sequenza

L'apertura è solo una parte del lavoro. L'IA può anche proporre una prima versione di tutta la sequenza a partire dal tuo sito e dall'obiettivo della campagna, smistare le risposte (interessato, non interessato, assente, interlocutore sbagliato, disiscrizione) e individuare in una risposta automatica il nome di un collega da contattare. Ti fa risparmiare ore, a condizione di mantenere la decisione finale: sei tu che rileggi, approvi e lanci.

Per scrivere una buona prima email, la struttura conta più dello strumento: la nostra guida alla prima email la dettaglia. Per vedere la personalizzazione all'opera sui tuoi prospect, crea un account gratuito: la prova include 1.000 prospect elaborati dall'IA.