Heb je een apart domein nodig voor prospectie? Je verzenddomeinen kiezen, configureren en omleiden

Het is vaak de eerste echte technische vraag voor een team dat met e-mailprospectie begint: versturen we vanaf ons gebruikelijke adres, of kopen we een ander domein? Voor beide opties valt iets te zeggen. Maar ze brengen niet dezelfde risico's met zich mee, en de keuze kun je beter vóór de eerste verzending maken dan na een incident.

Het risico dat je wilt vermijden

De reputatie van een afzender hangt grotendeels aan het domein vast. Als je hoofddomein veel negatieve signalen verzamelt (ongeldige adressen, berichten die als spam worden geclassificeerd, een te hoog volume), lijden niet alleen je prospectie-e-mails daaronder. Ook je offertes, facturen, antwoorden aan klanten en de wachtwoordreset-e-mails van je applicatie hebben er last van.

Een eigen domein werkt als een firewall: als het verslechtert, vervang je het en blijft je reguliere bedrijfsvoering onaangetast.

Wanneer je hoofddomein een goede keuze blijft

Als je weinig verstuurt (een paar dozijn gepersonaliseerde e-mails per week), aan goed geselecteerde prospects, vanaf een of twee mailboxen op naam, voldoet je hoofddomein prima. Het heeft het voordeel van leeftijd en consistentie: een prospect die een e-mail van paul@jouwmerk.nl ontvangt en jouwmerk.nl in de browser typt, komt op je site terecht, zonder vragen.

Die keuze wordt riskant zodra de volumes stijgen, de lijsten minder kwalitatief zijn of meerdere mensen tegelijk versturen.

Een tweede domein kiezen

De meest gangbare aanpak is een of meer domeinen kopen die dicht bij je hoofddomein liggen: jouwmerk.com als je het .nl hebt, jouwmerk-advies.nl, getjouwmerk.com, enz. Een paar regels:

• blijf herkenbaar: de prospect moet zonder moeite de link met je merk leggen. Een domein zonder enige band ziet eruit als een poging om iets te verbergen;
• kies bij voorkeur klassieke extensies: .com, .fr, .io, .co, .eu. Zeer goedkope extensies zoals .shop, .online, .store, .fun, .space of .cfd worden massaal door spammers gebruikt, en filters kijken er met meer wantrouwen naar, zelfs als je verder alles goed doet;
• vermijd meerdere streepjes en cijfers: ‘jouw-merk-pro-2.nl’ wekt weinig vertrouwen;
• koop op tijd: een heel recent domein is op zich al verdacht. Een paar weken ouderdom, samen met de warm-up van je mailboxen, maakt echt een verschil.

Heb je al domeinen gekocht met een minder aanbevolen extensie, dan hoef je niet alles weg te gooien. Meet tijdens de warm-up het inboxpercentage en geef alleen volume aan domeinen die boven 80 tot 90% blijven.

Hoeveel mailboxen per domein?

Twee tot vijf mailboxen per domein is een redelijke bandbreedte. Meer mailboxen betekent opnieuw meer risicoconcentratie. Gebruik mailboxen op naam, met echte voor- en achternamen, in plaats van adressen zoals sales@ of verkoop@: die wekken meer vertrouwen en krijgen meer antwoorden. Elke mailbox moet een volledige afzendernaam, een consistente handtekening en indien mogelijk een profielfoto hebben.

Bereken het aantal mailboxen op basis van je doel. Een goed voorbereide mailbox verstuurt 25 tot 30 prospectie-e-mails per dag. Voor 600 e-mails per dag, inclusief follow-ups, heb je ongeveer twintig mailboxen nodig, verdeeld over vijf tot acht domeinen.

Elk domein configureren

Een verzenddomein heeft dezelfde configuratie nodig als je hoofddomein, zonder uitzondering:

1. MX-records om antwoorden te ontvangen (een domein dat geen antwoorden accepteert, is een heel slecht signaal);
2. een SPF-record dat de verzendserver autoriseert;
3. een gepubliceerde DKIM-sleutel die daadwerkelijk wordt gebruikt om te ondertekenen;
4. een DMARC-beleid, minimaal ‘p=none’.

Als deze laatste drie punten je onduidelijk lijken, legt onze gids over SPF, DKIM en DMARC ze stap voor stap uit. SmartOutbound controleert deze records elke dag voor al je domeinen en signaleert direct een probleem.

Het domein naar je site omleiden

Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten, en toch is hij belangrijk. Een prospect die nieuwsgierig is geworden, of een spamfilter, bezoekt soms het domein dat jou heeft gemaild. Als die op een wachtpagina van de hostingprovider, een foutmelding of een lege pagina stuit, is het vertrouwen meteen weg.

Stel een permanente omleiding (code 301) in van het verzenddomein naar je hoofdsite. De meeste hostingproviders bieden dit met een paar klikken aan in het domeinbeheer. Controleer of die werkt via HTTPS én HTTP, met en zonder ‘www’.

Wat je beter niet doet

• een domein gebruiken om je identiteit te verbergen: je e-mails moeten duidelijk maken wie je bent, en de handtekening moet naar je echte bedrijf verwijzen;
• meerdere domeinen inzetten om een probleem met je inhoud te omzeilen: als je berichten als spam worden gezien, krijgen nieuwe domeinen dezelfde problemen, alleen wat later;
• een domein opgeven zonder de oorzaak te begrijpen: bekijk de bounces, klachten en je inhoud voordat je naar het volgende domein overstapt.

Onze aanbeveling

Voor een klein team dat net begint: twee of drie secundaire domeinen op .com of .fr, dicht bij je merk, met elk twee tot drie mailboxen op naam, omgeleid naar de hoofdsite en drie weken opgewarmd voordat de eerste campagne begint. Houd je hoofddomein voor je reguliere correspondentie en je klanten.

SmartOutbound koppelt aan de mailboxen die je al hebt, bij welke hostingprovider dan ook, en regelt de warm-up, de DNS-controle en de spreiding van verzendingen over domeinen. Begin met de gratis proefmaand om te zien hoe je domeinen presteren.