AI로 영업 이메일을 개인화하되 어색하게 들리지 않게 하는 법

영업 이메일의 개인화를 실패하는 방법은 두 가지입니다. 첫 번째는 아예 개인화하지 않고 같은 문구를 2,000명에게 보내는 것입니다. 더 최근의 두 번째 방법은 개인화를 아무런 틀 없이 AI에게 맡기고, 누구나 한눈에 알아채는 뻔한 칭찬 2,000개를 보내는 것입니다. "귀사의 놀라운 이력과 혁신을 향한 헌신에 깊은 인상을 받았습니다."

하지만 AI를 잘 활용하면 어떤 영업팀도 시간을 내기 어려운 일을 해낼 수 있습니다. 바로 잠재 고객 한 명 한 명의 웹사이트를 읽고 거기서 정확한 문장 하나를 끌어내는 것입니다. 저희가 하는 방식은 다음과 같습니다.

AI가 아주 잘하는 것

현재의 언어 모델은 한 가지 특정 작업에서 탁월합니다. 텍스트를 읽고 주어진 질문과 가장 관련 있는 요소를 추출하는 것이죠. 기업의 홈페이지, '회사 소개' 페이지, 뉴스에서 이들은 다음을 빠르게 찾아냅니다.

• 지점 개설, 신제품 출시, 투자 유치 발표
• 귀사의 제안과 관련된 직무의 채용 진행
• 특정 포지셔닝("가족 기업 전문", "건설업만 취급" 등)
• 특정 고객층이나 지역

이들은 이러한 요소를 바탕으로 해당 기업이 귀사의 타깃에 해당하는지도 평가할 수 있습니다. SmartOutbound의 잠재 고객 점수 기능이 바로 이 일을 합니다. 각 연락처에 관련성 점수가 부여되어, 캠페인에 어울리지 않는 사람을 이메일을 쓰기도 전에 걸러낼 수 있습니다.

AI가 잘 못하는 것

아무런 지침 없이 두면 AI는 다음과 같은 경향이 있습니다.

• 아부하기: 칭찬하고 감탄하고 인사를 건네는데, 두 번째부터는 어색하게 들립니다.
• 일반화하기: "혁신적인 귀사", "고객 중심 접근 방식"처럼 누구에게나 적용되는 표현을 씁니다.
• 지어내기: 웹사이트에 흥미로운 내용이 없으면 그럴듯하지만 사실이 아닌 세부 사항으로 빈틈을 메웁니다. 가장 위험한 결점입니다.
• 길게 쓰기: 한 문장이면 될 곳에 세 문장을 씁니다.
• 눈에 띄는 문체 쓰기: 특정한 표현 방식, 지나치게 규칙적인 구두점, 끊임없는 열정은 생성된 텍스트임을 즉시 드러냅니다.

관건은 AI에서 이런 습관을 없애는 것입니다.

오프닝 문장 설계하기: 한 문장, 하나의 사실

저희가 AI에게 주는 지침은 몇 가지 규칙으로 정리됩니다.

1. 한 문장, 15~25단어
2. 잠재 고객의 웹사이트에서 찾은 정확하고 검증 가능한 사실에 근거할 것
3. 그 사실이 제안과 우리가 해결하는 문제와 관련이 있을 것
4. 칭찬도, 미사여구도 없을 것
5. 관련 있는 내용을 찾지 못하면 지어내지 말 것. 업종에 대한 보다 일반적인 오프닝이 낫거나, 아예 오프닝을 넣지 않는 편이 낫습니다.

비교해 보세요.

멋진 성장과 고객을 향한 놀라운 헌신에 축하드립니다.

3월에 보르도에 지점을 여시고 이미 컨설턴트 세 자리를 공고에 올리신 것을 보았습니다.

첫 번째는 어느 기업에나 해당될 수 있습니다. 두 번째는 그 기업에만 해당되며, 이메일의 나머지 내용으로 자연스럽게 이어집니다.

AI는 어디서 정보를 찾아야 할까요?

기업 웹사이트가 가장 신뢰할 수 있고 활용하기 쉬운 출처입니다. 공개되어 있고, 기업이 직접 작성했으며, 사업 내용에 대해 잘못된 정보를 담는 경우가 드물기 때문입니다. 가장 유용한 페이지는 홈페이지, '회사 소개', 채용 공고, 뉴스입니다.

수신자 개인에 대한 정보(경력, 게시물, 사생활)는 훨씬 더 조심스럽게 다뤄야 합니다. 기업에 관한 오프닝은 성실한 조사로 인식됩니다. 반면 개인에 관한 오프닝은 자칫 침범하는 인상을 줄 수 있습니다.

대규모로 검토하기

AI는 빠르게 씁니다. 때로는 틀립니다. 유일한 대비책은 검토이며, 최소한 캠페인 초반에는 꼭 필요합니다. SmartOutbound의 코파일럿 모드에서는 각 첫 이메일을 발송 전에 오프닝 문장과 함께 보여주고, 연락처를 승인하거나 수정하거나 제외할 수 있습니다. 실제로 50건 정도 승인하고 나면 캠페인 오프닝의 품질을 아주 정확하게 가늠할 수 있습니다.

• 거의 모든 것이 정확하다면 일괄 승인해도 됩니다.
• 여러 오프닝이 어색하다면 타깃이나 목표가 잘못 설명된 경우가 많으므로, 메시지 하나하나를 검토하기보다 지침을 고치는 편이 낫습니다.

특히 이름 오류(로고나 제목에서 읽은 기업명을 AI가 잘못 쓸 수 있습니다), 시점이 지난 정보(작년 행사를 현재 일인 것처럼 표현), 서로 지나치게 비슷한 오프닝을 눈여겨보세요.

기계가 쓴 이메일임을 드러내는 신호

잠재 고객들은 생성된 이메일을 점점 더 많이 받고 있습니다. 그들은 진짜 감각을 키웠습니다. 다음은 피하세요.

• 열정적인 도입부와 칭찬
• 어떤 영업사원도 말로는 쓰지 않는 단어: "필수불가결한", "진정한 지렛대", "끊임없이 진화하는"
• 습관적인 세 가지 항목 나열
• 문장마다 구두점처럼 쓰이는 긴 줄표
• 방금 한 말을 요약하는 결론
• 이름도 실제 연락처도 없는 일반적인 서명

가장 좋은 테스트는 이메일을 소리 내어 읽어보는 것입니다. 전화로 잠재 고객에게 말하지 않을 문장이라면, 쓰지 마세요.

시퀀스 전체를 위한 AI 활용

오프닝 문장은 작업의 일부에 불과합니다. AI는 귀사의 웹사이트와 캠페인 목표를 바탕으로 전체 시퀀스의 초안을 제안할 수도 있고, 응답을 분류하며(관심 있음, 관심 없음, 부재중, 담당자 아님, 수신 거부), 자동 회신에서 연락할 동료의 이름을 찾아낼 수도 있습니다. 최종 결정권을 유지한다는 조건 아래, AI는 귀사의 시간을 몇 시간씩 아껴줍니다. 검토하고 승인하고 발송하는 사람은 바로 여러분입니다.

좋은 첫 이메일을 쓰려면 도구보다 구조가 중요합니다. 첫 이메일 가이드에서 자세히 다룹니다. 귀사의 잠재 고객을 대상으로 개인화가 실제로 어떻게 작동하는지 보려면 무료 계정을 만들어 보세요. 체험판에는 AI가 처리하는 잠재 고객 1,000명이 포함됩니다.