AIで営業メールをパーソナライズし、不自然に聞こえさせない方法

営業メールのパーソナライズを失敗させる方法は2つあります。1つは、まったくパーソナライズせず、同じ文面を2,000人に送ること。もう1つは、より最近よくある失敗で、パーソナライズを枠組みなしにAIへ任せてしまい、誰でも一目で見抜けるありきたりなお世辞を2,000通送ることです。「貴社の目覚ましい歩みとイノベーションへの取り組みに感銘を受けました」といった具合に。

しかし、うまく使えば、AIはどの営業チームにも時間がないことを実現してくれます。見込み客一人ひとりのサイトを読み、ぴったりの一文を引き出すことです。私たちのやり方を紹介します。

AIが非常に得意なこと

現在の言語モデルは、特定のタスクにおいて非常に優れています。テキストを読み、与えられた問いに対して最も関連性の高い要素を抽出するというタスクです。企業のトップページ、会社概要、ニュースなどから、次のような情報を素早く見つけ出します。

• 拠点の開設、製品の発売、資金調達の発表
• あなたのサービスに関連する職種の採用
• 特定のポジショニング（「ファミリービジネスの専門」「建設業専門」など）
• 特定の顧客層や地域

こうした要素から、その企業があなたのターゲットに当てはまるかどうかも評価できます。SmartOutboundのリードスコアリングはまさにこれを行っており、各コンタクトに適合度スコアが付くため、キャンペーンにふさわしくない相手をメールを書く前に除外できます。

AIが苦手なこと

指示を与えられないまま放置すると、AIは次のような傾向があります。

• お世辞を言う：褒めたり、感嘆したり、挨拶したりしますが、2回目にはもう嘘っぽく聞こえます。
• 一般化する：「革新的な貴社」「顧客中心のアプローチ」など、誰にでも当てはまる決まり文句。
• でっち上げる：サイトに興味深い情報がなければ、もっともらしいけれど嘘の細部で空白を埋めてしまいます。これが最も危険な欠点です。
• 長く書く：一文で足りるところに三文使う。
• 見覚えのある文体になる：特定の言い回し、規則正しすぎる句読点、絶え間ない熱意が、生成されたテキストであることをすぐに露呈します。

鍵となるのは、これらの癖を取り除くことです。

書き出しを設計する：一文、一つの事実

私たちがAIに与える指示は、いくつかのルールに集約されます。

1. 一文、15〜25語であること
2. 見込み客のサイトで見つけた、正確で検証可能な事実に基づくこと
3. その事実が、提供内容と解決する課題に関連していること
4. お世辞や称賛の形容詞を一切使わないこと
5. 関連する情報が見つからない場合は、でっち上げてはいけない。業界についてのより一般的な書き出しにするか、書き出しをまったく付けないほうがよい

比べてみてください。

素晴らしい成長と、お客様への目覚ましい取り組みにお慶び申し上げます。

3月にボルドーへ拠点を開設され、すでにコンサルタント3名の求人を出されているのを拝見しました。

前者はどの企業にも当てはまるかもしれません。後者はその企業にしか当てはまらず、しかもメールの続きへ自然につながります。

AIはどこから情報を探すべきか

企業のウェブサイトは、最も信頼でき、最も扱いやすい情報源です。公開されていて、企業自身が書いており、事業内容について誤解を招くことはほとんどありません。特に有用なのは、トップページ、会社概要、求人情報、ニュースです。

受信者個人に関する情報（経歴、投稿、私生活）は、はるかに慎重に扱う必要があります。企業についての書き出しは丁寧な下調べと受け取られますが、個人についての書き出しは、すぐに踏み込みすぎだと受け取られかねません。

大量のメールをチェックする

AIは速く書きますが、時には間違えます。唯一の対策は、少なくともキャンペーン開始時にはチェックすることです。SmartOutboundのコパイロットモードでは、各初回メールを送信前に書き出しとあわせて表示し、承認、修正、またはコンタクトの除外ができます。実際、50件ほど承認すると、キャンペーンの書き出しの品質が非常にはっきりと分かります。

• ほぼすべて正しければ、まとめて承認できます。
• 不自然な書き出しが複数ある場合は、多くの場合ターゲットや目的の記述が不適切であり、一通ずつチェックするよりも指示を修正したほうがよいです。

特に注意したいのは、社名の誤り（AIはロゴやタイトルから読み取った企業名を誤記することがあります）、古い情報（昨年のイベントを現在のことのように書いてしまう）、そして互いに似すぎている書き出しです。

機械が書いたメールを見破るサイン

見込み客は生成されたメールをますます多く受け取っており、本物の嗅覚を身につけています。次のものは避けましょう。

• 熱意にあふれた書き出しや褒め言葉
• 営業が口頭では決して使わない言葉：「必須」「真のレバー」「絶え間なく進化する」
• 何でも三点にまとめる列挙
• 毎文のように句読点代わりに使われるダッシュ
• 直前に言ったことをまとめる結論
• 名も実際の連絡先もない定型の署名

最もよいテストは、メールを声に出して読むことです。電話で見込み客に言わないことは、書かないでおきましょう。

シーケンス全体に活かすAI

書き出しは作業のほんの一部にすぎません。AIは、あなたのサイトとキャンペーンの目的からシーケンス全体の初稿を提案したり、返信を分類したり（関心あり、関心なし、不在、担当者違い、配信停止）、自動返信の中から連絡すべき同僚の名前を見つけたりすることもできます。何時間も節約できますが、最終判断はあなたが握っておくことが条件です。チェックし、承認し、送信するのはあなたです。

よい初回メールを書くには、ツールよりも構成が重要です。初回メールのガイドで詳しく解説しています。実際の見込み客でパーソナライズを試すには、無料アカウントを作成してください。トライアルにはAIで処理できる1,000件の見込み客が含まれます。